cwlogo

切換側邊選單 天下全閱讀 切換搜尋選單
切換會員選單

開完會卻什麼都沒決定?高效會議要「小加大」

精華簡文

開完會卻什麼都沒決定?高效會議要「小加大」

圖片來源:stocksnap.io

瀏覽數

2394

開完會卻什麼都沒決定?高效會議要「小加大」

Web Only
  • 羅祥安

每個公司都有很多的會議,會議是個很重要的管理工具,但是效率要怎麼樣才能夠提升?如何避免會議「議而不決」?

在我的經驗裡面,很多小型的、不定期的會議是很重要的。在必要的時候,針對一個必要的問題,找真正相關的人,大家坐下來不拘形式地深入探討,甚至還要到真正的現場去了解,做更多的研究。

接著,當這個東西已經產生結論方案了,才進到正式會議裡面,所以事前準備是非常重要的。假如今天你是要談一個新產品,當然開發部門要在、行銷部門要在、製造部門要在,這幾個部門就把可能有的問題、應該如何配合,也都考慮在內了,所以案子提出時,這案子是可行的。

小會議產生「方案」,大會議決定「行動」

換言之,一個大型的會議,通常是為了達成幾個目標。例如公司的經營管理月會,第一個目標是「情報共有化」。把這個月發生的事情,讓相關的人知道公司打贏還是打輸、出現什麼問題,進而了解公司的發展,而不是說只有老闆知道,下面不知道。

第二個目標是「形成共識且執行」。假設要來決策某些重要議題,就要由相關單位提出他的案子。例如開發主管報告專案,兩個月前已經跟行銷、製造等相關單位經過幾次研究,這是我們的結論。所以他提出這個開發案子,是要讓其他單位的主管知道,以及這個要成案、要開始正式進行了。

也就是說,一個會議,其實不是真正討論的地方。

我們看過很多會議,大家到了會議室才開始準備,執行長問個問題以後,大家急救章,趕快提一些比較表面的意見,而且大家只是想說,我提出意見以後,我就沒有責任了,決定是大家決定或者執行長決定的,就算做不好,我已經盡我的責任提建言了。但是如果像我前面所說,各個提案在事前經過多次溝通,已經產生共識,到會議上提出來,主要是為了「成案」,讓大家形成共識、得到支持,正式展開行動,要這樣做會議才會有效率。

對於上面的經營管理者,有一點我認為很重要的是,想要會議有效率,主管要了解,真正戰略的決定是你的職責,因為戰略跨太多太多事情了,你要把這些事情讓底下的部屬去決定,他是沒辦法去幫你決定的。本來經營者的工作就是決定公司的主要戰略,所以這個是你的權力,也是你的責任,這一點是不能授權的。

如果你上面都弄不清楚,底下會亂成一團,所謂「將帥無能,累死三軍」,你上面弄清楚以後,底下順著接上來,他們補進去各自職能本身的工作,如此計畫決策就能周全。

透過我以上分享的做法,相信大家分工會比較清楚,會議進行也能有效率,自然決策也會更有效。

(本文由「MasterCheers大師線上影音課程」提供,作者為巨大集團前執行長、捷安特品牌創始人羅祥安,開有「做出更好的決定:從個人到團隊的膽識養成」線上影音課。)

關鍵字:

好友人數

文章下載

PDF下載 付費閱讀
 

【限時優惠】一天6元,投資未來更好的自己