1. 放下手邊工作查看電子郵件：固定查看郵件的時段，並將手機的信件通知關閉，避免不斷停下工作收信。若主管希望屬下能立即回覆每封郵件，社群媒體研究公司Vision Critical副總裁山謬建議，將主管來信預先設定為優先處理。 此外，處理電子郵件不只耗時，還可能引起健康問題。加州大學一項研究指出，比起定時查看信箱的人，收信頻率過高的人心跳快得多。
2. 收到郵件副本必回覆：若收到的是郵件副本，表示你並非主要收件者，可能也不需要回覆。將那些主要收件者不是你的信件過濾到其他的收件匣，一天只需查看一次這類信件即可。
3. 濫用副本功能：這是上述問題的另一面。若是將信件寄送給部門內所有人，就有可能要花上大量時間處理部門同仁的回信，這不只浪費自己、也浪費他人的時間。寄送信件前，務必再三檢查收件者都是需要閱讀該信件的核心人物。
4. 信件標題不明確：標題需要明確指出信件需求或是工作事項，而不是籠統的「請查閱」或是「會議行程」。企業寫作指導師傑克˙艾波曼（Jack Appleman）表示，若是標題不明、沒有清楚說明來信用意，有許多人會直接略過不讀。
5. 過於依賴電子郵件：若涉及的事務需要雙方溝通，與其透過電子郵件，不如打通電話或是當面討論。以信件來回進行溝通不但沒有效率，更會使工作難以順利進行。（張皓雲編譯）
