筆記的魔力　透過筆記，訓練５種技能

可透過筆記訓練的五種技能

①產出創意（提高智慧產出力）

養成做筆記的習慣後，會發生許多「好事」。如果沒有實際體驗的話很難理解，所以各位就當上一次當也好，試著拿起筆記本來做筆記吧！關於具體的方法，接下來會仔細說明。在這之前，首先要向各位讀者說明開始做筆記之後會發生什麼事？不管做什麼事，最重要的是在一開始要先設定動機。關於筆記的功效這個最重要的前提，就是提高智慧產出力。

在這之外，筆記還有更直接、具體的力量。如果要一一列舉，可能會變成長篇大論。所以在此，想先介紹另外四項與各位有高度關聯的重要因素。

②各種資訊不再過門不入（提升資訊傳達效率）

各種資訊「過門而不入」的大量程度，可怕到遠遠超過想像。在開會、聚餐或演講等場合中，到底能接收到多少資訊呢？

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舉例來說，假設在五分鐘之內，對方講了三項自己現在已經知道且理解的重要資訊。實際上我們只會記得其中一項，另外兩項則完全沒有進入大腦。或者是就算進入大腦，也是過門而不入，無法作為雙方言談之間的話題。

結果，自己與傳遞資訊的說話者之間產生認知差距，且兩者的代溝越來越深。這種情形不只會發生在商場上，在日常生活中也很常見。相信各位都有過別人對你說「剛剛講的話你有聽到嗎」的經驗，或者是完全相反的、別人要求自己，「能請你再詳細說明一次嗎？」

只要養成仔細做筆記的習慣，就能擴展有用資訊的「接收」範圍。如果時常將接收資訊的能量訊號維持在滿格的狀態，無論何時，就不會漏掉以產出智慧為前提的重要資訊。

沒有做筆記習慣的人，每天都不斷眼睜睜錯過與「寶物」相遇的機會。平日許多不經意的瞬間，可能就隱藏著寶藏，我們應該擁有得以發現寶藏並將其挖掘出來的強大能量。

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究竟要做多少筆記才能達到標準呢？以結論來看，只能說要「非常大量」。如果要具體說明「非常大量」的程度，雖然有些極端，但一開始最好先以「記錄下所有聽到的事」為標準來實行。雖然不用做到將錄音檔整理成逐字稿或是速記的程度，至少也要掌握到所有重點，十分集中專注地做筆記才行。

另外，剛開始時最重要的是採取「全部都筆記下來」的態度，這比「要做多少筆記」、「要怎樣做筆記」這些方法論都來得重要。

現在，假設對方提供了一百項資訊。如果是在毫無意識的情況下，實際能吸收的資訊最多只有三十到四十項吧？但是，如果注意到要確實做筆記，並反覆練習，資訊的傳遞效率就會提高，吸收的資訊量就會從六十項漸增到七十項，再增加至八十項。不管在哪個時代、什麼樣的領域，透過大量的練習可以提升品質這件事，基本上是任何人都無法反駁的真理。

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③找出對方內心真正想表達的事（提高傾聽力）

紙本的筆記十分適合作為溝通的工具。

假設現在正在與客戶用餐，請各位試著想像一下這樣的情況。當大家正熱烈討論某項話題時，對方不經意地、迅速從公事包中拿出一本筆記本說道，「這個地方可以請你再做更深入的說明嗎？」然後便拿起筆準備做筆記。這樣一來，大家會有什麼感覺呢？相信比起用筆電或智慧型手機展示既有的資料來得打動人心，而且更能感受到對方的熱情和積極的氣氛。雖然單純理性分析和依照功能面上來說，畫在紙本上以概念圖示說明較容易理解，但我認為這與較感性的原因有關。

想要表達自己的熱情，透過紙本是最好的方式。因為想傳達給對方的「情感」，可以直達內心。

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我在TOKYO FM的『SHOWROOM主義』廣播節目中擔任主持人。我會一邊主持節目，一邊儘量在劇本或筆記上寫下當場接收到的訊息，或者是接收到這樣的訊息後尚未組織完成的思考片段等等。某位應邀參加節目的來賓，看到一邊說話、一邊寫著筆記的我，曾經說道，「看到主持人這麼認真地訪問，還做筆記，覺得很高興！感覺真好！」之後，還主動敘述「到目前為止，我還沒有公開提起這件事過……」這種較深入、私人的內容。

實際上，即使聆聽話語的認真程度完全相同，但有或沒有做筆記，會帶給對方截然不同的印象。在情感上具有回饋的性質，也就是在感情的接收上會激起漣漪，如果因為做筆記的行為向對方表達了相當的敬意，對方也會對自己有相等程度的回饋。由於可親眼見到「從你的談話之中，想儘量多吸收一些內容」這樣的認真態度表現，雙方的談話也變得更加深入且有內涵。

④理解整體對話的架構（提升組織結構力）

另外一個功能，便是「提升組織結構的能力」。因為做筆記的習慣，讓當場進行的討論擁有完整的架構。反過來說，要確實地做筆記，有組織結構也是必要的條件。如果能做出一份好的筆記，是提升組織力的一大證據。

所謂的組織力，是指在討論某項話題時，能經常以宏觀的角度來看待所有與會者的討論，能儘量在最短的時間內掌握現在在討論的話題、正針對哪一個目標而討論、討論到什麼程度。如果要用各位較熟悉的電腦結構來做比喻，那就是先在大腦內建立一個母資料夾，然後再仔細區分哪一種資訊應該儲存在哪一個子資料夾內。就像資料夾多層次的結構一樣，討論的議題也依抽象的程度分成數個層級。

為了能正確記錄，必須對談話內容的所屬階層分類有事先了解才行。這樣的結構也可說是邏輯樹（logic tree）的這種樹狀圖，這次為求方便，先以資料夾稱之。

例如，「天氣」這個主要資料夾裡，有分成晴天、陰天、雨天、下雪等子資料夾。如果現在討論的是「天氣有分哪些種類」，那就可以從並列在母資料夾下的各個子資料夾中尋找相關要素進行討論。

另外，如果要針對「下雪」這個部分深入進行討論，可暫時將其他子資料夾擱置一旁，看是要討論雨中帶雪的現象，還是要討論冰雹，可以繼續對雪的種類深入進行探討。在會議進行時，明明是在討論「下雪」的這個資料夾，但很可能有人會突然提出「雨天」這個資料夾的討論。善於做筆記的人，因為能看見整體的架構，馬上就能發現「這是在討論另一個資料夾的話題」。

在前述內容中以天氣這個簡單的例子來說明這種概念，如果用更貼近現實的商場實態來做假設，可以「營業額」為主要資料夾來做思考。在這個營業額的資料夾裡，還包括了構成營業額的數個子資料夾，像是客戶數量、單價、周轉率等。目前的討論是希望多增加一些客戶以充實客戶數量的這個資料夾呢？

還是希望商品單價的這個資料夾內有所成長呢？目前是想要解決哪一個資料夾中的問題呢？如果與會者沒有以整體的角度來掌握這場會議的結構，討論過程會變得極度混亂。

為了要做筆記，一定得思考「要將某事記錄在哪裡才好」。因此藉由做筆記的過程，自然能提升「現在正討論這部分的話題」這種組織力。

建立組織力時應該要注意到，在許多場合中，說話者未必會在充分具有組織架構的情況下發言。作為旁觀聽眾的各位，一旦養成邊做筆記，邊重新建立整體對話架構的習慣，在說話者本人都還未能有架構地表達自己的思考言論時，正在從旁有架構地記筆記的我，須能將整個會議引導至有建設方向的討論。

在做筆記時，試著一邊整理全體的對話結構，一邊將某項討論歸納至某個資料夾。當自己逐漸養成這種習慣後，便可以向眾人指出連說話者本人都還未將自己的思考轉變成語言的「資料夾」。這樣一來，一定也可以給予說話者許多提示。這一連串的過程，做筆記這件事就類似陪伴著作者撰寫書籍的「編輯」角色。

如果只是為了「百分之百接收資訊」，那用錄音機錄下談話的內容再寫成逐字稿即可，但是這並非我們的目標。

透過當場建立所有資訊的架構，明確判斷某項資訊應該放入哪個資料夾內，讓說話者得以澄清思緒，進行更深入的談話。這與在第三項功能中提到的「帶出更深層的談話」這一個角度也有密切的關連，在建立對話結構的同時，常常可以一併帶出說話者原本沒有想到的資訊。如此一來，便能建立起更加濃密、更有附加價值的溝通。

⑤能用語言表達抽象的概念與模糊不清的感覺（提高語言表達力）

做筆記的同時，也代表著必須將所有內容「轉為語言表達」。雖然這是十分理所當然的事，為了要做筆記，必須將腦海中模糊不清的思考轉變成語言，記錄在筆記本或智慧型手機上。

一旦養成做筆記的習慣，便無法逃避將思考轉化成語言這件事。也就是說，能促使一人獨自完成這種過程的強制語言表達記錄，即是筆記的功能。在磨練語言表達力的同時，也學習到說明的能力。

在日常生活中，相信各位時常用「好棒」、「糟糕」這兩種簡單的形容詞去形容所有事情，或是不經意地錯過許多令人感動的事。但到底是哪個地方很棒？到底是哪個部分很糟糕呢？由此再稍做進一步思考，便是做筆記的基本方式。

在將思考轉化為語言的過程裡，會逐漸加深個人的思考。因為思考正是能產出語言能量的基本材料。也就是說，整個過程的順序便是「進行思考→轉為語言表達→做記」。各位在設定「提高語言表達力」這個目標時，筆記便是個可以提供「思考和語言表達的契機」，同時也是最易取得且強而有力的工具。

從養成個人能力的角度上來思考，筆記真的擁有十分強大的力量。

①提高智慧產出力

②提升資訊傳達效率

③提高傾聽力

④提升組織結構力

⑤提高語言表達力

本文摘自天下雜誌出版《筆記的魔力》