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高峰、低谷、反彈,如何找到最佳時機?

精華簡文

高峰、低谷、反彈,如何找到最佳時機?

圖片來源:GettyImages

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高峰、低谷、反彈,如何找到最佳時機?

天下雜誌643期
整理
  • 吳怡靜

你相信凡事都有「時機」嗎?當今學術界的重要趨勢,是愈來愈仰賴大數據,來挖掘獨特的見解。他們甚至發現「時機」是門科學——你做事不該靠直覺或臆測,「時機」會告訴你:會議幾點開比較好、哪時候適合動手術……。

許多人身上都有一張待辦事項清單,卻從沒認真想過,這些事情應該在什麼時候做,效果最好。

什麼時候工作、什麼時候休息、什麼時候做決策、什麼時候去看醫生……,我們多半很隨性,想做就做,隨需而做。但新的一年,想要提升自己的效率指數、健康指數和幸福指數,知名趨勢作家品克(Daniel Pink)說,你就必須「找對做事的時機。」

五十四歲的品克,擅長前瞻新興職場趨勢及未來社會需要的能力,去年入選Thinkers50管理大師榜第十一名,幾本著作《未來在等待的人才》、《自由工作者國度》、《動機,單純的力量》,都是暢銷書。

今年初上市的新書《最佳時機》(When),以時間管理為題材,他花了兩年時間,分析七百多份跨領域的研究報告,從大數據中挖掘掌握時機的祕訣。

研究顯示,人們每天都會經歷高峰、低谷和反彈三個階段:高峰期應該做分析工作,低谷期應該做行政工作,而反彈期則適合做創意發想。以下是品克最近在英國演說的重點整理:

我們天天都要決定「在什麼時間,做什麼事情」,何時運動、何時休息、何時換工作、何時要結婚等。通常,許多人會靠直覺和臆測,隨性地決定做這些事情的時機,因為我們總以為,時機的掌握是一門「藝術」。不對。我做了2年的研究後發現,掌握時機,其實更是一門「科學」。

近年來,從經濟學、社會心理學、人類學、認知學、內分泌學,到時間生物學等,來自許多不同領域的大量相關研究,提供了有系統、經過實證的線索,幫助我們更聰明地找到做事的最佳時間點。

所以在這本書中,我嘗試回答許多跟時機有關的問題,例如:

  • 為什麼不要在下午動手術?
  • 為什麼人類和大猩猩都會有中年危機?
  • 為什麼你最有可能在29、39、49、59歲時,參加人生的第一場馬拉松?
  • 為什麼參加合唱團,與別人同時一起歌唱,對身心健康的助益,不亞於運動?
  • 你的配偶最有可能在什麼時候要求跟你離婚?(研究發現,一年中有2個月是離婚的高峰。)

最好早上開財報會議

關於時機,我想探討的是,每個人都有某種未顯露的日常運作模式,這種隱形模式是什麼?它如何影響我們的情緒和表現?

先跟大家分享幾個研究。

首先,時機如何影響情緒?當今學術界的一個重要趨勢,是愈來愈多學者開始仰賴大數據,來挖掘獨特的見解。例如,康乃爾大學的社會學家利用一套稱為「語文探索與字詞計算」的電腦軟體,來分析各種文字中蘊含的情緒。

這就是大數據厲害的地方,他們總共蒐集了84個國家、240萬個推特用戶在2年內發出的5億則推文,用軟體分析每則文字的情緒,再比對這些推文發出的時間。

結果發現,這些用戶的情緒常會在一天內,出現高峰、低谷和反彈三種變化——上午的情緒比較正面,下午開始變差,但到了晚上又再度變好。

至於時機如何影響人們的表現?紐約大學的企管學者曾在一項研究中,分析了2100家上市公司在長達6年半內,多達2.6萬次季度財報電話會議的紀錄內容,試圖衡量企業領導人在一天中的情緒起伏。

別以為這些大企業主管必然精明又理性,研究結果發現,下午舉行的電話會議,談話「比較消極、容易發怒且針鋒相對……,常導致企業股票出現短暫的錯誤定價。」

他們在結論中建議企業高層,「與投資人的溝通,以及其他重要的管理決策和協商,都應該在白天更早的時候進行。」

另一個時機跟表現的研究,發生在丹麥。2016年的一項研究中,哈佛商學院的學者分析了兩百萬份丹麥學生的標準測驗結果,並將分數與學生們的考試時間做比對。

他們發現,在下午參加考試的學生,分數明顯低於上午參加考試的人,而且兩組學生之間的成績差距,相當於下午考試的一組缺課了兩週。

不只這樣,如果你珍惜自己和家人的健康,千萬別在下午去醫院動手術,因為研究發現,下午3點鐘開始的手術,過程中發生麻醉失誤等負面事故的可能性,比早上8點鐘開始的手術,高出3倍。還有,下午做結腸鏡檢查,找到的瘜肉數量,可能比上午檢查少一半。

我要說的是,無論企業或個人,我們都很在意要做什麼(what)、如何做(how)或跟誰做(who),但是對於在什麼時候做(when),許多人往往沒有意識到,一天中不同的時間點,對於自己的工作表現有多大影響。

掌握時間點很重要,許多研究也顯示,我們可以善用方法,找出做事的最佳時機,來提升生產力、健康或幸福感。

例如,科學家根據每個人的生理時鐘類型,歸納出幾種人:約有15%的人是早睡早起的「雲雀」;20%的人是晚睡晚起的「夜貓子」;大部份的人則介於這兩者中間,我稱之為「第三鳥」。

前面提過,我們每天的情緒和表現會出現高峰、谷底和反彈三個階段(夜貓子的順序剛好相反)。在高峰階段,你應該做分析的工作,也就是需要埋頭苦幹、高度專注力和敏銳性的事情,例如,寫財務分析報告,這時你必須全神貫注,不受外務干擾。

到了低谷階段,由於你的專注力和敏銳度都大幅下滑,該做的是一些不用花太多心思處理的行政工作,例如,回覆郵件、填寫報銷單據等。很多人常犯的一個錯誤,是把高峰時段用來寫郵件,或浪費在老闆要求要開的各種會議上,讓他們無法做該做的事,必須延後到低谷時段來進行,表現當然大打折扣。

最後是反彈階段,對多數人來說,這個階段常常出現在傍晚以後。此時,我們的情緒好轉,心態會更加開放;另方面,我們的敏銳專注度下滑,有助於聯想,這樣的狀態其實很適合進行創造性的活動,例如腦力激盪,擁抱各種稀奇古怪想法。也可以說,這個階段最好用來做需要概念思考和創意的洞見(insight)發想。

所以你該做的,是把自己的日常運作模式、手頭的任務(分析性、行政性或洞察性任務)和你的時間安排(早上、中午還是晚上)同步配合。但是,企業能不能讓員工這麼做,就要看老闆了,遺憾的是,他們多半只注重「做什麼」和「怎麼做」,對於如何掌握最佳時間點,並不是那麼在乎。

有效休息的三個祕訣

我在書中還提到另一個重點:休息(breaks)之必要。

現在有關休息的研究愈來愈多,過去我們常認為,天天熬夜加班的人很了不起,如今,睡眠科學家告訴我們,那些人根本不是英雄,而是笨蛋。

研究顯示,我們不僅要多休息,還應該選擇特定的休息方式。第一,短暫的休息有助於保持專注力。前面提過,丹麥學生在下午的考試成績比較差,後來為了補救,校方讓學生在考試前休息20到30分鐘,走一走放鬆一下,成績果然變好。

第二,社交性的休息(social breaks),例如跟同事聊聊天,恢復的效果會比獨自休息更好。

第三,我們需要徹底脫離的休息,不要邊休息邊看郵件或跟人討論工作,把手機暫時放一邊吧。(責任編輯:李郁欣)

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