委派工作是領導者必備的管理技能,但對有些主管來說難如登天。過勞的科長、想好好休假的經理,明明都需要委派更多工作,卻不想把事情假手他人。為什麼委派這麼難?
主管不情願委派工作,可能是因為自己做比較快、想獨佔特定知識或資源、太喜歡某些專案而不願意分享,或是內疚、對同事沒信心等等。
但不委派工作的代價不菲。
你花在不必要事情上的每一分鐘,都是從真正能發展公司的活動中,抽走的時間,還會害員工錯過寶貴的學習和成長機會。
蓋洛普研究指出,擅長委派的CEO可以使營收提高33%。這些高階主管透過委派賦予員工權力,提高團隊士氣和生產力,自己則獲得更多時間,能專注於產生最高回報的活動。
如何更有效委派工作,培養高效團隊?
1.把工作分類,找出適合委派的任務
不是每個任務都能委派,像績效評估或其他人事相關的事務應由你處理。親自招聘對的人才、深入了解員工的強項和弱點,你才能把工作派給最適合的團隊成員。
想想有哪些日常活動其實不需要你親自監督。你是否明知同事更適合做某件事,依然堅持自己來?把專案分配給別人,是否對他的職涯有幫助?如果有人可以做得更好或有人能因此成長,那就委派給他們。
2.按照員工的優勢和目標分配工作
如果有部屬希望獲得管理經驗,有沒有實習生可以給他帶?某個團隊成員的性格特質或技能是否特別適合某個任務?考慮部屬的長處和生涯規劃來委派工作。
3.界定「理想成果」
只是把工作丟給別人並不是委派,你交付的專案應該有適合的脈絡,成果與組織目標要有明確關聯。
哈佛商學院教授夏勒(Kevin Sharer)指出,你要很清楚任務目標是什麼,在員工著手前,讓他們知道怎樣算成功、截止期限是何時、你用哪些指標衡量成果。
4.提供相應的資源和權限
如果委派對象需要特定的培訓、資源或權力來完成專案,主管有責任滿足這些需求,幫助同事解決能力與成果之間的落差。
5.建立明確的溝通管道
避免微觀管理的同時,應該建立一個溝通管道,在不妨礙同事的情況下監控進度,讓同事可以自在地提問並報告進展。
6.允許失敗
認為自己做法最棒而不願委派的完美主義者必須特別注意這一點,你要允許失敗。不是因為員工一定會失敗,而是這樣才有新點子、新做法的實驗空間。
7.要有耐心
你30分鐘就能做好的事,部屬可能需要一小時。你可能因此不想委派任務,但你要對員工有耐心。
回想一下,職涯早期的你也沒有這麼高效。不要擔心每個細節或找藉口把工作拿回來。同事的做法跟你不一樣,不代表是錯的。你要當個領導者而不是保姆,員工才會成長。只要你持續委派,員工通常會熟能生巧,做得更快、更好。
8.提供回饋、聽取建議
委派的任務完成後,給員工回饋。若成果不如預期,可以給予建設性批評。若員工漂亮完成任務,請提供積極正向的回饋,表達感謝。別忘了詢問部屬你的指示是否夠清楚、委派的哪部份可以做得更好。
9.給部屬功勞
員工成功完成委派任務後,你要予以表揚。你愈是感謝同事,他們愈可能在未來其他專案中想要成為你的助力。
(雜誌原標題:學會交辦任務 營收提升33%╱責任編輯:吳廷勻)
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