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做會議紀錄,別講 take notes

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做會議紀錄,別講 take notes

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做會議紀錄,別講 take notes

天下部落格
  • 世界公民文化中心

需要英語對談的商業人士,常在開會時擔心用語不夠正式或專業,往往因此不敢發言。以下列舉四句主持商業場合和商務會議的專業說法,更順暢掌握會議的節奏。

關鍵用法:

1、我想召開會議討論我們的年度計畫。

(X)I would like to open a meeting to discuss our annual plan.
(O)would like to call a meeting to discuss our annual plan.
 
講解:召開會議的固定用法是 call a meeting,更正式的說法是 call a meeting to order。 open a meeting 不是召開會議,而是宣告會議開場,意思有別。

2、謝謝大家今天來參加會議。

(X)Thank you for participation today.
(O)Thank you all in attendance today.
 
講解:中文我們說參加會議,意指出席,慣用attendance;participate 也是參與,但更強烈的意義是置身其中參與討論。若此,經過一番熱烈討論後,閉會時主席就可以用 Thank you for your participation 結尾。

3、議程如下。

(X)The agenda is as below.
(O)The agenda is as follows.
 
講解:below 意指下方,本身是介系詞,前面不須再加副詞 as。例如 Our requirement is listed below.(我們的需求列表如下)。as follows 相當於中文裡的「如下」,是常用片語。

4、誰來做會議紀錄?


(X)Who is going to take notes?
(O)Who is going to take the minutes?
 
講解:會議紀錄不說 notes 或 record,而是 minute,即時間單位「分鐘」。這個字是從拉丁文 minutus(小)演化而來。據說是因為以往會議紀錄都用小字草草記下,會後才用大字重謄,所以會議紀錄就沿用minutes。此外,它也可以當動詞用,minute a meeting 就是記錄會議內容。


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