本文出自高寶出版《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》，更多內容>>
你明明腦袋清楚，知道自己想要說什麼，但卻常常無法完整表達，只換來對方一句：「我聽不懂你到底想說什麼。」 或者在寫信給主管或客戶以後，被對方說：「你的語意不清，看不懂你在寫什麼。」
一個優秀的上班族，如果沒有講重點的能力，絕對會影響你在職場上的發展。如果你在這個位置上混了許多年還升遷無望，表示你需要這本書，協助你解決職場溝通這個大問題！
貼切回答問題，使會話內容更對盤
你有沒有過這種經驗？當你對某個人提出問題時，卻得到一個牛頭不對馬嘴的答案，讓你不由得想跳腳「我問的不是這個問題！」？
這個時候，給你答案的人卻又好像沒有自覺到，自己的問題出在哪裡。
而事實上，我們也經常會遇到這種令人沮喪的情況。
若要給對方一個切中要點的答覆，就要直接回答對方提問的內容，有這樣的自覺是很重要的。
＜有來無回的案例＞
A業務部長：「B先生，每天早上的業務話術訓練如實地進行了嗎？」
B：「我們的業務訓練是相當有系統的。做法就是在開始進行訓練的時候，先明確地舉出當天要達成的目標。我覺得這是最重要的一點。因為沒有什麼比明確的目標都還重要。而當訓練活動結束時，還要相互確認是否能達成目標，確認成果」。
這樣的答覆內容跟部長提出的問題根本是風馬牛不相干。
當部長提出「是否如實地進行了？」的問題時，首先應該就要回答「是的」或者「沒有」。
想要給對方一個明確的回答，就要自覺到「問題和答案是否確實吻合」。
＜有來有回的案例＞
A業務部長：「B先生，每天早上的業務話術訓練如實地進行了嗎？」
B「是的，確實地進行了。每天早上，所有的業務部新進人員都接受訓練了。首先，我們會在訓練開始的時候就確定當天要達成的目標，接下來再相互確認是否能達成該目標，確認成果」。
首先要針對部長想知道的「是否如實地進行？」先回答「是的，確實地進行了」。然後再傳達「確實地進行」的具體根據，如此一來，就可以知道，提出的問題和得到的答案是有關聯的。
先直接回答對方的問題吧。即使很想馬上報告事情的過程或理由，也要有輕重緩急之分。
透過提問，助說話者一臂之力
當話題變得雜亂無章，遲遲看不到結論時，即使是說話者本身也很難發現。此時聽眾可以透過「整理談話內容」的方式來改善溝通的流程。
＜對方的談話內容變得冗長且雜亂無章的案例＞
A先生：「這次的專案之所以趕不上截止日的原因，首先是在開始推動專案之後才發現器材的預定數量不足，導致人員心生恐慌，一開始就陷入一陣慌亂；此外，也許是努力不夠吧？情報收集有不足的現象，本來應該要多收集與製藥相關的周邊情報才對。
對了，還有，有人在中途質疑這個計畫是否太勉強，認為最好早一點變更計畫才好，但這些事情在當初基本上都經過討論了。可是卻還是出現混亂的狀況，當發現時，已經來不及了……」
上述的情況可以用「也就是說，這是因為準備不足所造成的狀況嗎？」的提問方式來做整合。提示重點可以預防話題脫軌。
「也就是說……嗎？」
「簡要言之是……的意思嗎？」
「結果就是……吧？」
用這樣的提問方式將內容加以整合即可。
如此一來，便可以將雜亂無章的情報收束起來，也可以確認自己是否真正理解了。
要達到這個效果，就要從談話的內容中選出關鍵情報（「器材不足」和「情報不足」和「計畫過於勉強」），然後將這些情報整合成一個要點。
以A先生為例，將各個情報整合後得到的結論就是「準備不足」。
找出將關鍵字整合起來的要素，然後把話題內容做個總結。
以提問的方式幫對方做個整理，就可以結束雜亂無章的談話。
