如何用英文告訴客戶「正在休假」？商務信件中必須注意的3件事

年前第一關：如何說明「我們在放假」

連假前一天，負責國外客戶的Kevin，收到一封來信：

“Can you share the updated quotation by tomorrow?”

Kevin知道，明天開始台灣進入連續假期（例如清明連假）。

他沒有只回一句「We are on holiday」，也沒有寫一長段文化說明，而是回了幾句簡單的說法：

We’ll be on a public holiday in Taiwan this week.

It’s a long weekend here.

Some responses may be slower than usual.

I’ll follow up as soon as I’m back.

這四句話，同時完成四件事：

說明1. 目前狀態、2. 簡短給背景、3. 預告影響、4. 承諾後續動作。

客戶很快回覆：

Thanks for letting me know.

事情沒有卡住。

讓對方安心：自動回覆該寫什麼

同一天，Kevin也在信箱設定了自動回覆：

I’ll be out of the office from Apr 3 to Apr 6.

I’ll be back on Apr 7.

During my absence, please contact Kevin.

沒有修飾語，沒有解釋。

只有三個資訊：1. 不在、2. 何時回來、3. 找誰。

這類訊息的價值，主要在降低不確定感。

連假中途：如何回應追進度

連假期間，他偶爾仍會收到簡短詢問：

Any update on the order?

他沒有開始解釋放假文化，也沒有承諾不可能完成的時程。

只回：

We’ll review this after the holiday.

Let’s pick this up next week.

對方知道：現在不會有結果，但這件事沒有被忽略。

連假後第一封信：先對齊節奏，而不是先道歉

年後第一天上班，他回第一封信時，開頭只寫：

Thanks for your patience during the holiday.

Here’s a quick update on where we are.

然後直接進入報價進度。

不要寫「Sorry for the late reply」，也不必再解釋一次為什麼放假。

用工作者的語氣，而非請求諒解的語氣，會顯得更專業。

國際職場的溝通，最重要的是讓對方知道三件事：

• 現在發生什麼事

• 什麼時候會有進展

• 下一步是什麼

連假常用英文句型整理