遠端工作「防疫」興起，管理者準備好了嗎？遠端管理的10個守則｜天下雜誌

遠端工作「防疫」興起，管理者準備好了嗎？遠端管理的10個守則

在新冠肺炎疫情的推波助瀾下，遠端工作成為企業不得不面對的辦公新型態。遠端工作的高度彈性與成效導向特質深受員工青睞。但是面對無法立即與團隊溝通以及追蹤的挑戰，管理者準備好了嗎？

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新冠肺炎疫情衝擊，國內外企業紛紛鼓勵員工以遠端工作防疫。

事實上在疫情催化以前，遠端工作已經被視為新興的工作型態潮流，不但可以提升員工生產力，又可以提供團隊靈活的工作彈性。

美國企業Upwork報告則指出，遠端工作對傳統職場的衝擊，甚至有可能勝過人工智慧。

「我們傾向於把遠端工作者，想像成一種傳說中的生物，」歐洲工商管理學院（INSEAD）組織行為教授莫蒂森（Mark Mortensen）說，「但你不應該把他們想成在本質上有什麼不一樣，他們不過也是在組織中工作的人，要用這種心態對待他們。」

面對遠端工作潮流興起，管理者準備好了嗎？

以下為10個管理遠端工作的管理守則：

「作為管理者，你應該有清晰明確的工作目標，」Ferrazzi Greenlight執行長法拉奇（Keith Ferrazzi）向哈佛商業評論指出，「管理者應該建立明確的責任歸屬，以及定義每個月、每一季甚至是每一年的目標表現為何。」

3.定期與員工互動

管理者應該每天透過某種溝通管道，與遠端員工互動。並且另外訂定與員工面對面的會議，這個會議可以結合某種訓練課程，讓遠端員工也有組織參與感。

定期與遠端員工進行線上的面對面會議，在溝通上特別重要。如果沒有面對面的溝通機會，遠端員工有可能不瞭解工作目的，或是不清楚自己的工作表現。

企業往往不願嘗試遠端工作的原因，是無法保證遠端工作的成效。解決這種擔憂與不信任最好的方法，是訂定明確的遠端工作行為準則。例如，要求在24小時內回覆電郵、緊急聯絡改用簡訊、或是劃清工作時間避免在某些時間通電話。

然而管理者也必須認知到，有許多自己無法完全掌控的情況。如果遇到這些狀況，管理者應該學會信任團隊成員自己面對這些挑戰，並且在有必要的時候，協助他們進步與提升自我。

遠端工作者往往缺乏在辦公室的真人互動，因此能夠確認員工個人動機，與工作目標一致非常重要。管理者應該幫助遠端工作者釐清任務目標，了解他們的價值觀，他們喜歡達成的工作目標類型。這會協助遠端工作者，維持高度的工作動力。

另一個遠端工作模式的挑戰，是如何保持正向的企業文化，以激勵員工的參與感。除了實體的團隊靜修（team retreat），也可以透過定期的線上視訊會議、獎勵表揚工作成就與創造一個讓員工輕鬆聊天的群組，都可以「遠端」維持企業文化。

如果你的員工無法下載他需要的檔案，或是聽不到視訊會議上說了什麼，那公司連最基本的工作需求都沒有解決。首要任務是投資可靠的科技工具，讓遠端合作變得可行，並且規劃明確的工具使用守則與程序。

管理遠端工作團隊最重要的是設定工作目標，不要擔心員工實際上都在做什麼，擔心員工達成的目標與成效就好。管理者應該重視成效，而非控制員工實際上的工作活動內容。

管理一個高效率的遠端工作團隊，最需要的是一個溝通策略。首先，管理者應該規劃每週正式的回報次數。其次，應該訂定平日溝通需求的方式，並且定義清楚哪些狀況為緊急狀況。如此一來可以大幅減少沒有效率的溝通，提升團隊效率。

與遠端員工溝通不要只是談工作，也要適時地同理與關心他們的人生、家庭與信念。對員工展現支持，不要只是追蹤他們的工作成果與數字。例如，在視訊會議的一開始，可以稍微關心彼此的個人生活或是週末行程，並且鼓勵員工之間也如此互動。這種互動方式可以建立更深的社群感與個人連結。

（資料來源：HBR, Forbes, Inc., Entreptreneur）