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開會浪費時間?學學日本、芬蘭開會術

受夠了漫長繁瑣又無意義的開會,怎麼辦?或許你該請主管試試日本或芬蘭的開會術,跟沒效率的會議說掰掰。

開會-目標-議程-文化習慣 圖片來源:黃明堂
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嚴守時間

德國、奧地利、日本人開會一定嚴格遵守時程。有些公司開會時,議程很鬆散,甚至沒有議程,既不會準時開始,還很容易分心離題,但德國、奧地利、日本不會發生這種事。創辦人夏(Jason Shah)指出,使用網路會議平台Do.com的日本用戶,更容易寫出詳細的議程,在開會前幾天把所有資料傳給每一個與會者。

夏說:「日本人會留意還剩下多少時間,不會超時。」日本人預設大家開會前就看過所有資料,認為經過審慎規劃的會議若超過預定時間,代表沒有效率,因而產生負面影響,與會者可能被貼上「做事沒效率」的標籤。

美國加州跨文化溝通公司Global Context創辦人佛利德曼(Stuart Friedman)說,德國人和奧地利人也是同樣的作風。在美國,一場仔細規劃的會議若超過預定時間,或許代表大家對這個主題興趣濃厚、興奮雀躍,但在德國,這代表大家沒有有效溝通。

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