重磅週年刊

公文愈堆愈高怎麼辦?

公務繁多,公文愈堆愈高,東一堆、西一疊,連寫字的地方都沒有,更不用說工作效率。

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儘管科技進步,讓許多人相信未來的辦公室會是一個看不到紙張的地方。但是,至少到目前,絕大部分的辦公室,可以說還是用紙張堆出來的。

以美國為例,美國每年製造三百億份原始文件,成本超過一千億美元。這筆數目不是憑空杜撰出來的,而是美國人民協力製造出來的,因為:美國人花五○%到七○%的時間處理文件,在大部分的公司,每一位白領階級平均保有一萬八千頁的文件。更驚人的是,每人每年平均增加四千頁的文件,絕大部分連看都沒有看。放在資料櫃中的七五-八五%的文件,也通常沒有人會再去翻出來看。

聖地牙哥州立大學資訊決策教授傅列雷的研究發現,七○%的主管表示,職位愈高,必須處理的文件也愈多。有效率的主管,通常也最擅長剷除堆積如山的文件。以下十種方法,可以幫助主管,維持桌面的整潔,提高工作效率:

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