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別忙著救火,如何跳出「緊急不重要」的循環?

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別忙著救火,如何跳出「緊急不重要」的循環?

圖片來源:shutterstock

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別忙著救火,如何跳出「緊急不重要」的循環?

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編譯
  • 黃維德

一天結束之時,你趕上了最急迫的期限,卻覺得自己沒有完成任何重要之事?其實你並不孤獨,多數人都被最後期限追著跑,我們總是完成了一堆最緊急,卻不是最重要的事。

即使比較不急迫的事情同樣簡單、而且可以帶來更大的報酬,人類還是傾向於先完成較為急迫之事。

想先完成期限緊迫之事,是相當自然的選擇。但許多人面臨的矛盾在於,對我們來說最有意義的事,通常比較沒有期限壓力,相對不重要的事則剛好相反。

我們為了處理有時間壓力、但重要性較低的事,常會將重要事項放到一旁。

該怎麼解決這個問題呢?下列就是相關策略和訣竅,但記得,它們無法幫助你做出完美選擇。

以完美為目標,就是許多人停止不前的原因;反之,你應該採取能讓你一步步靠向目標的策略。

1、將重要事務排進時間程,並給自己極為充足的時間

研究顯示,預先排定你要在何時、何地做某件事,會大幅增加你完成那件事的機會。

以非常重要又拖延了很久的事情而言,你可以排出一整天的時間,專門用來處理那件事。不熟悉又重要的任務,通常會有學習曲線,讓人難以預估完成所需的時間。

這類任務做起來常有缺乏效率之感,那也是我們拖延的原因之一;這項策略給了我們一整天的時間,在這種情況下也會相當有幫助。

2、拉出重要任務中最具衝擊力的元素

大型任務通常需要漸進式的進展。如果你習慣訂下宏大無比、卻只是一直拖延的目標,試著在思考目標之時,同時思考縮減版的目標,然後比較兩者,問問自己何者比較好(比較實際)。

如果目標感覺起來還是太嚇人,就繼續縮減,直到感覺起來可行為止。

你最終訂出的目標,可能只有原本的1/4、甚至是1/10,但也更有機會達成;一旦開始之後,你還是可以繼續朝原本的目標努力。

3、預期並管控焦慮感

重要任務很有可能會帶來焦慮感,也許是因為擔心出錯,也許是因為潛在的回報非常大。

大致而言,處理重要事務,通常需要擁有良好的不自在情緒容忍能力。認清並標明那些會讓重要事務更具挑戰的情緒,是個單純又有效的、緩和那些情緒的方法。擁有一流的情緒及思考管控能力,會讓你更能追尋位於心理舒適區之外的目標。

4、少花一點時間處理不重要的事

不重要的事,常會讓人花費太多時間。

舉例來說,你原本只是要檢核員工的報告,最後卻花了一小時重寫整份報告;未來,你或許可以限制自己只寫3則最重要的建議,或是限制自己寫建議的時間。

擁有可以加快決策速度的策略亦有幫助;有時,快速做出決策,可能優於花費更多時間思考完美決策。

5、優先處理那些有助減少急迫瑣事的事

我們很容易就會落入「忙著追牛而無暇建造柵欄」這樣的陷阱。你得避免一再處理同樣的問題,可能的解決方法包括外包、自動化、簡化工作流程等;你也可以嘗試建立一套未來有助節省時間的系統。

另一項策略就是限制「決策寄生蟲」,也就是那些把決策推給你的人。

舉例來說,你可能請某人做出決定,但對方卻只是給了你數個選項,將責任丟回你身上;你不該提供答案,而是請對方提出明確的建議。

6、注重那些有助看清(和追蹤)全局的事

埋首工作之時,看清全局並不容易。因此,你應該注重那些有助看清全局的事物。獨自旅行、利用試算表追蹤支出和好好休息一下,都相當有幫助。此外,每隔一段時間與同事聊聊現況,以及追蹤自身的時間分配,也都有助聚焦於真正重要的目標。

無論有助你看清全局的是什麼事,千萬不要忽略它們。

做完這些事情之後,記得給自己一點時間,思考如何將洞見轉化為明確的計畫和行動。

如果優先處理重要而非急迫事務,對你來說實在不容易,別太苛責自己。

當代生活中的期限和決策實在太多,幾乎所有人都有這樣的問題。只要能在50%的情況下依循前述策略,你就算是成功了。

資料來源:HBR Guardian
 

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