多數人都想做完很多事，也因為這種想法而過得不充實。一天或一週內要完成的工作太多，反而讓自己抱著「今天事情也沒做完」的念頭睡覺。
一天做了三項工作，有人會怨嘆「今天只做了三項」，也有人高興「今天也做完了三項」。
差異就在於是否想讓自己完成「四項以上」的工作。
假如今天要完成的工作只有三件，那做完三項工作就算大功告成，可是若想完成超過四項的工作，就會變成沒做完。明明做的事情一樣，感受到的充實度卻截然不同。
如果原本只能做到三項工作，預定行程就應該只安排三樣才對。就算想著「不不不，得多做一點才行」，而幫自己安排四、五項工作，做不來的話也毫無意義。
安排做不到的行程，只會讓自己心情不好。
因此，規畫工作行程時請安排一天或一週內做得到的工作量。更具體來說，請減少「待辦事項」裡的項目。
工作做不完的大部分原因是計畫的野心太大，更應該說是太天真。因為根本就消化不了那個工作量。
以我為例，我一天只做一項需要鼓足幹勁去做的大型工作。超過這個數量大腦就會太累，無法專注。
依「緊急程度」減少待辦事項
減少待辦事項的訣竅，就是思考事情的「緊急程度」。
- 這週一定要完成的工作是哪項？
- 今天一定要完成的工作是哪項？
思考事情的緊急程度。
不急的工作，就是現在不做也沒關係的事。
工作做不完的人，會將大部分的工作歸類在「這週一定要完成的工作」裡。
曾經有自由業者把「翻新公司官網」，歸類在這週一定要完成的工作中。
我問他：「這個不用這週完成也可以吧？」他回答：「不行，一定要完成，因為我需要透過官網接案。」
接著說道：
「雖然我一直覺得一定要完成，可是已經花了三個月都沒做好。」
換句話說，現在不做這件事也沒關係。
一點都不急。
實際上，那個人即使沒有翻新公司官網，也好好接到新案子了。
請以這個標準幫自己挑選出「一定要完成的緊急工作」，你會發現工作量比想像中還要少。
你已經好好消化自己能做到的工作量。
這樣就夠了。
先決定好緊急的工作要在一天、一週內的什麼時候完成。
接著，你會看到行程表裡有許多空白的時間。
就用這些空白時間來處理沒有那麼緊急的工作吧。
這樣一來，不用現在完成也沒問題的工作也會有所進展，心情會非常好。
每天都能想著：「我今天也完成所有該做的事了！想做的事也有進度！」心滿意足地進入夢鄉。
（本文摘自方智出版《你與幸福的距離，只有2小時》）
