管理者每天可能都要進行許多場會議，但什麼會議才需要召開？如何讓會議有效率地完成，並確切交辦任務且順利達成？這跟團隊管理息息相關。
我團隊裡的每個人，都很熟悉「problem、analyse、solution」（發現、分析、解決問題）的完整過程。來開會前必須準備好你的問題、分析跟建議解方。
而非出席一場會議，只報告業績是多少，缺乏分析與解方，等待別人給答案，幫他處理問題；這樣的會議是浪費了其他與會者的時間。（看更多：你開了多少浪費生命的「無效會議」？賈伯斯的開會三不政策）
假設今天二樓漏水，準備好的員工會回報：我檢查是水管破裂，已經先請水電工過來，大概什麼時候會修好。而不是只說：老闆漏水了。卻沒有提到為什麼？怎麼處理？
給員工做決定的自信
發生問題，員工如果回答不知道怎麼辦或沒想法，代表他沒有先思考，甚至不夠認真看待這件事，也就無法訓練員工解決問題的能力。
團隊每個人都是該領域的專家，我希望發生問題時，能聽到專家建議的解決方式。如果他的發現、分析、解決很完善，管理者根本不需要有動作。如果解方還可以更好，有了第一個解決方式，才會有2.0或3.0版本的出現。
至於怎麼掌握開會流程？在開會前先安排好會議要完成、確認的事項，把它列出來，然後一個個把它解決掉。
一件事情可能有20種選項，如果這20種選項要所有人在會議討論決定，或許只是偽民主；但當負責人先主動思考，篩選判斷到剩下兩個選項，開會時只需把兩種選項的建議列出，會議就會有效率。（看更多：少了這3種人，別妄想動腦會議成功）
假設會議上，大家對一件事有不同的建議做法，各有各的專業跟道理，基本上，遇到這種狀況，我不會只從我認知的方式決定事情，而是傾向讓本來處理這件事的負責人做判斷。
這也是訓練團隊責任感的方式。不管多小的職位，當管理者給員工那樣的自信，他會覺得自己很重要，因為這件事情只有他能決定。（看更多：高IQ會議 貝佐斯：重要會議一定要10點開）
我平均每天有6到10場會議，每場從15分鐘到2小時都有。若員工都擁有以上能力，管理者只需依照團隊判斷給予「yes or no」（同意或不同意）的決策，開會當然就有效率。（責任編輯：陳郁雁）
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