正文科技：沒有驚訝的系統轉移

坐在位於新竹工業區的辦公室裡，正文科技資訊部經理黃騰頤，拿著一台沒有接電話線的筆記型電腦，利用正文生產的無線區域網路設備上網。
按了幾下按鍵與滑鼠，樓下生產線上的每個機台狀況，哪個點做了多少產品、良率多高等等，都在電腦螢幕上一清二楚。
去年在客戶要求與本身的需要下，正文花了約四百萬導入工廠自動化流程。之後，公司的高階主管，只要連線上網，不必親自去工廠，就可以隨時隨地掌握生產線動態。
在高科技產業裡，這樣的例子不算少見。因為高科技產業很多客戶都是國內大廠，競爭激烈。如果自己沒有很好的彈性，就會非常辛苦，例如客戶有時候不是不給任何訂單預測，要不然就是時間很短。
正文副總經理陳貽堂說：「我們不是制定遊戲規則的人，所以必須要有更高的彈性與應變度。」
為了要具備這樣的應變度，正文在兩年前花了兩百萬元，導入鼎新的Workflow ERP系統，去年再導入工廠自動化。
然而，受惠於無線區域網路產品的興起，業績在去年驚人成長三．六倍、達二三．五億元的正文，儘管鼎新ERP只用了不到一年半的時間，卻在今年初又決定投資三千萬元，換更大型的Oracle ERP。不景氣中，為什麼還要花大筆鈔票換一套才用了一年多的系統？除了因為成長太快之外，更重要的原因是要跟國際接軌。
黃騰頤指出，當初也有人質疑，但是過去的系統不是在網路上作業(web-based)，而現在工廠的自動化流程已經是web-based，若ERP不是，以後的整合度更難。在講求移動性與速度的科技產業，這是一條勢在必行的路。
「這是為了跟國際接軌，為了以後的成長，很難用投資報酬率來算，」陳貽堂說明轉換系統的用意。有了先前的經驗，正文更知道成功導入的關鍵因素在於教育訓練，才能讓基層的使用者順利地從舊系統，移轉到新系統。
陳貽堂指出，新系統不是只有單向要基層操作人員去適應，而應該是在導入期間，就了解實際使用者對新系統的需求與期待是什麼。

了解使用者的「期望清單」

因此，正文除了由上層管理者組成一個專案委員會，每月固定開會之外，還針對員工一一做訪談，了解他們的需求與期待，做出一張「期望清單」(wish list)。而且不只做一次，還要重複來回做，以供系統導入時的設計修正參考。
一切的苦心，用意都是在溝通。因為唯有公司上下都認同並了解新的做法，才有可能成功。「這一切，就是要讓新舊系統的移轉，做到no surprise，不要讓下面的人在上線時，才發現怎麼會是這樣，」陳貽堂點出成功的關鍵。