回一封信超過5分鐘　其實你效率很差

但是要如何確保自己不會砸太多時間在回信上？

二、罐頭結尾句

最樸實的方法就是用手機的碼錶倒數，不管你有少話要說，用5分鐘解決。接著，請想好一個禮貌的罐頭結尾句子，如果一直想不到，下面這一句可以參考著用：

我就先說到這裡，如果需要更多訊息，或我再幫忙釐清什麼，請隨時跟我說。

另外，如果你發現自己經常讓罐頭結尾句派上用場，某種程度上表示，你該練習講重點了！你不妨這樣想，就如同你有一大堆email要回，收件人也有一大堆email要看。所以言簡意賅一點吧！

三、你也需要罐頭回覆

如果你發現自己很常回覆類似的內容，不妨擬幾個罐頭回覆。

1、使用工具，TextExpander應用程式等工具會記錄你鍵入的字，當你鍵入特定的字時，依照你的習慣直接幫你完成整個句子。比方說，當你鍵入「謝」這個字，應用程式會出現過去各種你表達感謝之意的詞組與句子。

2、Gmail和Outlook也有內建的罐頭回覆，比起一些應用程式，需要多幾個點選動作，但這兩個email系統甚至可以幫你把主旨都寫好。

四、把email當email用，讓所有工具「各司其職」

如果寫一封email需要超過5分鐘以上，那它或許根本不是email，而是以電子郵件形式包裝的備忘錄，或是以「嗨」為起頭、試圖說服別人的文章。

不要把email當成來來回回討論事情的「共筆文件」，讓email這個工具回歸它本身的用途。比方說，要討論會議時間，就用行事曆app。如果你有一大串問題，製作成會議前預讀資料。如此一來，你才不會陷入一來一往、或是多人往返的email大亂鬥。

從事新聞工作的坦寧分享自己的經驗。因為必須處理外部供稿人的稿件，她會用Google Docs直接在稿子上給意見，這樣一來，她的意見究竟是針對哪一個段落、哪一個句子都可以標示的一清二楚。外部作家也可以很清楚的理解坦寧的反饋，這對雙方都是節省時間的事。

資料來源：Fast Company、BuzzFeed News