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「拖延症」不是因為你懶散 10招進入高效工作模式

【個人管理】拖延症是相當普遍的問題。根據效率專家佛瑞克斯(Darius Foroux),在2000多人的調查對象中,88%至少會拖延一小時,接近9%的人更是浪擲半個工作天。為什麼會這樣?

拖延症-時間管理-焦慮-情緒-壓力 圖片來源:邱劍英攝
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關於拖延症有幾個常見的誤解,包括生性懶散、做事沒有條理、時間管理不當。

事實並非如此。

拖延症是情緒問題

拖延症研究專家路德維希(Petr Ludwig)指出,拖延症不是時間管理問題,是情緒問題。拖延的三大真正原因是欠缺動力、害怕失敗,以及對工作反感、焦慮。

首先,欠缺動力:多數人工作時沒有幹勁,是因為欠缺目標,覺得工作沒太大意義,成果無關痛癢。欠缺動力很難保持幹勁,結果就是為了逃避壓力,去做不用現在做的事情。

其次,害怕失敗:另一個原因是焦慮,而且時常是非理性的焦慮。路德維希發現,這樣的焦慮是因為太害怕失敗,以至於沒辦法開始。

即使不怕搞砸,只要我們把一件任務看得很討厭,就更可能拖延。

諷刺的是,為了逃避焦慮而拖延,長期反而帶來更多壓力,造成工作績效變差、睡眠出問題,或因為罪惡感和羞愧感而自我批判,降低自尊心。

最後,欠缺意志力:面對重要的工作或壓力,我們的意志力時常會消退,因此更難抗拒電玩或其他拖延手段的誘惑。

內在動力愈強,愈有幹勁

找出三個拖延症的情緒因素後,該如何對症下藥?

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1. 當然是找回外在與內在動力。外在動力可以發揮短期效果,但內在動力的力量更強。想想你生命中真正喜愛的活動、讓你覺得最充實的任務是什麼?舉例來說,你可以把發揮才能或是自我成長當成目標,賦予工作意義。內在動力愈強,工作對你的意義愈重大,你就愈不會拖延。

2. 學會享受過程,聚焦在過程中,而不是終點。當你享受過程,你會熱愛你正在做的事情,不會拖延。

3. 把大任務拆成小任務。當任務太龐大,就容易壓得你動彈不得,你可以把大任務拆成一些好管理的小步驟,就不會那麼艱鉅,更容易達成。

只要降低對工作的負面觀感,你就能靠意志力控制自己。更強的意志力會讓你對自己更滿意,大腦的獎勵中心就會啟動,釋放多巴胺,產生正向情緒,使工作更順利。

4. 別對自己太苛刻。專家指出,自我原諒是對抗拖拖拉拉的有效策略。加拿大卡爾頓大學2009年的研究,要求100多名大一新生在兩次期中考前,先拖延讀書,再原諒自己。

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結果第一次期中考前自我原諒的學生,準備第二次期中考時,比較不會拖延。

5. 逼自己立刻開始。心理學研究指出,目標有進展會提高幸福感,所以先取得一點進展,就能增加動力。一旦你發現事情沒有那麼難,對任務的認知改變了,自然就會有動力一直做下去。

6. 賄賂自己。為了避免分心,你可以用未來的報酬犒賞自己,例如寫完報告馬上去看電影。

7. 10分鐘法則。逼自己工作10分鐘,例如看資料,中途不分心。過10分鐘後,看看進度如何,不斷以10分鐘的區塊來工作,直到獲得滿意的成果。

8. 多做一件事再休息。工作告一段落、要休息前,多做一件事,像是多整理一份資料。這樣一來下次開始工作前,你已經進度超前。

9. 環境最佳化。環境可能害你降低生產力,像手機遊戲、通訊軟體或社群網站,會一直吸走注意力,害你分心。決定在某個時段專心工作後,最好把手機設為勿擾模式,別上網,直到完成工作。

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10. 放棄完美主義。完美主義是「不夠完美就算失敗」的心態,有完美主義傾向的人,通常希望從資源到時機,一切都無懈可擊,這種心態會讓你很難開始或結束工作。

你應該把重點放在做得更好而不是完美,也就是依然追求卓越、創造卓越,但以完成工作為主要目標。要記住,完成比完美更重要。

(雜誌原標題為:「拖延症」不是懶散  10招進入高效工作模式。責任編輯:王儷華)

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