聰明管理

西門子管理訓練省大錢
　公司碰到棘手問題，該怎麼解決？傳統的做法，當然是花錢到外面找昂貴的企管顧問來解決。西門子想了一個聰明的妙招，它開設一項企業內部的訓練計劃，這個「企業大學」像一般的MBA訓練課程一樣，分析、討論案例。不同的是，這些學員都是西門子的分析人員與工程師，而且，討論的案例都是西門子內部碰到的問題。
　西門子是全球唯一一家，不只不用花錢來做管理教育課程，還能為公司省錢的企業。今年，到目前為止，這項訓練課程解決的問題，已經為西門子省下一千一百萬美元。「管理課程為什麼一定只花錢，不賺錢？」設計這項課程的貝爾曼問道。
　西門子企業大學怎麼做？比如，六個不同部門的經理人組成團隊，針對一個發生在其他部門的問題，進行案例研究。接下來，團隊必須想出一個方法，並且指出執行新方法，可以為公司省下多少錢，成員再互相辯論。一旦執行新方法的計劃通過，團隊成員不只要把原來的工作做好，還要無償撥出時間來解決這個問題。
　然而，處理這些問題所需要的專長，通常不是這些「學生」本來就有的。因此，這些「學生」不得不跟其他的部門「策略聯盟」，從而學得自己原本不熟的能力。美國《商業週刊》就指出，西門子企業大學成功的原因之一，就是打破部門界限，管理者必須跟這些來自別的部門，特別是國外的「學生」，一起解決問題。
　而對於西門子這個在全球一百九十個國家，擁有四十四萬個員工的跨國企業來說，「要能全球競爭，員工的資源與想法必須要能互相分享與交換，」杜克大學商學院教授韋德說。這也是西門子企業大學的目的。西門子指出，明年將以這種方式訓練二千五百個員工。
　當然，員工也會有抱怨，有時候，員工到半夜一點鐘，還在用電子郵件討論問題。但是，如果不利用這種在職訓練的機會，就愈不可能成為企業的閃耀新星。
　事實上，西門子的經驗，顯示一項重要的訊息，就是任何一個企業都可以發揮企業家精神，讓管理者跳脫熟悉的職位角色，來解決問題，而非總是向外求助。（藍麗娟）

「活力指數」管理祕訣

　一個成功的管理者要善用個人的「活力指數」（E-Quotient）讓管理更有效率。
　根據《今日管理》（Manage-ment Today）雜誌指出，善用「活力指數」，必須掌握指數的輕重高低。不同的場合需要不同的活力，大的團體面前，通常需要更高的活力；美國聽眾也比英國聽眾更喜歡誇張的手勢。
　《今日管理》建議每位管理者檢驗自己的「活力指數」：
　你的「活力指數」可能過低，如果：
　●其他人常常打斷你，或是替你的話做結尾。
　●人們不知道你在特定事件當中的立場。
　●當你希望得到一些反應時，聽眾卻保持沈默，或是改變話題。
　●其他人覺得你不夠堅毅、太重視細節、好好先生、太無聊……
　要增加活力－－儘量多和人溝通、傾聽，確認對方聽到你的訊息，知道你在留意他們的看法。
　你的「活力指數」可能太高，假如：
　●你只是陳述一件事實時，對方都會和你辯論。
　●你常常不小心，把原本不想說的事情說溜嘴。
　●其他人抱怨有你出席的會議中，別人的聲音常常被忽視。
　●別人形容你太情緒化、傲慢、敏感、失控、主觀、有敵意、無情……
　降低指數－－你可以在每一句話後面停頓，從一數到三。會議前利用充分的時間，想清楚你的目的。找一個人，隨時提醒你，能量可能過高了。
　「活力指數」處於最佳狀態
　●人們很自然就會傾聽你的意見。
　●大家喜歡和你分享構思中的點子。
　●同事會立刻執行你的策略。
　●其他人形容你，對自己的信仰有熱誠、堅毅，但是開放、精力旺盛、充滿希望、隨時接受挑戰。
　要有效的管理跨國市場，你必須隨時調整自己的活力指數。要保持活力指數最佳狀態，必須時時觀察自己和別人，同時隨時調整。（陳雅慧）

銷售活動打鐵趁熱

　「顧客資料分析」，是當今行銷實務中最熱門的議題，也是行銷人眼中的金礦。
　《目標行銷》（Target Marketing）月刊，最近專文建議企業，以顧客交易次數及金額資料的分析為基礎，來提升行銷活動成本與效率。比較關鍵的概念如下：
　●喜新厭舊是大忌：首次交易的活動成本，是後續交易的十倍。而企業內曾經購買兩次的顧客，對於行銷活動給予正面反應的機率，大約是只交易過一次顧客的一．五倍。
　因此企業對於交易次數越頻繁的顧客，反而更應該加強如郵件行銷等行銷活動。甚至在廣告資訊爆炸、顧客的注意力成為稀有資源的年代中，同樣的促銷郵件多寄兩次都不為過。
　●打鐵要趁熱：顧客首次交易後的短期內，其實是企業爭取第二次交易的最好機會。這個時期交易的成功率，將比一年後再進行促銷，高出百分之五十。而如果在一年內，沒有完成第二次交易，那麼往後再交易的機率將降低一半。　
　●數大才是美：如果顧客首次交易的規模很小，那麼如果還有下一次的交易機會，成交金額很可能更小。而這類顧客幾乎是毫無利潤可言。
　有趣的是，許多企業在開發業績時，都會從顧客交易歷史資料檔，找出這類顧客來經營，結果浪擲資源又一事無成。
因此在規劃行銷活動時，那些首次交易金額很大的顧客，應列為重點目標客層之內。
　●大顧客沒有你想像中那麼忠實：許多業務人員與主管，看到某顧客訂單規模龐大，便以為這個顧客沒有其他同類產品供應商。
　依據調查顯示，這種顧客是最棒的顧客，卻不是最忠實的顧客，因為他們一定還有其他供應商。值得企業繼續努力，擴大訂單規模。
　其實，業務主管可以依據上述的數據分析，篩選出首要的行銷目標區隔，而不是在行銷活動上，將所有顧客一視同仁。 （莫乃健）

輕輕鬆鬆鍛鍊記憶力

　也許大家都聽過一個笑話，為了要改進日益衰退的記憶力，買了一本「如何增進記憶力」的書，但是當回家打開書本閱讀之後，卻發現前陣子早已買了同一本，然而卻絲毫記不起來內容到底看過沒有。
　其實大多數的人都是健忘的，因為只有青少年和二十出頭的小夥子，記憶力最強，四十歲之後就開始直線衰退。
　但是就管理而言，記性不好卻是個災難，尤其當你越往高層爬時，記得住的事情卻越來越少。高處除了不勝寒，還有健忘常相左右。
　雖然記憶力減退跟年齡息息相關，但英國波瑞爾廣告集團主席佛來契認為，記憶力可以透過鍛鍊來讓它更有效率，因為記憶力就像人體肌肉一樣，需要藉運動來保持巔峰狀態。
　他提出幾個鍛鍊記憶力的方式：首先從最簡單的步驟做起，使用工作日誌與明細表，而且要越詳細清楚越好，你只要每天記得檢視明細表的內容，就像出門前穿鞋一樣當成固定的習慣，將會減輕腦中的負擔。
　第二，即使你擁有輕巧的筆記型電腦，有時卻不能任意打開電源來使用，但是筆記本與小卡片可以立即寫下重要事項，方便又好用，但要記得放在哪裡。
　第三，把要用的東西放在無法忽略的地方。例如檔案夾放在門口，文件放在椅子上，換句話說，把重要的東西放在刺眼的位置上，讓你無法忽略它的存在。
　另外，將記憶與視覺做密切的聯繫，也是增進記憶的好方法，例如當你停車時，把周圍的景物與特殊的標的記清楚。
　但是佛來契也提醒讀者，雖然記憶力如同肌肉一樣需要鍛鍊，但是運動過量也會疲乏，如果能適當地鍛練，即使將來攀到管理高層、甚至退休以後，記憶力仍然會非常活躍。 （洪震宇）

善用人壽保險，避免交棒危機

　超過百分之九十的穩定成長中小企業，在業主意外身故時，公司最後都關門大吉。有什麼方法可以兼顧企業家族和員工的利益嗎？
　十月份的《個人理財規劃》雜誌（Personal Financial Planning）指出，許多中小企業主在生前，便已經考慮到這種情況，因此規劃企業資產的配置時，也將這個因素考慮進去。
　然而，他們都忽略到，穩定成長的企業價值不菲，如果直接轉手給子孫，子孫要付的遺產稅非常驚人。許多繼承人一時拿不出如此多的現金，只好變賣資產，甚至引進外資而導致經營權外落。
　而如果子孫與遺族搶奪遺產時，更只有變賣公司以平均分配遺產一途，企業前途更加悲慘。
　如何讓中小企業永續經營，不受企業主個人存亡的影響？專家提出一個創新解決之道－－人壽保險 。
　這種操作方式，必須考慮到公司所有權型態，是屬於獨資、合夥或有限公司等不同性質而定。
　如果是獨資企業，可以由預定的接班人（特別是接班人並非親屬時）出面為企業主購買保險，而購買者則是受益人。而萬一企業主真的不幸身故時，受益人可以用這筆保險金，向其他繼承人購買繼承權利，以及償付遺產稅。
　如果是合資企業，那麼合夥人可以互相替對方購買保險，以購買者作為受益人，並簽訂合約請律師公證。合夥人之一身故時，健在的合夥人同樣可以運用保險金，來解決繼承與遺產稅問題。
　同樣原理可運用在有限公司型態，所有大股東攤銷保險金，並訂定股權只可出售給成員之類的協議，以避免競爭者向股權繼承人惡意收購股份。
　以壽險來解決未來的繼承與經營問題時，企業主更要提早規劃與準備。更重要的是，多諮詢公司法與遺產法律專家的意見，訂定在法律上有效的協議，才能讓公司永續的經營。（莫乃健）