「記」出效率

「一○：二○到一○：四○，在邁阿密家的廚房和起居室度過，吃了點心和牛奶，收看電視節目『美國淪亡記』，洗衣服。」

「一○：四○到一二：二○，在臥室、浴室走動，看『美國淪亡記』，看第四、七、十台的電視新聞，洗澡，換睡衣，摺衣服。」

「一二：二○，上床睡覺。」

或許有些人認為把每件事記下看起來有點愚蠢，他們批評記筆記的人什麼事都預先作計劃，太嫌呆板。可是歷史上的一些有創造力的偉人，像是達文西，都瞭解把事情記下來的妙用，他們毫不介意別人認為他們愚蠢。

像葛拉翰參議員，也把「每一件」事情記載下來。他是在一九七七年競選佛羅里達州長時，開始認真記筆記的。葛拉翰希望藉此記錄下他是如何運用時間的，同時也能藉此幫助他循線回想曾經碰過面的人，另外還可以把腦子裡靈光一閃的點子記下來，不至於忘掉。他在筆記的前半頁記載每天、每刻所做的事，以及各花了多少時間等等瑣事；而筆記的後半頁則摘記一些他曾和別人討論過，並且打算在未來繼續研究的點子和話題。

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多種方法可採用

 

其實，記筆記有多種方法。有人喜歡把不必要的資訊過濾掉，只依長期目標和短期目標來分類；還有些人不用紙筆，而直接把資料輸入精巧的文字處理機。

卜廉游泳池公司的董事長貝利•卜廉和所有記筆記的人一樣，都相信把一個主意寫下來，是付諸實現的第一步，不過卜廉認為日記式的筆記不適合他，因為太浪費時間了，所以他發展出一套以工作為重點的筆記，把筆記本分成三個單元－「立刻」、「近期」和「暫緩」。「立刻」就是要馬上完成，「近期」部份則列舉還未完成的計劃，至於「暫緩」部份，有可能是永遠也不會實現的構想，但不減損其重要性，仍然要記下來，因為有些「立刻」該做的事，就是源自「暫緩」的構想。

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卜廉說：「如果我不把它們寫下來的話，天曉得會漏掉多少事沒有做。」他盡可能把「立刻」部份保持在一頁以內，他認為如果應該馬上做的事超過一頁，就常常會做不完。這種方法讓卜廉能把注意力集中在眼前，而很確定一切事情都按照他所希望的進度在進行。卜廉還認為記筆記有助於他的公司最近的成長，在他接管這個家庭事業的前一年－一九八四年，該公司只能建造三十五座游泳池，但等他接管一年下來，卜廉公司共建了一三○座游泳池。

 

輸入電腦也不錯

 

維多不動產集團公司的總裁凱爾採取的是另一種方法：當他接電話時，他把每通電話的主要內容輸進電腦裡面。剛開始時，對方聽到凱爾敲鍵盤記錄時，總是馬上閉嘴不談，後來他把敲擊聲減到最小，才順利的進行。由於操作很簡單，兩年來凱爾都用這個方式把電話內容記錄下來，他在交談開始時就很快把日期、對方姓名和電話號碼輸進去，再把手頭上有的相關細節加上去，等到正式對話時，他就把談話的重點同時輸入。

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凱爾從他的電腦記錄中可以理出一件事的始末，也可以觀察他的生意夥伴中，有誰比較能夠信賴，因為他能依據電話記錄分辨誰老是把事情忘掉，而誰又把正事牢記不忘。

不管筆記的型式如何，它們都有一個共通點，就是能幫助做筆記的人工作更具效率，使其不斷掌握自己的想法和行為，並且永遠朝向目標邁進。

 

記筆記的要領

 

「哈佛學不到的經營策略」一書作者梅高麥提供了五個記筆記的要領：

一、不管你是寫在小紙片或手肘上，反正一定要寫下來才算數。

二、養成習慣。記筆記一定要養成習慣才能奏效，你必須為它付出和對工作一樣的心思。

三、兼顧規律和彈性。梅高麥每天都隨身攜帶一疊資料卡，可以把想記的東西立刻寫下來，然後到晚上沒有人打擾時，再謄到正式的本子上。這種作法比每天在固定時間記錄好，以免被打擾。

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四、分類整理。不要讓筆記內容成為大雜燴，梅高麥的辦法是把筆記紙分為兩半，一邊記載「該打電話的對象」，另一邊則是「應該做的事」。把資料分開整理會使你更有組織。

五、別把記筆記變成一件「全職」工作。本文中所舉的每個例子，都把筆記限定在他的需要之內。梅高麥說，剛開始記筆記的人，總是想把遠超過他們所需要的資料都記下來，「如果你準備的本子太大，你就會去找事情來填補空白的地方，結果是陷入不必要的麻煩裡」。因此，不要為了遷就筆記本而更動自己的生活步調。（原作者WilliamTriplett，華盛頓郵報專欄作家。）