五大原則，開會不必開到死！第二個最重要，一定要遵守！

清楚目的，才能清楚規劃議程的長短及形式。

如果是要針對特定問題，做出決議，事前先提供相關的背景資料，有助與會者更快了解狀況。如果是腦力激盪，就要設計讓大家更放得開的氛圍。規規矩矩地正襟危坐，恐怕就不適合創意發想。

原則二：邀請對的人參加

「找錯人，會議將走向崩壞，」會議專家凱瑟認為，不必要的與會者可能把會議導到與自己需求相關的方向，偏離會議主軸。

凱瑟就曾被找去開新ＩＴ系統的討論會。因為新的系統對他沒有影響，他也不會去使用這個系統，於是他在會議上問，「我們為什麼要花這筆錢？為什麼不把這項經費用在提高員工薪資和獎金呢？」可想而知，什麼結論都沒達成，就散會了。

所謂「對的人」是指，與會者應該要有足夠的資訊以及知識，能夠提出有意義的貢獻，具有決策權或是會受到決策結果影響的人。否則大家辛苦開會討論，只是徒勞。

原則三：開始、結束都準時

準時，是會議有效率的關鍵。準時開始、準時結束，是避免會議冗長、無止無盡發散討論的好方法。

會議主持人得時時抓緊會議節奏，如果有人沒有讀事先準備的會議資料，可以花幾分鐘做簡介，讓大家更快速掌握問題。若是遇到不斷重複過去重點的發言，就可以直接詢問有無新發現。當大眾陷入沉默，除了讓大家休息片刻短暫思考外，幽默引導也是需要的。

原則四：不要害怕衝突

二戰的美國陸軍指揮官巴頓講過，「如果大家都想的一樣，那就是有人沒在想。」處理歧見、尋求共識，是開會最重要的任務，一味追求和諧，是不可能在會議上反映真實狀況的。

同時，管理者要做到言行一致，不要表面鼓勵不同意見，卻在會後的執行全盤否決。

原則五：追蹤會議結論

會議紀錄需在一到兩天內完成。過程中的瑣碎討論不是重點，重點是要清楚標明會議結論、行動步驟、相關的負責人，以及完成時限，會議的討論才有落實的可能。

透過會議解決組織的問題，協調團隊的運作，擺脫形式上的「升旗朝會」、不聚焦的「各言爾志」，讓開會幫工作效率加分。