Notion是什麼？特色介紹、優缺點、方案比較、功能教學彙整

Notion可以做什麼？

Notion最受歡迎的原因之一，在於它不只是單純的筆記工具，更能延伸應用到生活與工作的各個面向。以下整理常見的進階用途：

Notion適合哪些人使用？

由於Notion具有高度客製化的特性，因此適合各種不同族群，尤其是需要整理大量資訊或建立工作流程的人。

1. 學生：可用於整理課堂筆記、製作讀書計畫、管理報告資料、建立論文文獻資料庫等，讓內容更有系統，也方便日後快速查找。

2. 上班族與專案經理：適合管理工作任務、追蹤專案進度、撰寫會議紀錄、建立部門SOP，以及與團隊共享文件，提高協作效率與資訊透明度。

3. 數位游牧與自由工作者：手中可能同時有多個案件在進行，可以透過Notion強大的資料庫功能，把散落在不同通訊軟體中的客戶資料、工作進度彙整在一起，讓工作安排更清晰。

4. 企業與新創團隊：許多公司會利用Notion建立內部知識庫、員工手冊、OKR管理、專案看板與跨部門協作平台，降低資訊溝通成本，建立標準化作業流程。

Notion 好用嗎？優缺點整理

Notion優點

• 自由度高、操作直覺

Notion採用模組化設計，使用者可以依照需求自由排列文字、圖片、表格、待辦清單、資料庫等內容，不論是筆記、專案管理、知識庫或工作流程，都能彈性打造符合自身需求的頁面。

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• 手機、電腦、平板都能存取

Notion支援Windows、Mac、iOS、Android及網頁版，登入同一帳號即可即時同步資料，無論是在辦公室使用電腦、外出使用手機，或透過平板查閱筆記，都能無縫接續工作。

• 可以多人共同編輯

Notion提供即時協作功能，團隊成員可同時編輯同一份文件、留言討論、指派工作與分享頁面，適合企業團隊、專案管理以及學生分組合作，提高溝通與協作效率。

• 擁有豐富模板

Notion內建多種官方模板，也有大量使用者會在社群分享自己建立的模板，涵蓋筆記、OKR、專案管理、CRM、閱讀清單、習慣追蹤等情境，使用者可直接套用並依需求調整，大幅節省建立系統的時間。

Notion缺點

• 學習需要花費一定的時間與心力

由於Notion功能相當豐富，加上AI、資料庫等進階功能較多，使用者可能需要花一些時間熟悉各種操作和功能，才能建立出適合自己的架構。

• 暫不支援手寫筆記

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Notion目前暫時沒有提供手寫筆記的功能，如果是習慣手寫筆記，或想要將手寫內容轉換成文字的使用者，仍需搭配其他工具或選擇付費版。付費版可透過Notion AI，將手寫字轉換為文字之後，再導入Notion中。

• 離線版功能有限

雖然Notion有提供離線模式，但部分功能還是需網路連線才能正常運作，所以如果是長時間處於無網路或網路較差的環境之下，使用體驗與可用功能會受到一定影響。

Notion可以免費用嗎？免費版vs付費版方案比較

Notion提供免費與付費方案，根據使用者身份與需求有所差異。以下為各版本的主要差異：

更多功能比較請參考：Notion

新手入門 Notion，怎麼開始使用？Notion 註冊與安裝步驟

如果你是第一次使用Notion，可以從以下步驟開始：

步驟1.開啟 Notion

前往Notion網站，點選「免費取得Notion」。

步驟2.註冊Notion帳號

輸入Email，到信箱收取驗證碼後，設定個人資料，完成帳號註冊。也可以選擇使用Google或Microsoft帳號快速登入。

步驟3.開始使用

註冊完帳號後，會進入工作區，在這裡 Notion 會詢問你使用 Notion 的目的，並推薦你下載桌面版（可跳過），回答完畢後即可開始使用 Notion。

Notion如何設定成中文版？

1. 點選Notion側邊欄位左上角的使用者名稱，開啟選單，並點選下方的「Settings」。

2. 進入「Preferences」，找到「Language」欄位，選擇「繁體中文」。

3. 設定完成後，介面會跳出提示，點選「Update」更新畫面。若沒有變更，可以重新整理或重開Notion。

基礎Notion教學：新手必學操作與常用快捷鍵

1. Notion介面說明

Notion介面可以分為左右2個區塊：

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• 左邊側欄是「目錄選單」，關於頁面切換、搜尋、資料夾分類、帳號設定等所有功能，都在這裡。
• 右邊是筆記工作區，也就是撰寫內容、拖曳排版、建立資料庫的主要區域。

2. 建立第一個頁面

開始撰寫第一篇筆記時，需要先建立一個頁面，可以點選左邊側欄目錄選單中的「＋新增」。接著，會跳出視窗，選擇「空白頁面」即可。

如果你一開始沒有靈感，也可以在跳出的視窗中瀏覽Notion官方提供的豐富模板，一鍵套用其他使用者設計好的排版。

3. 使用各種模組豐富頁面內容

建立頁面以後，可以透過輸入／（斜線指令），或按「＋」號來新增各種功能模組，依照自己的需求打造專屬的工作空間。

以下是Notion頁面中常見的幾種實用模組：

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• 標題（Heading）：Notion可以設置Heading 1、Heading 2、Heading 3三種層級，用來區分文章章節或分類內容，方便快速瀏覽與閱讀。

• 文字（Text）：Notion支援粗體、斜體、底線、文字顏色、程式碼格式、引用區塊等多種文字排版樣式，讓內容更加清楚易讀。

• 列表（List）：Notion的列表功能有無序列表、有序列表、折疊列表三種格式，適合整理重點、建立流程、規劃步驟或製作教學文件，讓資訊更有條理。

• 待辦清單（To-do List）：待辦清單是Notion非常受歡迎的功能之一，在每個項目前都會顯示核取方塊，可以快速確認任務的完成狀態，還能搭配日期、提醒、負責人等功能，作為個人工作管理或團隊任務追蹤工具。

• 表格（Table）：表格可以整理結構化的資訊、進行產品的優缺點對比，或是製作簡單的會議日程表，而且每個儲存格都能單獨調整文字與背景顏色，讓表格的重點一目了然。

• 圖片（Image）：圖片模組可直接上傳本機圖片，也可以貼上圖片網址，把圖片加入頁面中，搭配筆記、說明與介紹文字，可以提升閱讀體驗，能讓內容更容易理解。

• 影片（Video）：Notion支援在頁面中加入影片，可以從本機電腦上傳，也可以嵌入YouTube、Vimeo等影音平台的影片，非常適合用於製作教學文件、教育訓練教材、產品展示頁面或知識庫，讓文字與影音內容整合在同一頁面中，提升資訊傳達效果。

4. 搭配快捷鍵，提升工作效率

想要更加熟練地使用Notion，可以熟記以下幾個常用快捷鍵與Markdown語法Markdown是一種簡易的文字格式標記語法，透過輸入特定符號即可快速設定標題、粗體、清單、連結等排版格式，不需要手動操作工具列，就能讓內容結構更清楚，輕鬆提升排版速度！

進階Notion教學Notion資料庫介紹與實際操作說明

認識了基礎的頁面排版之後，接下來我們要帶你進階到Notion最為人稱道的功能「資料庫」（Database）。資料庫可以將Notion不同頁面的零散資料串連起來，並且提供數據化與視覺化的呈現方式，讓資訊的閱讀更加輕鬆簡單。

資料庫（Database）是什麼？與表格（Table）有何不同？

許多Notion新手一開始很容易將資料庫和表格搞混，但這2者在本質上有很大的差異。

• 資料庫：每一列（Row）都是一個獨立的 Notion 頁面，只要修改對應頁面內的某一項資料，資料庫上顯示的內容就會自動跟著改變，可以放入圖片、影片、核選方塊、下拉式選單等內容，並且具備篩選（Filter）、排列（Sort）等功能。資料庫的瀏覽方式可以依照個人需求調整，如表格、時程表、看板卡片、日曆等。

• 表格：相較之下，表格就只是單純的排版工具，用途類似Word或Google文件中的表格，可以整理資訊或製作簡單的比較表，每個儲存格都是獨立的內容，需手動填入，且只能置入文字，不可以放圖片、影片、核選方塊等。表格的瀏覽方式較為固定，不能建立篩選或排序，也不能調整為看板卡片或日曆等各種形式。

因此，如果只是想整理一份價格比較、規格表或簡單資訊，可以使用表格；但如果是需要管理大量資料、追蹤專案進度或建立知識庫，則建議使用資料庫。

如何建立資料庫？

1. 先建立一個新頁面。

2. 輸入／database 後，就會出現各式資料庫，可以依照自己的需求挑選合適的瀏覽模式。

3. 完成建立後，可以新增欄位、設定資料類型、建立標籤、加入日期或負責人等資訊。

4. 除了上述方法之外，也可以點選「＋新增」，在跳出的視窗中選擇「空白資料庫」。

資料庫的瀏覽模式

Notion 最大的特色就是同一份資料可以透過不同方式呈現。例如，同一個資料庫，可以在管理專案任務時使用「看板瀏覽模式」，在安排時程時改用「日曆瀏覽模式」，檢視整體專案進程時再切換成「時程表瀏覽模式」，大幅提升資料管理效率。

以下介紹幾種常見的資料庫瀏覽模式介紹：

• 表格：顧名思義，是以列與欄呈現所有資料，類似 Excel 報表，適合管理客戶名單、商品資料、文章清單等需要大量資訊的情境。

• 看板：類似知名專案管理工具 Trello 的卡片式設計，把每個卡片依照標籤來分類，用拖曳的方式就能輕鬆改變每個卡片的標籤屬性。

• 圖庫：以視覺圖片為主的圖庫瀏覽模式，適合用來做讀書清單、電影牆、食譜收集、或是個人作品集，卡片會自動呈現頁面內的圖片或封面圖。

• 列表：以簡潔的條列方式呈現資料，適合用來整理日記、會議紀錄或各類文件的索引目錄，讓畫面更清爽乾淨。

• 動態：動態瀏覽模式會依照新增或編輯時間順序，顯示資料更新狀況，可以用來追蹤專案進度、團隊公告或最新活動紀錄，方便快速掌握近期變動。

• 儀表板：儀表板可整合同一份資料庫的多種檢視，例如將專案進度、待辦事項、日曆與統計資訊集中在一個頁面，打造專屬工作中心，提高管理效率。

• 日曆：將帶有「日期屬性」的資料直接呈現在月曆上，非常適合內容排程、活動規劃、行程管理或截止日期追蹤。此外，也可以把 Google 或 Apple 日曆的資料同步到 Notion 行事曆上。

• 時程表：時程表就是專案管理常用的「甘特圖」，適合用來管理需要跨越數天、數週的複雜專案，能清楚看出任務之間的先後順序與時程重疊情況。

• 地圖：將帶有「位置屬性」的資料直接顯示在地圖上，如果是有旅遊規劃、行程管理需求的人，非常適合透過地圖模式，可以更清楚確認不同地點之間的距離，幫助掌握移動方式與交通時間。

資料庫的關聯（Relation）與匯總（Rollup）

學會了資料庫的使用之後，更要搭配關聯與匯總功能，讓不同資料庫的資料互相連結，自動同步資料，避免重複輸入，大幅提升管理效率。

• 關聯（Relation）

關聯可以理解為「建立資料之間的連結」，意思是將 2 個資料庫的內容連接起來，讓原本各自獨立的資訊，組成資料網。

舉例來說，假設你建立了兩個資料庫：

• 客戶名單：記錄客戶名稱、地址、統一編號、聯絡人、合約狀態等資料。

• 專案進度：記錄專案名稱、負責人、進度、截止日期、簽約金額等資訊。

將兩個資料庫互相關聯後，在「專案進度」中，可以顯示出每個專案項目屬於哪一位客戶，而在「客戶名單」資料庫中，能看到同一位客戶下所有的專案項目。

• 匯總（Rollup）

匯總的作用是從已建立關聯的資料庫中，自動擷取指定欄位，進行彙整、計算或統計，快速掌握重要資訊，特別適合用於專案管理、客戶管理或建立管理儀表板。

延續前面的例子，假設客戶名單已經與專案進度建立關聯，透過匯總，可以自動統計出各種相關數據，例如：

• 在「客戶名單」中，統計每個客戶已完成專案數量、未完成的專案數量，也可以選擇用百分比來呈現完成比例。

• 根據「專案進度」的簽約金額，可以在「客戶名單」中統計出每位客戶帶來了多少收益。

由於匯總會直接讀取每個關聯資料庫中的內容，所以只要其中一個資料庫有更新，匯總結果也會同步更新，不需要重新手動整理或計算，大幅降低資料維護成本。

當你熟悉了資料庫、關聯與匯總的進階功能之後，就可以讓 Notion 從單純的筆記平台，升級為兼具資料管理、自動統計與資訊整合的工作夥伴。

如何使用 Notion Template？

Notion 提供數千款免費模板，可依照自己的需求搜尋實用的模板，一鍵快速套用。

1. 在左邊側邊欄位，選「Marketplace」。

2. 在上方選單找到「範本」，即可進入官方模板庫。

3. 選到喜歡的模板後，按下「＋新增」，就會出現在你的私人工作區內。

除了官方模板之外，也有不少使用者會在社群或部落格中分享個人設計的模板，如果想導入其他使用者設計的模板，只要遵循以下步驟即可：

1. 打開對方提供的模板網址。

2. 點選右上角「建立副本」。

3. 選擇並確定建立副本的位置，就可以把模板複製到自己的Notion中。

搭配Notion AI加速工作流程

隨著AI工具的普及，Notion已將人工智慧功能整合至工作空間中，推出Notion AI，讓使用者可以在撰寫文件、整理會議紀錄、分析資料或規劃專案時，直接獲得AI協助，減少重複性工作，提升整體工作效率。

Notion AI的功能相當多元，除了基本的文字生成之外，也能協助整理資訊、分析內容，甚至成為日常工作的AI助理。以下介紹幾個最常見的應用情境。

• 文案撰寫、潤稿：當你在撰寫行銷文案、電子郵件、社群貼文等內容時，可以透過指令，讓Notion AI幫你調整語氣，或者檢查內容有無錯誤、不通順的地方。

• 製作會議記錄：不論是開會雜亂的文字筆記或會議錄音，都可以交給Notion AI，讓他幫你整理出結構清晰、條理分明的會議記錄。

• 文章摘要：當你需要在短時間內，閱讀好幾篇研究文獻或產業報告時，可以把內容交給Notion AI，讓他自動幫你彙整出重點摘要，省下大量的閱讀時間。

• 靈感發想：Notion AI和其他 AI 聊天機器人一樣，具備對話功能，因此當你腦袋一片空白、毫無靈感的時候，不妨試著與 AI 對話看看，說不定可以帶來意想不到的創意。

• 翻譯：Notion AI支援繁體中文、簡體中文、英文、日文、韓文、法文、西班牙文等多種語言，所以當你有翻譯需求時，可以把整篇文字交給Notion AI，讓他幫你翻譯成多種語言版本，方便企業跨國團隊協作或製作多語系文件。

Notion常見問題