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你是不是常常忙得糊里糊塗、手忙腳亂? 請看惠普科技事業群副總經理楊正義,如何善用個人數位助理, 把工作做得更好,把生活管理得井然有序。

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 「只要帶著『它』,我就很有安全感,」惠普科技集團事業群副總經理楊正義神秘地笑著說。

 楊正義是個典型的忙碌主管。每天,他的時間被大小會議分割,還得利用間隔抽空拜訪客戶、參加研討會,甚至接受採訪。

 楊正義有位秘書,不但讓他很有安全感,而且全年無休、寸步不離。

 它是一台巴掌大的掌上型電腦。

時間管理好幫手

 掌上型電腦的另一個名字是「個人數位助理」(PDA, Personal Digital Assistant)。從3 Com掀起搶購熱潮的「Palm Pilot」系列、IBM的「Work Pad」,到國產品牌如神寶、國眾,消費者有愈來愈多不同的選擇。

PDA的重量輕、體積小。聰明使用PDA,可以讓生活過得既輕鬆又有效率。

 楊正義使用PDA已經有七、八年歷史。每天,他習慣把自己的約會、行程輸進PDA裡的行事曆。時間一到,它就會發出嗶嗶聲,提醒楊正義預做準備。

 楊正義也會把每件工作的預定時程輸進去。打開「待辦事項」這個視窗,楊正義待完成的工作一目瞭然。螢幕會提醒楊正義限期快到了的工作,如果過了期限還沒註明完成,就出現一個哭臉記號,不想看見都不行。「所以我永遠不會忘記自己的承諾,」楊正義說。

 利用這些紀錄,楊正義能回顧自己的工作內容。譬如,有些重要客戶,楊正義預定了今年必要的拜訪次數,年底時只要檢視檔案,就知道是否達成目標。

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 除此之外,楊正義把這個PDA規劃成自己的個人資料庫。有段時期,楊正義負責市場行銷。他把業務上常見的專有名詞、公司各種產品的報價等資訊,都內建在PDA裡,從此被客戶問倒的機會大大減少。

 他也不厭其煩地記錄去過的餐廳、嘗過的菜色,「需要宴請客戶時就非常方便,」楊正義說。

PDA除了能幫楊正義掌握工作,還有個意想不到的效果——拉近人際關係。

 七、八年來,楊正義見過的人不計其數。他在PDA裡輸入至少一千兩百張名片的資料,往來客戶、親朋好友都在裡面。

讓人與人更親密

 在他的電子名片簿裡,每個人有個小檔案,隨時更新。楊正義再也不必從外地打電話要秘書找名片,相反地,因為資料齊全,「每個人都知道我有所有人的電話,結果我變成別人的秘書,」楊正義開玩笑。

 楊正義同時記下重要人物的重要日子,譬如太太或丈母娘的生日。「如果那天還加班得很晚就麻煩了,」他哈哈大笑。

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PDA讓楊正義不至於因為工作忙碌忽略人情世故,這還是個交朋友的好方法。

 隨著PDA的使用者愈來愈多,各種應用軟體紛紛出現。譬如,在「雅虎」等搜尋網站上以「PDA」或「Palm Pilot」做關鍵字搜尋,就至少出現數百個相關網站。只要付少許費用,消費者可以下載軟體,不斷擴充自己PDA的功能。消費者還可以加入PDA俱樂部。

 楊正義就下載了一個日本料理的資料庫,與英文版的《孫子兵法》。見到新奇有趣的軟體,他常與同好交換資訊。「帶著它,我永遠不會無聊,」他說。

 楊正義喜歡形容他的PDA是個「懶人的遊戲」。因為要記的事實在太多,「科技是幫人分憂解勞的,我的腦筋要用來思考長遠的策略,」他笑著說。

PDA的設計愈來愈進步,提供的服務也愈來愈多。新型的「Palm Pilot III」就附紅外線傳輸。兩個陌生人見面時,用PDA相互瞄準就能交換名片訊息。

別忘記備份

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 儘管如此,科技也有不能讓人完全放心的時候。譬如,一旦心愛的PDA遺失或故障,所有資料得重新輸入,「那種感覺痛不欲生,」楊正義說,這形容一點也不誇張。

 所以,千萬別忘了備份。楊正義就養成固定習慣,至少一個月把資料備份到電腦上一次。

 只要這樣的意外不發生,PDA是楊正義最好的朋友。他的同事形容楊正義是「PDA寶寶」,依賴PDA的程度居惠普之冠。

 不過,楊正義的確用PDA讓自己生活得更好,還樂在其中。「PDA要怎麼用,only limit to your imagination(可以發揮無限想像),」他意猶未盡地說。

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