WFH超難溝通？給主管的7建議：看成果而非查勤、準時下班不傳訊

儘管遠距工作充滿挑戰，但也不是不可能的任務，甚至會成為疫後新趨勢。主管扮演著關鍵角色，是員工遙望的燈塔。《天下》整理了7大原則與建議，讓主管在家，也能從容應對遠端管理的挑戰。

1.修正期望

轉成遠端工作後，很多管理者必須要承認：在這充滿挑戰的時期，就算你的員工都能力超群，或是都熟練遠距作業，工作產出也不會如往常一樣。

其實，工作型態改變不一定會影響生產力，反而是太想維持原狀、與期待不符所造成的焦慮，才會造成負面影響。

因此，主管需要攤開計劃、重新評估，保持開放的心態，允許自己改變優先事項並重新協商。

2.溝通！溝通！溝通！

遠距環境不如辦公室容易溝通，主管要盡力降低溝通障礙。

首先，確保指令清楚傳達，例如提供更多脈絡、詳細解釋決策的原因與影響，務必要讓員工確實了解目標。

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規律也是重點。主管應定時向員工更新指令與進度，並為團隊設定溝通頻率、方式和理想時間，例如規定開會時間長短，或是設定「核心合作時數」（core collaborative hours），讓所有會議在每日某個時間區段舉行，不要求員工隨傳隨到。

最後，確保溝通管道暢通，定時檢查信箱與訊息，讓員工知道他們可以隨時提問與討論。

3.善用科技

善加科技的優勢，使用不同的科技工具，讓團隊能保持一致進度。

首先，視訊會議人多口雜，或是大家都關掉麥克風不講話，不利討論，只適合小團體。為了讓每個人都有參與感，主管應鼓勵每個員工都提出想法，增加彼此了解，也有助於減少員工的孤立感。大團體會議則可採用簡報形式。

除了開會，也要善用協作工具，如辦公室通訊軟體與線上白板。如果公司沒有現成工具，可投資購買或暫用簡單版本，但要特別注意資訊安全，切勿使用盜版或來路不明的工具。

4.建立參與規則、重視界線

微軟2021工作趨勢指數報告調查指出，在家工作的會議暴增了148%，訊息與電子郵件也爆量，讓人產生工作倦怠感。因此，設立規則、畫出界線，才能確保員工的效率與士氣。

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因此，主管可要求員工準時下班，更應該以身作則，下班後不再隨意傳訊息、自動下線，或是鼓勵員工即使在家工作，也可以休假。

5.專注在產出，而不是工作行為

第一次遠距管理的主管常會掉入「微觀管理」（micromanagement）的陷阱，花過多時間在「監控」員工，讓員工感覺不被信任。

基於在家工作的彈性，主管應專注在成果，而非一直查勤。為掌握進度，可讓員工每日先報告當日工作排程，並在結束時回報進度。

衡量員工表現標準同樣需要修改。《紐約時報》指出，由於臨時因素導致表現不佳，不等於缺乏技能或不夠努力。員工若沒有達到目標，可改為衡量靈活性、創造力、主動性和團隊合作等特質，這可能比績效本身更重要。

6.提供社交互動的機會

辦公室的社交是凝聚公司向心力的重要元素。主管可創造社交機會，最簡單方法是在團隊會議開始時，留出一些時間和員工閒聊生活上的瑣事，關心他們最近如何。

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籌辦線上辦公室派對也是一種方法，邀請員工一起遠端吃吃喝喝，完全不聊公事。儘管這些活動有時候需要逼迫員工參加，但的確有助於增加員工歸屬感。

7.給予鼓勵和情感支持

突然轉成遠距工作、疫情升溫等壓力事件，員工勢必充滿焦慮，加上突增的育兒責任，或對職業前景的擔憂，都會讓情緒更低迷。主管這時要多關心員工，適時提供協助。這對於新來的員工尤其重要。

主管也可以表達自己的挑戰，不要害怕喪失威信，反而員工會感覺更有共鳴。

有效管理的領導者會雙管齊下：既承認員工的壓力，也肯定他們對團隊的貢獻。善用鼓勵用語，例如「我們一定辦得到」或是「我支持你」，都能增加員工的士氣。

遠距工作不僅是現在進行式，更是未來趨勢。國外經驗告訴我們，一年多的遠距工作，已讓許多員工不願意回到辦公室，或只能接受半遠距半實體的辦公模式。遠距管理將再也不是權宜之計，而是主管必要配備的技能，也是企業提昇韌性的關鍵。（責任編輯：曹凱婷）

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