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別浪費時間 開會前先問自己9個問題

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別浪費時間 開會前先問自己9個問題

圖片來源:shutterstock

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別浪費時間 開會前先問自己9個問題

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在公司常常開幾個會,時間就被吃掉了,沒有東西比無意義的會議更令人筋疲力盡。

當然不是所有會議都在浪費時間,適當的會議可以解決問題、代替一連串繁瑣的Slack訊息傳達資訊。關鍵在於是否做好準備、有沒有問對問題。

當你要求召開另一次會議前,先問以下這些問題,來判斷這場會議是否能有效運用大家的時間:

1.     我真的有必要舉辦這次會議嗎?

你可能覺得答案再明顯不過,但有部分公司定期開會卻沒有真正想過為什麼要開。開會的意義在於確保大家都有在工作,但如果你的團隊效能很高,這種會議並不必要。

這種情況下開會,不但會讓員工失去寶貴的工作時間,當他們回到辦公桌時,收信、查看社群媒體的「過渡循環」也會增加他們開始做手邊計畫前花費的時間。

2.    目的是什麼?

問問自己,你想從這次會議得到什麼?2016年《Fast Company》一篇文章引用微軟研究指出,多數會議沒有經過適當策劃,67%沒有議程,如果你不知道開會的目的是什麼,就無法擬定議程。

如果沒有議程,會議浪費時間的風險就更高。

3.    如何對這次會議留下深刻印象?

有時候開會大家會恍神,錯過重要資訊。電商公司Etaliz會在會議結束時進行問與答,方便沒跟上進度的人提問。

4.    事前要告訴與會者什麼資訊?

如果與會者毫無準備,開會很難有效率,但如果你事前沒給他們足夠的時間,也難怪其他人沒辦法做準備。

在創意討論會議、共識會議裡,你應該先提醒大家你想討論什麼問題或想法,讓他們提前做足準備。如果他們是在會議上第一次聽到你要討論的主題,就應該分配一些額外的時間來澄清想法。

5.    誰真的需要出席?

你知道,最惱人的事情就是信箱裡堆滿你不一定有必要參加的會議通知。如果會議跟他們實際的工作無關,還會害員工晚下班,那沒有員工喜歡一直開這種會。

亞馬遜執行長貝佐斯有一招開會術是「2盒披薩」原理,與會人必須在2盒披薩可以餵飽的人數以內。跟一大群人開會的效率不彰,較小規模的會議更有效率。

6.    如何實踐開會結果?

有些人開完會得到結論,卻不知道下一步要怎麼做。作家史瓦茲(Roger M. Schwarz)建議把待辦事項寫成問題,例如議程不要寫「討論影片進度」,應該寫「影片何時完成?」這樣一來你開完會就很清楚知道下一步該怎麼走。

7.    如何確保大家都有投入會議?

如果你的會議是由一兩個大咖支配,那對你的生產力沒有幫助,因為會議的目的是交流想法。如果組織無法確保大家都投入會議,就會失去對團隊極有價值的多樣化觀點。

8.    每項議程最適合的發言人是誰?

在會議中發揮用途的人不一定要無所不知。你要知道最懂每件事項的人是誰,一知半解卻裝懂對你的計畫沒有任何幫助。

9.    如何確保這次會議有善用大家的時間?

開會有機會成本,FINTECH新創Tala執行長西洛亞(Shivani Siroya)說,當你走進會議室,一定要記得大家都是犧牲了一部分時間來到這裡,要尊重別人的時間,開會才能成為正面助力。

(資料來源:Fast Company
 

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