在現代社會中,各種經濟活動都分散由不同組織負責,這些組織各有目標和資源,但又無法獨立存活,必須相互合作或交易;在個人層次也一樣,每個人各有目標、資源、知能等,也需與他人合作或交易,包括加入組織,以達成自身的生存目的。然而,不論組織或個人之間,合作或交易都不會自動發生,因此產生「整合」的需要,也因而有了管理者角色的出現。
為了順利推動工作,完成使命,無論是企業領導人或是各級管理人員,都必須設法獲得組織內外各方面的有形無形「資源」,也必須整合現有員工、未來潛在員工、外部其他機構所擁有的「知能」,包括吸引他們參與組織,以及積極地為組織提供其知識、貢獻其能力。
然而資源或知能擁有者各有其本身的目標,為使他們樂於提供資源或貢獻知能,管理者必須整合各方的「目標」,不僅應妥協各方的需求以獲得共識,有時也必須為組織創造一個令人感到值得貢獻的使命與願景,來吸引各方資源投入。因此,投資者、員工、顧客等的目標是組織需要整合的標的,而組織的正式目標與組織使命,一方面是整合的工具,一方面也是整合的結果。
為了有效合作,上下游廠商的產銷流程需要相互配合,單位間的流程也要密切銜接,因此各個「流程」也需要整合。組織並為此發展出各種管理流程,以有效串連、協調、監控這些直接創造價值的產銷流程。
「決策」當然也需整合。上級與下級的決策、平行單位間的決策、供應商及經銷商的決策,都應互相配合、互相呼應。否則若各行其是,組織根本無法運作。因此,各種政策、制度、契約、溝通、協調、訓練、甚至威迫利誘,都是整合各方決策的工具。
管理者制定決策需要正確即時的資訊,這些資訊來自組織內外,也來自管理者的上級與部屬。這些資訊雖然豐富,但往往既不完整,內容也常互相矛盾,因此需要將各種資訊進行累積、比對、驗證,以期對事實的認知產生更完整正確的掌握。這是對「資訊」的整合。
目標、資源、知能、流程、決策,以及資訊,是最基本的管理元素。它們既是組織或管理者需要整合的標的,也是用以整合的工具。
創業家與機構的領導人,所需要整合的資源、人才、資訊比較多,因此其整合的範圍廣,所面對的目標衝突多,所需具備之整合能力水準也高。而中基層的管理人員在其職責範圍內,也應主動整合相關的資源、人才與資訊,包括部屬的激勵指導,也包括與其他部門間的目標妥協以及互相支援在內。
從「整合」角度來分析管理工作,可以使我們對管理產生另一種境界的體會。(本文作者為國立政治大學企業管理所系教授)■
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