被Email耽誤的工作效率　歐洲職場最熱話題「離線權」怎麼做？

電子郵件興起後，工作上的溝通成本幾乎歸零。但電子溝通的頻繁運用已經演變成嚴重問題。現在的知識工作者得把真正的工作留到清晨、晚間甚至週末處理，平日上班都在瘋狂處理郵件。

問題不在工具本身，而是新的工作型態。我將這種頻繁溝通的工作型態稱為「過動的蜂巢思維」（Hyperacive Hive Mind，以下簡稱HHM）。HHM工作流程以不間斷的對話為核心，這些對話透過無架構、未預先規劃的電子郵件串或即時溝通訊息進行。

HHM工作流程在知識型產業隨處可見，卻非常沒效率，主因是這種沒有架構的合作風格與大腦的社會迴路相衝突。

理智上，你也知道收件匣裡的600封未讀信件並不重要，對方也不在意你有沒有立即回覆。然而，大腦習於緊跟社會動態，導致沒有立即回覆的時候，大腦深處總是很在意自己未盡社會義務。

而頻繁的訊息往來令人分心，拖累了工作效率。

為什麼我們當初會採用問題這麼多的工作流程？其實，HHM崛起過程很複雜，沒有人說過它好，但它卻自然地崛起了。本書回顧這套工作流程為什麼會崛起，希望藉此幫助我們找到更理想的工作方式。

我也提出了「專注資本理論」（attention capital theory），意思是，仔細設計工作步驟，讓所有步驟都能讓大腦的優勢發揮到極致，並盡可能規避問題。

聽起來很簡單，卻與一般知識型工作的管理概念相違背。管理學的理論指出，應該讓知識型工作者擁有自主權，領導人不需要管太多，只要專注於提供明確目標即可。

組織改革，限制郵件發送量

但這個概念並不正確。組織不應該放任個人決定整體工作流程，因為最有效率的系統不太可能自然而然地產生。

管理者的任務之一，是要保障員工有時間好好做事。知識型工作者確實應該有權力決定工作方法，但當員工每6分鐘就要看一次信箱（或訊息）、根本沒時間好好工作的時候，主管就應該介入。大型組織應該限制內部電郵的發送量。

本書後半部的重點在分享如何依據專注資本理論來重建工作流程，藉此脫離HHM，轉向架構更清楚的工作模式。

電子通訊依然是溝通利器，但減少用量可以讓員工多花一點時間進行實質工作。

個人和組織都可以透過減低溝通頻率獲益。實際做法包括：改用Calendly等軟體設定會議時間，不再仰賴多次訊息往返；針對主題、團隊、專案設立非個人帳號，寄件人就不會預期獲得特定人的回覆，收件人也因此少了立即回覆的壓力。

沒有電子郵件的世界並不是倒退，而是向前行。福特大改汽車生產流程，改寫了汽車製造業的歷史，知識產業的工作流程必然也將出現同等規模的創新改革。（責任編輯：王儷華）