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當開會浪費8成參與者8成的時間,老闆請自問:這個會真的非開不可嗎?

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當開會浪費8成參與者8成的時間,老闆請自問:這個會真的非開不可嗎?

圖片來源:shutterstock

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當開會浪費8成參與者8成的時間,老闆請自問:這個會真的非開不可嗎?

經濟學人
編譯
  • 黃維德

會議對上班族來說,就像是種酷刑。大多數員工看待2小時會議的心情,就和普羅米修斯每天等待老鷹啄食肝臟的心情差不多。

開會的問題之一即為缺乏效率。1957年,管理學者帕金森(C. Northcote Parkinson)提出了「瑣碎定律」,即「花在任何議題上的時間,與此議題所牽扯的(金錢)總額成反比」。

此定律可推演出許多必然結果。

「會議浪費了八成參與者的八成時間。」在至少80%的會議中,最後決策都會符合「最高薪者的意見」。簡言之,支持不同決策的人全都浪費了他們的時間。

或許,正是因為注意到自己的意見根本不重要,在大型會議中,只有不到一半的參與者願意開口,也至少有一半的參與者,會某個時間點看一看自己的手機。

部分問題在於,雖然員工討厭參加會議,但他們更不喜歡被排除在外。

部門會議沒有邀請你參加,實在太容易引發猜疑和胡思亂想。為了避免這樣的恐懼,管理者傾向於儘可能邀請每一個可能有興趣的人。

顯然,有些會議每個人都該參與,例如領導層或策略變動、宣佈裁員等重大事件。如果是以小型團隊來組織員工,「晨會」可能確實有必要,讓每位成員可以告訴其他人自己目前的進展;這樣的晨會可能需要15分鐘左右的時間。

但大多數會議的時間長得多。

賓州大學華頓商學院的管理教授史威澤(Maurice Schweitzer)表示,做足準備才能讓會議發揮最佳效果。預先告知參與者會議的主題,避免參與者產生措手不及之感──出乎意料常會讓人對計畫產生負面反應。他補充道,可惜的是,準備並不有趣、也沒有光環,會這麼做的人也相當少。

會議的目的也必須預先確立。這場會議是為了讓員工認可管理層的決定,還是想了解員工的想法和問題?如果是前者,那就應該讓管理層的盟友率先發言,藉此主導議題;不過,在運作良好的企業中,這類會議應該十分少見。

如果會議的目標是了解員工的想法,就得採行其他的手法。史威澤表示,應該要鼓勵低階員工發言,而且要有「不打斷發言」這樣的規範,避免他們心生膽怯。另一個選擇,就是讓員工在會議前預先送交匿名意見。

「不打斷發言」的危險之處在於,話多的同事可能會把會議變得極為漫長。到了某個時間點,那些大談離題之事的人,以及那些無法區別傳聞和科學證據的人,必定會讓所有人都失去耐心。因此,所有的發言都限制在2-3分鐘之內,也許是不錯的方式。

避免帕金森「瑣碎定律」的最佳方式,就是訂出正確的議程。

顧問公司德勤(Deloitte)的貝文頓(Jay Bevington)表示,許多人會想將最重要、也就最具爭議性的議題留在會議最後,然而,這類議題應該在會議一開始時處理。

再者,如果會議後的決定並沒有讓每個人都知道,這樣的會議根本沒有意義。貝文頓表示,知道有多少董事在會議結束後,其實不太確定大家到底同意了什麼,必定會讓很多人意外。

不過,無趣會議的最佳解藥,或許就是少開會。

奇異新任總裁法蘭納里(John Flannery)就呼籲,在可能的情況下,儘可能減少或不要舉行會議。拜現代科技奇蹟之賜,群組訊息讓管理者和員工可以保持聯繫;資訊可以用簡潔的形式傳布,並未參與其中的人可以忽略簡訊、繼續做自己的工作。

管理者在想要召集員工開會之時,必須要能為這個問題提出好答案:「這次會議真的非開不可嗎?」

(本文由「經濟學人」獨家授權轉載)
 

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