如何善訂出差辦法

波灣戰爭期間，許多知名企業如雷諾汽車、飛利浦、湯姆笙家電，都要求企業主管儘量刪減國外出差次數。這項決定卻為公司意外地節省了大筆開支。

備忘錄巨細靡遺

隨著戰爭結束，許多企業為了繼續節省出差旅費的龐大支出，開始重新檢討公司國外出差辦法和制度。而IBM的作法正是各企業的參考籃本。
IBM公司，任何差旅費報銷都詳載於一本備忘錄中，每位員工人手一冊，其中對訂機票、訂旅館或報帳的程序都有巨細靡遺的規定。譬如︰飲用高酒精濃度的飲料不得報公帳；結匯獲得的差額應歸還公司。假使有人不按規定行事，一旦發現，就必須向位於日內瓦的IBM歐洲管理委員會提出說明。這個不隸屬於任何單位的獨立委員會，由十五位公正廉潔的委員組成，其「審判」是相當嚴厲的。IBM就是經由這套制度，使它每年二億二千萬法郎的差旅費預算，達到最有效率的運用。
在IBM整套出差管理辦法中，還兼顧了飛行安全及住宿安全的考量。因此，IBM在全世界各地簽約的飯店，一定是通過安全官對防火、逃生設備審查後篩選出的名單。
除了規劃完善制度以外，企業運用高科技通訊產品－如電子會議－取代「人」的出差，以節省成本，也蔚然成為趨勢。「一位主管出差至歐洲其他國家，平均每天花費三千二百至七千五百法郎不等，而一小時的電子會議只要三百法郎！」一位經營電子會議的業者比較指出。他的公司在波灣戰爭進行的兩個月，訂戶暴增一倍。
IBM的員工不管走到那裡，都可利用公司的電腦輸入密碼，打開自己的電子郵件，隨時接收到別人傳來的訊息，隨時向主管做報告。
IBM模式刺激許多大企業起而仿效。但是根據法國商務旅遊雜誌調查顯示，六○％的法國企業沒有所謂出差政策。因為公司內沒有專責部門，大多數企業主管都是各別透過祕書訂機票，絲毫未考慮價格問題。頂多某些企業是由財務或採購單位代勞。

規章明確、一視同仁

事實上，財務或採購部門的人往往不是最常旅行的人，他們無法從旅行經驗中學到如何有效管理商務旅行。因此，最好的作法是將這類問題劃歸給具有相當管理能力的專人負責。例如在IBM是由行政管理部主管、法台化學則由國外部主管統籌。這些真正的專業人員最關心的，便是要使企業主管的商務旅行更有效率，他們會訂出明確的、尤其是適用任何階級主管的國外出差規章。
兩個月的波斯灣戰爭，意外促使法國企業回頭檢討國外出差辦法，希望像IBM一般，從管理制度上改進以提升效率，也許這真是拜哈珊當初發動戰爭之賜吧！（郭大微部份摘譯自法國展望雜誌）