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休假之前 先寫好 Out of office message

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休假之前 先寫好 Out of office message

圖片來源:Shutterstock

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休假之前 先寫好 Out of office message

世界公民文化中心
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很多專業人士特別是在外商工作的人,離開辦公室一段時間,像請假或休假之類的,都習慣用out of office message。

這樣的message原來是專業體貼的一種表現,但如果犯了些小錯誤,反而會留下壞印象。網路上流傳一個帖子,有個人要休假就寫了一封郵件自動回覆信件,內容是:

"I'm taking my compensation leave and will be in South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."

(我正在休假,要去南非,如果有急事可聯絡我秘書,如果不那麼急就把郵件傳到我另一個信箱。謝謝)

這個訊息的問題是

  1. 說了太私人的訊息,例如compensation leave (補休)或South Africa (南非)這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
  2.  if it is urgent/non-urgent語意含糊,這it指的到底為何,讓人摸不著頭緒? 

寫專業的out-of-office message其實不難,只要記這三個步驟:

第1步:禮貌招呼

Thank you for your email.
謝謝來信。

Thank you for your message.
謝謝你的訊息。

You have reached the mailbox of Jason Wang.
你已寄件給Jason Wang。

第2步:告知不在,何時回來,有急事怎麼辦

I am currently out of the office with limited access to email.
我目前不在,不方便使用郵件。

I will be back on Nov. 25, 2015.  Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO]. 
我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐,她的郵件是[OOO]。

Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible. 
因國定假日我們公司今天不上班,我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。

第3步:結尾:簡單的sign off

Regards, (your name)

Kind regards, (your name)

Thank you for your message. Best regards, (your name)

Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多,regards是致上問候,有了kind和best或親切的問候、最好的問候。


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