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外交也能數位轉型!外館小編用臉書突圍:從沒遇過的歷史時刻

趙怡翔外派駐美代表處政治組組長人事案,近日沸沸揚揚,政治任命是否破壞體制,再度引發討論。事實上,更令外交基層不滿的弊病另有其事,「高薪不能發揮所長,才是一種慢慢死去的方式。」組織之惡還未能從根本解決,但年輕一代紛紛「辣」起來,以數位外交找到破口。

外交官-趙怡翔-臉書-小編-數位外交-行政減量-行政中立 「當到科長還在改標點符號,」外交官劉仕傑以親身經歷,道出外交人員心聲。繁瑣僵化的組織文化,一日一日消耗滿腔抱負的外交戰力。圖片來源:劉國泰攝
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2019年開年第2週,外交部無意間站上火線。原任外交部長室主任的趙怡翔,外派駐美代表處政治組組長人事案,因為破例空降,資歷、薪資引發高度爭議,瞬間延燒起來。

但是,是什麼樣的體制問題,讓外交事務官有相對剝奪感?

「公務員本身不是很exciting(令人興奮)的工作,講求八股文的公文文化,層級太多行政效能不彰,即便我當過科長,至今還在被改標點符號。日常工作太多這類細瑣小事,會磨損人的熱情,」劉仕傑卸下領帶,一臉疲憊地說出許多外交人員的共同心聲。

10年資歷,38歲的劉仕傑在去年以「青年外交官」名號代表社民黨參選台北市議員。他創下外交部首例,帶職請假一年參選,以三千多票落敗後,剛回部裡述職。

柴米油鹽都要處理,行政瑣事消耗熱情

受訪前兩天,他在臉書表態支持蔡英文的「拒絕九二共識、一國兩制」政策,短短3天有60萬觸及與3萬個讚,鼓勵打氣等留言湧入。劉仕傑自嘲選前有這波可能就上了,他坦言自己過去從積極投書、參選到表態,在保守的體制文化裡「壓力很大」。

除此之外,我國外交制度設計,不像美日等國家有區分「外交行政人員」和「外交領事人員」,於是,一個外館大小行政庶務工作,都需要外交人員自己來做。(延伸閱讀:為什麼大家一面抨擊公務員,一方面認為公務員是好職業?

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一般而言,一個外交人員從通過外交特考,頭幾年多在處理行政庶務,外派後第三年,也就是進入部門第六年,才會慢慢接觸涉外事務。有的大館,行政庶務從燈水電到柴米油鹽醬醋茶,總務、人事、會計、收發、各類報表都需要處理;而小館人力少,一兩人要管所有庶務和領務更辛苦。

雖說這是每個外交官養成的必經之路,但不少受訪的外交人員都坦言,進入單位會發現和過去憧憬「幫台灣走出國際」的外交工作想像不同。當熱情日復一日消耗在寫艱澀八股的公文、改錯字、改標點符號等細瑣事務上,有人受不了離開,有人則是慢慢麻木。

「高薪不能發揮所長,才是一種慢慢死去的方式,」外交人員王嘉強(化名)無奈地說,「比起極少數的政治任命,被官僚文化框住難以伸展、毫無成就感,才是許多熱血基層外交人員的痛苦。」

進擊的臉書小編,突破科層活過來

這個牢固的框框,最近似乎有了破口,許多年輕基層稱為「從沒遇過的歷史時刻」。

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1月2日習近平《告台灣同胞書》四十週年講話後,蔡英文針對「九二共識、一國兩制」即刻回應,接著不同外館臉書小編發揮創意,以網路語言轉化、跟進的做法,在社群媒體渲染開來。再加上外交部、總統府都運用推特向英文使用者推播訊息,過去科層多、決策無效率的外交部,突然戰力四射,許多年輕基層感到十分興奮。(延伸閱讀:「純綠男」吳釗燮,能替蔡英文實踐出什麼新外交路線?

「數位化後組織可以扁平,過去一個決策需要層層呈核,光一個司就要簽5個人,更別說跨司簽到最上層要經手幾十個人,5到10天就沒了。但現在透過網路群組,4、5個小時,一個臉書串聯就能發生,」32歲的外館人員李曉琪(化名)觀察到。

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臉書平台讓小編們意外有機會和「大老闆」總統互動,少掉中階主管擔心的「出錯」責任,也因高層和網友的正面回饋而願意大膽一點。一來一往,多少打破了過去必須事事呈核的制度慣性,無形中撐出一點空間,促成組織流程改變,於是回應速度大幅提高,這也是為何外界感覺「有戰力」的根本原因。

李曉琪觀察,有的小編表現突出,關鍵在於得到主管充分信任授權,可以發揮更多創意。大部份小編即使只是轉貼總統的臉書或推特,也都算是安全牌,「各館之間或和總統臉書串聯,變得非常容易,還有什麼比跟隨大老闆的步調更不會出錯?」

邊疆橫向串聯,找回工作意義

另一方面,網路無國界,臉書縮短了一百多個外館的距離。過去被視為「邊疆」的外館小編,因為懂得「數位外交」的操作,觸及駐在國網友,與其互動。相較於傳統做法總是在國際場合被中國打壓,這種突圍方式讓年輕基層感到很有成就感。

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於是,幾個外館呼應蔡英文臉書一起換「勇敢自信世界同行」的首頁照片;慕尼黑外館用一碗滷肉飯表達思鄉之情,和非洲豬瘟時事結合,令人莞爾;奧克蘭外館用空寶特瓶裝紐西蘭空氣,也搭上台中市長就職禮物的時事梗,宣傳急難救助電話;希臘外館用希臘神話類比兩岸關係,把蔡英文比喻成「臘/辣妹」。這些年輕外交官的「哏」新鮮有趣,都令網友印象深刻。(延伸閱讀:默默贏過韓國 這群稅官如何突破台灣的外交困境

「這是我進部裡以來,第一次感受到橫向連結。以前各館都像孤島,不可能互相合作,網路讓大家沒有距離,」李曉琪發現,近一年來,許多年輕同事無償延長工時,自己摸索如何做圖、做影片,半夜不睡覺,討論如何把粉絲專頁做得更好,「看大家這麼熱血我滿感動的。」

但這也有世代差異。

公務員文化較保守,劉仕傑從積極投書、參選到表態,壓力不小。(劉國泰攝)

李曉琪發現,五、六十歲的資深同事不能理解年輕人對網路的黏著性,還是認為傳統媒體才有用,經營社群媒體是浪費時間。但年輕基層自發的討論平台,近一年經過幾次操練,有的館一個月的觸及可以到6萬,粉絲滾動得很驚人,「年輕基層有了自信,覺得自己工作很有意義,」她說。

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王嘉強則觀察,數位外交將過去由上而下的決策模式,變成是共同協作,從發生到總統來按讚鼓勵不超過24小時,生命週期很短,卻很有能量。網路時代的數位工具,讓年輕基層看到組織文化改變的「機會之窗」,而這個因數位工具而意外形成的創新決策流程,讓大家感覺「活起來」。

改革組織文化,才是長遠之計

然而,這些火花在保守的外交部體系中,會不會只是曇花一現?(延伸閱讀:死諫幕後》外交官不做外交,巨嬰國民與SOP為何逼死人?

「外交部的年輕基層都走在鋼索上,大家都渴望改變,衝撞出一些空間,但可以走多遠我也不曉得,只能且戰且走,」劉仕傑不諱言,不少基層確實期待在位者對組織文化有更深刻的改革,這比提拔幾個年輕事務官,更讓大家有感。

當政黨輪替在台灣已是常態,政務官人走茶涼,很難在組織裡造成深刻改變,而組織改革的急迫性,恐怕也不是任用少數政務官就能解決。如何本質上思考組織變革,簡化流程使其更有效率,讓有戰力的外交人才真正適得其所,才是長遠之計。(責任編輯:曹凱婷)

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