撲滅時間蛀蟲

時間蛀蟲之二：開會。無論你是會議的召集人或只是與會人員，你都可以使會議變得更有效率。如果你是召集人，你應先決定會議的目的是什麼？這個會議能否以發給每人一張備忘錄來取代？先決定會議中那些是必須討論的（討論事項儘量減少），並定好會議時間的長短。設計好會議的議程，給每個要討論的主題都定好時間，並且切實遵守，除非每個人都同意這個主題應該繼續討論下去。

在開會之前，先讓每個人知道他們應該準備些什麼。同時應常常檢討一些例行會議，看看是否真的有必要。

如果你被邀請參加一個會議，應先打聽清楚誰是召集人？為什麼你被邀請？這可以幫助你決定是否有必要參加，同時也可以幫助你知道應該準備什麼資料。

開會的通病就是離題。專家建議我們在開會中常常問：「這和我們討論的主題有什麼關係？」而把討論拉回正軌上。

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時間蛀蟲之三：不速之客。如果可能，和同事或屬下的會談儘量事先約好。就如同處理電話一樣，最好每天保留一段時間，讓大家都知道你這時有空。

當屬下來找你時，你可以說：「現在不行，等一下好嗎？」或者「這真的很重要嗎？我現在急著完成一項工作。」另一個阻止不速之客的方法很簡單，把門關上就好。但這一招不能常用，否則你會失去和屬下接觸的機會。

有些同事常常令人頭大，和他們討論業務問題，最後常會變成一大堆個人瑣事的閒聊。一個解決的方法是到他的辦公室去談話，這樣當你覺得正事辦完了，你可以自由地離開。

時間蛀蟲之四：書信文件。許多時間管理的課程都建議「每份文件只能經手一次，」這聽起來很有效率，但實際上行不通。你根本無法在看過一遍後，就把所有的文件都處理好，或是把該扔的扔掉。

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比較可行而有效率的辦法是先把文件瀏覽一遍，然後按緊急性分類。急件包括帳單、備忘錄、業務信件等。非急件包括新聞稿、開會通知、廣告函件等。每天都檢查一下「急件」的籃子，至於「非急件」，則一週一、兩次就夠了。

時間蛀蟲之五：午餐。在中午吃一頓豐富的大餐既浪費時間又令人昏昏欲睡。其實午餐時間可以好好利用。許多經理開始試著排除不必要的應酬，自己在辦公室吃一些簡單、健康的午餐。這時辦公室的人都出去吃飯了，你可安靜地批閱公文，或看看各種財經刊物。但對某些人的工作來說，午餐時間是和客戶洽談最好的時機，許多生意都是在午餐時成交的。這種商業午餐不能忽略，不過也不能拖得太長，最好在一個半小時內，而且不能喝酒。

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時間蛀蟲之六：拖延。拖延是每個人都會犯的毛病。通常我們拖延的都是一些最困難或最令人不悅的差事，對付拖延的一個有效方法是，找出你通常會拖延的工作，把它分成幾部分，分別定下完成的期限，這樣，那個工作不會看起來那麼可怕，而且不必等到最後期限的前一天晚上拼命開夜車。

人喜歡拖延，有時是因為恐懼失敗或太堅持完美。要克服拖延的毛病，你可能必須冒著一些失敗的危險。

時間蛀蟲之七：危機處理。由於沒有適當地安排工作進度，沒有好好督導屬下，再加上拖延的毛病，許多事情到最後會變得不可收拾。許多經理人員常常像救火隊一樣，忙著解決各種危機，但更根本的解決之道，是儘量避免危機的發生，這有賴於事情的計畫。做計畫要花時間，但最後它會幫助你節省時間。你應該為整個部門定計畫，包括工作的優先次序，各種可以互相替代的方案以及檢討的制度等，並確定部門每個同仁都了解這些計畫。

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克服時間蛀蟲的良方－工作清單。每個人應該至少列兩種工作清單，一種記下每天要完成的事情，另一種用來記一些長期的計畫和方案。大的工作應該分成幾項，列在每天必須完成的工作清單上。把每天要做的事限制在合理的範圍內－每天最多約八項。

每天下班前把明天要做的事列好清單，有助於你評估今天所做的事，而且可以冷靜地做計畫。如果你發現有一項工作已經連續在每天的清單上出現了好多次，你應該考慮把它分派給別人，否則就果決一點，現在就開始處理它。

把工作清單寫在記事本上，攤在桌上，讓你隨時可以看到，也可以記在小本子上，隨身帶著，如果下班後想起什麼事還沒做，就隨時記下。

列工作清單可以使自己得到一些獎勵－每當你完成一項工作，你就畫掉一項，這會帶給你莫大的成就感。如果你的上司很吝於稱讚，這種成就感對你更重要。

專家發現，大部分人列了清單以後，結果每天完成的工作都多過清單上所列的。他們也發現，按照計畫切實執行，是使工作清單發揮最大功用的首要條件。（原作者為RobinWarshaw，是費城的一位自由作家，專寫財經醫療）