辦公室會說話 — 擦亮企業文化的鏡子

　有人覺得辦公室是履行工作義務的地方，或者「有位子坐就好了」；但是注意自己形象的公司卻認為，辦公室是業主和設計專業人員共同創造的舞台。不論公司當局是有心還是無意，他們在磚瓦、桌椅、設計上的投資都能說出他們的管理風格，成為照亮抽象的「企業文化」的明鏡。
　「塑造企業文化」一書的作者就指出，大多數以自己為榮的公司都透過工作環境反映他們的驕傲，例如ＩＢＭ的辦公室總是以明亮潔淨而現代的姿態出現；大企業的分公司或各部門也都能貫徹總公司的標準；在內部管理上，工作環境能說明公司是否用相同標準對待不同階級的工作人員；文化強勁的公司在意成員對工作環境的感覺。
　分析辦公室是瞭解企業文化的第一道鑰匙。　

外國公司重門面

　在國內許多人心目中，外國公司似乎比較重視門面，每家公司都給人不同的感覺。
　大仁室內計劃公司的業務有七○％以上是外商公司，負責人姚仁祿指出，外國公司對內部設計相當堅持，有的公司在企業標準中，規定了設計辦公室的原則，以便管理，如規定公司色、那種階層的工作人員可以有個人辦公室、面積多大等。
　美國花旗銀行曾經有家分行發生火災，深深引以為戒，所以對建材都有明文規定，「甚至包括每個人可以用多少公斤木材在內，」姚仁祿說，花旗銀行各地分行的接待櫃台也一般高，這種種使得全世界的花旗銀行看來都像是同胞兄弟。
　又如惠普公司向以「到處走動的管理」著名，在規劃階段，台北公司的主辦人員就向設計公司提出「要容易溝通」為原則，採用的開放式隔間傳達了惠普重視員工的導向。
　一些外商在台的分公司也會默默地追求母公司的影子。
　設在科學園區的奎茂公司外形是棟紅磚色的二層樓建築，與周圍的藍天、黑碳色玻璃燈罩的路燈搭配，令人有恍若置身加州矽谷之感。
　奎茂在美國加州聖荷西（ San Jose ）的總公司　曾經得過設計獎，分公司除了外在景觀的近似外，內部設計也承襲了總公司對彈性空間、容易溝通和平等的要求。
　職員用開放式的大辦公室，主管級人員的辦公室只用玻璃與大辦公室隔開；佔「大多數」的職員佔用了視野最開闊的部分，面向以半落地窗隔開的天井，窗外的植物給大量使用終端機的辦公室添了些生意。主管人員就只能透過隔間的玻璃、職員錯落的肩頭欣賞天井的自然景色。
　財務長萬資仁解釋說：「主管要靠所有幕僚做事，才能做好，當然要把好的先留給他們」，接著說：「我們這種做科技的，就怕員工創意不夠，怕四面白牆的工作環境會給效率打折扣。」奎茂的總公司也有中庭，還加了些咖啡桌椅，供員工休息充電之用。
　奎茂給予設計師相當大的信賴，辦公室內十餘幅中國風味的畫作，都出自設計師斯越齡的選擇，襯出奎茂的地方色彩。他們計劃每隔一段時間就請原設計師回公司看看，再給一些意見。

日本公司本的抉擇

　在台灣歷史久，規模也大的日本商社卻呈現大同小異的規律，常被人形容是「排排坐，吃果果」的模式。大辦公室中，牆上的裝飾並不多見，部與部、課與課間用桌椅劃出分明的界限。課是最小的單位，同課的同事面對面而坐，課長的座位面向課員，課長身後不遠，是統馭數課的部長的座位。稍明內情的人走進日本商社，按照部、課的劃分，很容易由座位判斷辦事人員的職銜和職責。
　這種設計不但各課、各部容易溝通管理，也代表了「日公司本的抉擇」，一位常和日本同業接觸的設計師說。日本公司選擇了整齊、容易處理的辦公室設計，來配合長期的人事增減和能源處理。他指出，美商公司通常不會把費用列為第一考慮，日本公司採用花費不多的辦公室設計，卻在防火、防盜、防震這些安全措施、節約能源上作長期的考慮。不同的辦公室風格，也反應了日、美雙方不同的管理哲學。
　國人經營、座落在南京東路上的華威廣告，多次被外國客戶稱為「全世界最漂亮的廣告公司」。在新落成的頂樓花園，一塊簇新的銅板上鐫著」爭取第一是華威人的共同信念」，對總經理郭承丰來說，第一流的辦公環境也是爭取第一的重要信條。
　踏出電梯，迎面的是兩扇畫了門神的紅色門板、用八仙桌改造的接待處，室內大量運用了中國的角亭、角柱，用矮屏風做小隔間，盞盞懸掛的圓形燈籠，妝點出濃厚的中國色彩。
　除了地方色彩外，公司對職員的禮遇也值得注意。部門主管可以自選個人辦公室的顏色，職員的桌、椅都經過特別設計，工作累了，可以到樓上有竹、有流水的花園小憩，還有間玻璃屋，可以透過屋頂的玻璃直視藍天。
　但是，這樣的座位並不便宜–一個值一百萬台幣。為了四十位員工，華威廣告花了八百萬裝修一百八十多坪的辦公室、花園和購買民藝品，加上購屋、人事費、水電等，將近四千萬台幣。

總統與廣告人

　有人對這種鉅額投資辦公室不以為然。「我常勉勵員工，每個人的位子就是一百萬投資，希望這麼好的工作環境帶給他們榮譽感，更努力，建立廣告人的新形象」，郭承丰身材清瘦，說到這卻豪氣干雲。辦公室大中一幅矮屏風上寫的，正是華威身為廣告人的驕傲和期許：「不做總統，就做廣告人。」
　飛行船服飾是揉和辦公室設計於公司風格的又一個例子。
　五年前成立，專門製作銷售新潮服飾的飛行船已經在全省建立了九家分店和許多專櫃。公司內部設計也相當新潮而富於裝飾的情趣。
　透過明亮的玻璃門，就可以看到舖設了黑白三角圖案地磚的長廊，對比強烈而現代。長廊兩側立了許多假柱，半透明玻璃牆打上燈光，創造出光影豐富的效果。設計室內特別選用黑、白大格子圖案的地毯，與長廊地磚相呼應又有所別。
　「飛行船製作的服飾一直追求改善過去，作突破，所以辦公室設計也強調現代新潮，希望使人談吐、舉動上受影響，有更多新的靈感，」總經理林俊吉表示。他採用藝力公司一位日籍設計師的設計，因為設計的出發點正好符合飛行船的風格，也正是飛行船一直努力塑造的形象。
　鴻彰針織設在台北的辦事處則是運用管理的梳子打理的清爽有條理。
　工廠生產線的概念被移用在室內設計上。佔地七、八十坪的辦公室有五個會客處，各為特定類別的訪客和用途而設。例如靠近入口處的沙發是為報關、船務等人員預備的；總經理專用的會客室；紗廠、代理商等常利用靠近展示間的長沙發會談；展示室內，左、右各有一個會客間，中間陳列著各式各樣的針織成衣，可以同時容納兩組買主進行討論。
　總經理蘇茂雄解釋，這種設計是為了「使辦公室合理化，能同時進行幾件事情而不受干擾。」職員也和奎茂的同樣幸運，座位面窗，可以遠眺對街的運動場。

不買不好管理的東西

　他還進一步要求辦公室設計要和管理相輔相成。他的朋友覺得「金融中心地段貴，舖地毯才相襯」，他卻用塑膠地板取代地毯，因為「不要買不好管理的東西，辦公室容易維持乾淨比裝潢更重要」。
　結合設計與管理機能的例子處處可見。例如辦公室門口放置踏墊的地方特別做成凹陷的，放上地毯，就不會到處滑動，「省了很多管理上的麻煩」，蘇茂雄至今還為自己當時的堅持高興。室內設了衣帽架、雨傘架，所以大家能把外套、傘放在固定的地方。茶水間、影印機的位置也都經過考慮，可以省掉不必要的走動。
　成衣業本來就是個強調美觀的行業，鴻彰的展示間佈置得有如百資公司櫥窗，衣服或吊或穿在模特兒身上，配上燈光、綠色盆景和畫，更賞心悅目，也吸引買主。總經理蘇茂雄喜歡買畫，認為這些能在潛移默化中，培養工作同仁的美感。
　同樣設在金融大樓的王安電腦，總公司雖然沒有具體的指導原則，還是採用了在美國已成為主流的開放式矮隔間，在適應業務拓展上，顯示出相當大的機動性。

沒有桌子的辦公室

　負責設計的大仁公司姚仁祿很高興的說：「那是個沒有桌子的辦公室。」
　因為常見的矮隔間是在傳統的桌子上加屏風，王安的大辦公室用的卻是可以組合的活板，活板上包覆了不同顏色的絨布，用來區分部門，絨布套的一側還裝了拉鍊，布套可以拆下來換洗或更新，節省了相當可觀的費用。
　職員需要的抽屜則用附有輪子的矮櫃取代，放在當作桌面的活板下，不細看，還不容易發現兩者其實是分開的。遇到調換座位、部門或擴充時，屬於自己的東西可以「推了就走」，市場推廣部經理徐行說，他似乎很滿意這種便利。
　使用方便、節省空間的哲學也反應在產品上。不遠處有位職員正在操作王安「微寶」，「微寶」機座下有可旋轉的金屬槓，使用時不需要專門為電腦添購專用桌。
　但是由於各行業、公司有不同的需要，管理風格也大相逕庭，室內設計涉及的範疇太廣，也很難擬出一個具體的好辦公室的標準。美國「室內」（Interiors ）雜誌設立最佳室內設計獎，分辦公室、娛樂場所、展示室、海外設計等十二個項目，卻也只擬出使用是否愉快、有效運用能源和建材、美觀及實用四個大原則。一位資深設計師用「花很少的錢做起來的，工作起來舒服，容易維護」給他心目中的好辦公室下定義。
　曾在美國專修室內設計的女設計師斯越齡先考慮配合公司的性質。「銀行該給人溫暖、想接近的感受；服裝業可以用高科技的外形象徵流行走在尖端的特性，也可以做得像一般的辦公室，可是品味一定要高，」她舉例來說明。
　他覺得客戶的預算是設計師必須掌握的第二個原則，「不然作設計的人會有『夢』的傾向，都想選『最理想的』，如果最後因為預算被迫修改，就會覺得好像是自己的孩子被人整形一樣」，她的公司設計的奎茂、橡樹電子都是相當受設計界注目的「孩子」。
　而辦公室設計很難避免的矛盾是：設計人通常不是使用人，設計人視為好的或合理的，使用人可能使用起來不順手。
　飛行船總經理林俊吉就把設計成品比喻為舞台，台上進行的是由使用者擔綱的表演，如果舞台和表演配合不當，「使用人抱怨，設計人也遺憾，」會造成不信任設計的後果。
　事實上，有的業主因為辦公室設計的合用，會帶著自傲的神情侃侃而談整件設計的來龍去脈，卻也有人談起來一肚子苦水。

瞭解與諒解

　有位外銷廠商在辦公室啟用兩年後，覺得許多地方不對勁，他指出當初急著遷入，許多細節都討論得不夠，後來業務成長太快，電路、加裝電腦都成了頭痛的大問題，竟有「我太尊重設計師的意見了」的感觸。
　設計師張國雄認為，關鍵在於雙方的「瞭解與諒解」。他指出，雙方對行業、設計原理瞭解的深度和廣度不同，業主瞭解自己的需要，卻不見得精於設計；設計專家也不見得能完全瞭解每一行、每個公司的作業情形，溝通成為絕不可少的要角。
　為了避免語意上可能產生的誤解，藝力公司的黃永洪甚至帶著客戶實地去看設計個案，好弄清楚客戶的想法，以免產生「他說的『開放式』只是用玻璃門，我說的卻是完全不隔開的」這類的誤解。
　溝通要靠雙方都有體認、誠意才能達成。山耘公司設計了一套詳細的調查問卷，希望確實瞭解公司作業情形、未來計劃、人際交往、需要的設備及使用頻率等，做為設計的根據，總經理李嗣彥說：「我們的調查表甚至可以算出誰是呆人，那些流程可以省掉，可是中國人不愛填這個。」
　溝通對鴻彰的蘇茂雄來說，就是事前審慎的計劃，他的經驗是：「如果施工要三個月，就要先花三個月來討論溝通。」想樹立廣告人新形象的郭承丰特別用「業者和設計師共同的 Project」，為溝通　下了註腳。
　隨著經濟景氣逐漸復甦，有人預想公司數目會增加，也要增聘人手，但不管公司主管在不在意，雜亂無章、七拼八湊的辦公室也在透露著關於公司的訊息。與它對照的是，許多可以做為見證、成功的企業都有個懂得說話藝術、反映公司價值觀的發言人－辦公室。