親切的女主管

喬向梅莉敞開的辦公室探頭問：「我能進來嗎？」梅莉推開鎮壓已久的文件回答：「當然。」他們討論喬在工作上所碰到的問題，然後話題轉向一個不重要的相關問題上。一小時後，喬離開辦公室，梅莉吁口氣，把未做完的文件塞進公事包裡。
　而在同時，馬克敲敲哈瑞的門，哈瑞俐落地揚聲問道：「什麼事？」馬克進去，要求與哈瑞談談部門內的某問題。哈瑞從面前文件中抬頭間道：「明天再談吧？不然，你只談十分鐘，我今天必須趕完違建預告。」馬克只得告訴哈瑞，他明天再來，然後獨到自己辦公室，祈禱這番拖延不致影響該部門的生產計劃。
　這兩種反應的結果如何呢？梅莉當晚只好加班至深夜，甚至第二天仍在趕報告：但是喬卻對他能與上司討論並且解決了一個重要問題，感到滿心歡喜。而另一方面，哈瑞能完成他的報告，馬克只好拖著問題，無法解決，或只好在哈瑞配發的十分鐘內抓重點陳述。這或許會使他覺得他的要求是添人麻煩，或是時機不對。
　究竟誰對呢？
　在有關「可親性」的研究中，我們評估以下各因素：主管允諾了多少次敲門求見，每次求見的時間長度、支使秘書回絕電話與求見、主管留家裡電話號碼給屬下的次數、以及經理離開座位處決事情的次數。

女主管較男主管可親

　大體而言，女性比男性較為可親。甚為大多數女主管還懷疑自己可能過份可親了些，但幾乎沒有男主管有此困擾。即使表明要採行開放辦公室大門政策，男性實際上並不易為屬下所接近。
　幾乎所有的女主管均表示她們難以拒絕求見的要求，而幾乎無一男主管有說「不」的困擾。以下是幾則女經理們典型的說法：
　「我不介意被屬下打斷工作，他們是我工作的一部份。」
　「我儘可能自己接聽電話。」
　「我認為拒絕屬下求見談話，有虧職守。」
　「所有的員工都有我的電話號碼，他們可隨時找我。」
　男經理的幾則典型說法，反映了完全不同的作風：
　「我深信應使自己與屬下保持距離。」
　「我的秘書的主要職責即為回絕求見電話。」
　「一旦我關上辦公室的門，屬下就明白他們不該進來。」
　何以女經理的可親度是男經理的兩倍？以下是幾個假設原因。
　首先是由於我們的社會文化。有許多家庭，當父親午睡時，他關上房門，子女必須安靜，不得打擾父親。但如果母親想休息一會時，她經常會開著門，以便在孩子需要她時，她能聽見。這些在家庭裡養成的習慣，在工作場合派上了用場。
　另一個假設是根據研究發現，女性雖然在學校時或在工作上表現不亞男性，甚或更佳，但是女性無論就階級與薪水而言，對自己的期許都要比男性低。如果女性繼續如此低估自己，他們也會低估自己的時間的重要性，從而產生有隨意撥時間幫助別人的想法。較低的自我期許可能也造成女性較不會為了自身事業榮達，而設計或採取一些策略與施展手腕。

難於啟口說「不」

　有很多女經理表示，她們覺得要對那些要求佔用時間的人說「不」字很難，或許是擔心「不」字會使對方以為拒絕，而不喜歡他的女上司。女性是否較男性擔心不討人喜歡？居少數地位的人似乎天生就較缺乏安全感，較易渴望與他人有人事關係的聯結，希望身屬某些團體或組織。再者，社會上的成見已固定期望女人會較親切、幫助別人的忙、有教養、易於為人所接近，卻未以此期望男人。通常人們討厭不易為人所親近的女人，但卻尊重這種男人。
　大多數的男人視時間為其最珍貴的資產之一，且預留時間思考、計劃。許多男人易於專注於「完成手頭的工作」，而不關心別人，甚至甚少為他人所需預為準備。關心員工的滿意與否，即是關心他們的感覺，許多男經理不習慣考慮有關自己或他人情緒方面的問題。男經理們通常擔憂如果關心感情或情緒，會被視為探查屬下的私務。他們或許也擔心與屬下「來往太密切」，會被人視為他「好欺負」。

利弊互見

　當然，做為一個易親近屬下的主管，利弊互見。好處是：
　•屬下覺得他們的問題重要，覺得上司禮賢下士，因而確保了部屬對經理與該機構的耿耿忠心。
　•部屬的優劣點為上司所知，因而他們可獲上司之助，發展潛力，從而有效增強工作動機。
　•由於經理充份瞭解公司內的工作氣氛，可以事先預防發生衝突。
　•上司與屬下間的訊息傳遞不間斷。保持溝通管道的暢通是有效管理的重要一環。
　另一方面，太親近員工，也有其弊端：
　•管理人員會花許多時間處理當前的問題，而忽略為未來計劃。
　•無暇完成個人工作，以致工作負荷量加大，必須加班或回家處理公事。
　•如果女經理希望往高位升遷的話，只從事固定工作不夠；有創意、敢冒險、並且瞭解同事與上司才重要。
　•太常為屬下解決問題，剝奪了他們自己解決問題的機會，壓抑了他們的獨立性。
　如何知道自己對員工是否足夠親切呢？唯一方法是詢問你的員工，因為只有他們才清楚。面對面談，或不記名的問卷調查均可。
　如何知道自己是否可親得過度了？你自己就可找到答案。如果你經常回家處理公事，而且經常利用夜晚與週末加班，而無時間從事長程計劃、創思新猷，這表示你處理了太多例行工作。
　何時應增加你的可親性？
　一、當士氣低落或員工鬥志不旺時。
　二、當員工表現或生產未達預期時。
　三、當加入新人時。
　四、新分配工作或工作性質不清晰時。
　五、當屬下無法達成某項標準或無法準時交件時。
　六、有因循苟且、曠職怠惰或員工流動率高時。
　七、流傳不正確的消息或不實的謠言的時候。
　八、發生勾心鬥角、不信任、憤怒或怠工破壞他人時。
　九、當個人或團體間有不良惡性的競爭時。
　十、政治或經濟環境對公司不利時。
　管理階層人士的可親，經常並未受到公司的獎勵與重視。協助屬下成長、發展、在他們身上花時間、改善他們的工作環境、締造不同的工作進度等，尚未為人們認為是有效管理的重要工作，然而這些卻都是造成員工忠心努力的活動。
　公司可用獎賞的方法，增進經理人員願與部屬接近的心態。通常男經理需以管理座談會或獎勵誘因，促使他們多關懷屬下；而對於過份注意屬下支節末微的女經理，則須設法將她拔出泥淖–接觸不同的工作，鼓勵她們透過為許多部門分勞，而舒展自己。
　除非你學會權衡輕重，否則在何時應可觀到何程度，實難掌握。

可行的方法

　在每日工作之始或尾聲時，不妨關上辦公室門，讓你自已獨處片刻，或處理「急要件」的工作。一天當中，你不可避免地會碰上突發事件，因而打斷工作。但是據研究發現，典型的工作打斸，每次平均只費時九分鐘。因此應預先排定一段時間，讓屬下知道你經常是在這段時間，才有空解決他們的問題。
　如果你有個助理，你得要他明瞭你的工作的輕重緩急，因而他可記下留言或代你轉撥電話。否則即利用諸如「如非重要，請勿打擾」、「請進，我現在有空」等標示來。一位女經理想出一個婉轉的方法表示她是否有空：她在辦公室裡放兩張桌子，當她在角落工作時，沒人可前去打擾；當她坐在靠門位子時，屬下就知道可以敲她的門啦。
　學會何時如何結束談話或會面也很重要。在討論一個特殊問題或計劃時，一旦你及部屬已同意某種作法或進度表時，你應立刻進行下樁事，尤其在時間不充裕時。如果部屬表示有需要進一步討論時，你可以說：「我現在有急事要做，何不後天再來，決定另約時間再談。」有時留個一、兩天讓他去想問題，會使他們更能透視問題，甚而找到解決方法，然後他們可迅速找你談或儘快通知你不必再討論。這不僅節省你的時間，而且推動員工運用自身能力解決問題，同時也得到你對他的支持和關懷的感覺。（譯自Ms.）