不必加班的主管 — 別讓猴子騎在你的肩上

我在走廊碰到部屬金姆，他打招呼說：「你早，對啦，我們有個問題……。」我很清楚問題的來龍去脈，但還不到能馬上做決定的程度，只好說：「很高興你提到這點，不過現在我正忙，等我想想再說好了。」等金姆去忙別的事，我才發現，解決難題的沉重負擔－如同纏人而需要看管餵養的猴子－居然轉到我肩頭上。
　在准許金姆把重擔移轉到我身上時，我已主動做了兩件通常部屬希望主管做的事－從他手上接下責任，而且答應他會有進一步的解決辦法。因而那個認定了我一定會解決難題的屬下，等一下只需把頭伸進我的辦公室，開心地問一聲：「怎麼樣啊？」就沒事了。
　再舉個例子。我跟部屬蘇珊結束討論時，結語說：「好，寫份會議紀錄給我。」我就把「猴子」丟到蘇珊背上了，因為下一步的工作責任在她，可是猴子還是會跳回到我身上，因為等她盡責寫好會議紀錄，放在我桌上時，如果我沒馬上看，她會催促我，結果又變成我的負擔。我拖得越久，她越沮喪，我就越內疚。
　或者，我在會議同意全力支援部屬茱麗，以便她完成一項對外建立公共關係的計劃，離開會議室時，我說：「需要我幫忙時通知我。」
　本來重責大任在茱莉身上，可是一眨眼就轉到我肩上。因為她很清楚，我會拖著沒空批准計劃，到時候變成她來催促我快點辦事。
　第四個例子，部屬麥可剛從別的部門調來。我告訴他，我們應該找個機會一起來談談新工作需要達成那些目的。本來他是經過公司正式指派，有份新工作，而且由他全權負責。可是這麼一來，他要達成什麼任務卻變成我的責任，而且在我找他談以前，麥可會一動也不動，等我指示才做事。
　為什麼會發生這些事情？因為每個例子裡，部屬與我都認為這些事情是我們共同的問題，剛開始時猴子跨騎在我們肩上，結果猴子又把另一條腿 也放到我肩上，部屬全身而退，獨留我一個人處理難題。當然，我們可以訓練猴子不把腿伸過來，但最好的方法是根本不讓猴子有機會跨騎。
　如果我規定一天之內部屬只能讓三隻猴子跳到我肩上，第一天下來－假設是星期一－我背上還是會有十二隻尖叫不絕的猴子。因而我自己的時間全被剝奪。
　下午四點半，我決定要有系統地處理事情，我找到一本書－「時間管理」，書上說如果想要妥善利用時間，一定要先設定做事的優先順序，所以我為猴子排順序。但到下班前，我還沒排完，所以我把十二隻猴子全塞進猴袋（公事包）裡，準備回家做完。
　
收留部屬的猴子
　
　不料剛到家門口，就有人迎上來：「太棒了，你正好趕回來。」我問：「什麼事？」對方喊了一聲：「你難道忘了，今天是我們的結婚紀念日。」好好一個晚上便被佔用。
　第二天，我又從部屬手中收留另外十二隻猴子，連同昨天日夜未能解決的十二隻，總共有二十四隻。我試圖重排優先順序，但弄不清楚誰該排第五或第六，誰又該排十四或十五。
　所以我又去找「時間管理」那本書，書上說，一旦猴子人口增加，我應該把看起來很類似的三到五隻猴子堆放在一起，結果我會有五或六堆猴子，比二十四隻好處理。但當我堆放他們時，我越來越不像在處理個別問題，反而像在做學術分類，同時，部屬又丟給我十二隻猴子。我現在有三十六隻猴子。
　我們他們全放進公事包裡，開車回家，這一次，父母鄰居都在等著與我聚談，而且一年前我協助組成的鄉紳政治社團，今晚要開會，非要我去不可。
　我應付過家人，又趕去開會說：「老朋友，今晚沒空陪你們，但是，你們所做的任何決定，我都會支持到底，如果你們需要幫忙，打電話給我。」然後我趕去開另一個會議，又用同樣說詞脫身。
　
不聽使喚

　星期四早上，我把三十六隻猴子（三十六個工作難題）全倒在桌上，另外去忙著應付老闆與公司制度所要求的工作，同時，我又收到十二隻猴子，總共四十八隻了。
　星期五由於部屬個個在理清抽屜，準備開溜，所以我在中午以前又收到十二隻猴子。
　我坐在辦公室裡，身旁六十隻猴子，桌上不夠放，有些掉到地上，我試圖抓住，但仍有三分之二不聽使喚。最後，不得已，我跟秘書說：「我要鎖上門，靜一下，我不接電話，也不要見任何人。」
　雖然我的房門深鎖，但四個部屬仍坐在門外伺機催我趕快處理難題，他們抱怨因為我拖著不能解決問題，使他們無法繼續工作，只好遊手好閒。
　但是我的時間幾乎全被老闆跟公司制度的要求佔據，所以我沒空解決這些工作上的問題。為了做到善於控制時間，顯然我需要有自己的時間。
　下午七點半，我開車回家時，鄭重下決心，週六上午去加班。
　第二天上午天高氣爽，我到達辦公室，從窗口往外一看，對面蔥綠的高爾夫球場上有四個人在舉行對抗賽。你猜是那四個人？
　如果用魔法把我變成一隻蒼蠅，我就可以飛到他們頭上，聽見他們說：「你看看誰的車停在公司前面？看來我們的上司終於決定要好好做點事啦。」他們居然這樣批評這麼個盡忠職守的上司！我不禁回想起我的第一份工作，我每個週末都在公司加班，心裡清楚老闆正在打高爾夫球。
　而現在，經過這麼多年、無數個週 六之後，我仍在週末加班，反而是我的部屬們在打球。
　我這才明白，究竟誰在為誰工作。我也察覺，如果這個週末我能做完這些事，我的屬下必定會士氣大增，把更多的難題加到我身上來。換句話說，我做越多事，將摔得越慘。
　加班趕工的確可以解決時間管理的問題，例如沒做完會計帳的會計小姐，可以花整個週末把帳記完，以便得到上司獎賞；製圖進度落後的工程師，以及遲交銷售報告的業務員，也可以如法炮製。但是我的工作在那方面落後呢？
　其實，落後的是我那些部屬的工作。由於這四個部屬製造工作要我做，我不得不加更多班，辛苦的做下去。
　我像逃離瘟疫般地快速離開辦公室，要去做一件好幾年來都沒做的事：跟家人共渡週末。本來是被部屬強制工作的週末，剎時又變成自己可不支配的時間了。
　禮拜天晚上，我安然酣睡了十個小時，有了新計劃：週一，我要丟開部屬加給我的工作，要有我自己的時間，一部分用來教部屬一種很困難但很有用的管理藝術：「如何照顧餵養猴子∣如何自己承擔責任，解決難題」，另外一些時間，用來準時且準確地完成老闆以及公司制度交付給我的工作。
　
不必再內疚
　
　星期一早上，我稍晚才到辦公室，避開部屬在走廊等著把難題丟給我。我走過他們身邊逕入自己辦公室時，感覺到一種微妙的改變，以前我深為內疚所折磨：我欠這些人無以計數的猴子，而永遠無法償還。更糟的是，我從每個人的臉上看到自己的時間管理有問題，他們偏不掩飾這種看我不會支配時間而也覺得很難配合的表情，令我羞愧，而他們也感到沮喪，彼此影響，以致我們變成五個即將溺斃在組織海的人。
　但是今天，我首次感覺自己的憤憤不平變成愛心，因為我看到每個人背上都有好幾隻猴子，他們必須自行解決這些難題，不再是丟到我這裡來。
　我把他們一一叫進辦公室，個別面談的目的在把每隻猴子放在我們之間的桌上，一起討論出部屬下一步該怎麼做。他也許會規避問題，拖著不能解決，我決定讓這隻猴子在他身上過一夜，等他明天回來，再要求他無論如何要有些行動。
　屬下離開我的辦公室時，我看著他們揹著重擔轉身離去的背影，吁了一口氣，如釋重負，接下來二十四小時 是我去催他們解決問題，不是他們來催我。
　第二天，我跟部屬會盡時解釋說：「每次我幫你解決問題，你的問題就變成我的問題。這次開完會後，你的問題必須隨著你離開這間辦公室。你可以約好時間找我幫忙，我們一起來決定下一步該怎會辦。」
　到了下午三點半，我發現不需要把自己鎖起來工作，因為不再有猴子需要餵養，他們只會在約好的時間才進來，但一定要再出去的。
　我建議主管培養部屬自主解決問題的精神，但在發展部屬的自動自發之前，必須先認清部屬應該有自主權。一旦主管剝奪部屬的自主權，部屬就會喪失自動自發的精神，主管也休想再有自己的時間。
　
培養部屬自動自發
　
　而且主管與部屬不可以同時自動自發，「經理，我們有問題」這句開場白，就意味猴子即將跨騎主管與部屬的肩頭，展開猴子旅行。
　部屬自動自發可以有五種程度：一、等主管來問才去解決問題（最差的一種自動自發），二、告訴他怎麼做，三、部屬提建議，去實踐主管的裁決，四、部屬解決問題，但馬上向主管報告，五、部屬獨行其是，定時向主管報告（最好的一種自動自發）。
　主管的工作有兩項，先授權部屬自行解決；並依據主管的時間表訂出「餵養猴子」的時刻，也就是下次和部屬開會討論的時間。
　所以餵養猴子有以下七個原則：
　一、不可以把猴子棄之不顧任它餓死。因為如果不解決問題，等間題惡化，主管還得浪費時間去解剖病情，想辦法讓猴子復活。
　二、必須控制猴子的數目，使主管有時間餵養才可以。切記你越能擺脫部屬加給你的工作，你所能給部屬的時間就越多，你也會變得較平易近人，自己的時間也越多。
　三、只能依部屬餵養的那個時間去餵養猴子，主管不可以自己主動動手去一一餵飽猴子。因為如果主管不能依約一起討論解決問題，他會因延宕時日而自覺羞愧；但是但果是部屬自己爽約，部屬會因未盡職守而自慚形穢。
　四、如果時間衝突，可以另約時間解決問題，但不可以拖著不解決。
　五、應該面談，不應該靠寫紙條或批公文。文件往返只會增加解決問題的過程，無濟於事，與其說「寫份報告給我」－記得吧！批報告又會變成主管的責任，不如說「向我報告這是怎麼回事」。
　六、長達好幾頁的報告需要一頁大綱，有助討論問題。
　七、要求部屬自行解決問題的同時，也要決定給予他多少自主權。部屬能有多少自主權，要由主管來決定，因為如果部屬不能解決問題，結果還是得由主管來解決。
　如果用正確的方法解決部屬的工作，你的影響力將會增加，因而你的管理功效勢將事半功倍。（William Oncken, Jr.）

有效管理的五誡

　要使管理事半功倍，你必須牢記幾點：
　●為了有效利用時間，中級主管必須控制自己的工作的進度，因為高級主管與公司制度所加給中級主管的工作，背後都有「做不到就懲罰」的鞭策，所以自己控制自己的時間是第一 要務。
　●中級主管應該運用策略，減少或完全擺脫部屬加給難題的工作時間，以便增加自己可支配的時間，因而可以應付高級主管交辦的工作。
　●每當有難題待解決，總是兩方共同參與，一個去解決，另一個監督。
　●大多數主管花太多時間在部屬丟 來的難題上。如果花時間跟他們一起去解決，你仍能擁有自己可支配的時間。所以盡可能跟部屬「一起工作」，不是「為他們工作」。
　●部屬不見得會看重你希望他做的每件事，而只會看重你檢查的每件事。所以要訂出檢查部屬的工作進度的時間來，稱為「餵養猴子的時間」。（WO.）