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如何有效率的管理?請避免管理中的七大浪費!

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如何有效率的管理?請避免管理中的七大浪費!

圖片來源:Shutterstock

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如何有效率的管理?請避免管理中的七大浪費!

天下部落格
  • 詹長霖

大家都知道著名的精益生產七大浪費(TIMWOOD),而事實上,如果管理工作不到位,也會造成極大的浪費!其實在管理中,有七大浪費比生產七大浪費更嚴重!

浪費1:管理工作「等」

等待上級的指示;等待下級的彙報;等待對方的回復;等待生產現場的聯繫

對於這種浪費,需根據不同企業的文化氛圍,可以用5W1H來進行計畫分解,然後進行控制、檢查和考核。

圖片來源:詹長霖提供

浪費2:管理工作無序      

職責不清造成的無序;業務能力低下造成的無序;有章不循造成的無序。

業務流程的無序:直線職能制的縱向部門設置,對橫向的業務流程嚴重割裂,各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認真貫徹,而很少考慮如何協助相關部門順利實施。通常考慮以本部門為中心,而較少以工作為中心,不是部門支持流程,而是要求流程圍繞部門轉,從而導致流程的混亂,工作無法順利完成,需要反復協調,加大管理成本。

管理者應該分析造成無序的原因,努力抓住主要矛盾,思考在這種的無序狀態中,如何通過有效的方法,使無序變為相對有序,從而整合資源,發揮出最大的效率。這是中高層管理者應該注意和重點考慮的問題之一。 

浪費3:協調不力企業喪失凝聚力

工作進程的協調不力:由兩個部門共同承擔的工作出現問題,雙方都不主動聯繫,還需要第三個部門協調,工作進度當然會受到影響。

上級指示的貫徹協調不力  

資訊傳遞的協調不力:資訊流轉到某個部門出現了停滯,如資訊沒有分類匯總,沒有得到充分分析、核實和利用或是資訊不准確,造成生產盲目、物資供應混亂、計畫的頻繁調整、沒有效益的加班及庫存的增加。

業務流程的協調不力

協調不力是管理工作中最大的浪費之一,它使整個組織不能形成凝聚力,缺乏團隊意識、協調精神,導致工作效率的低下。 

浪費4:生產經營要素閒置

我們把管理工作中的庫存浪費稱之為“閒置”。機構重疊,職能重疊……形成人浮於事,使生產經營要素不能得到有效利用,造成了閒置的浪費。    

固定資產的閒置;職能的閒置或重疊     

工作程式複雜化形成的重疊:上級如果擔心失去權力,則下級就會事事請示,長久下去,組織就會逐漸僵化,失去活力。這是每一個層級的管理者都可能犯的錯誤。唯有敢於授權,才能簡化流程,提高效率。      

人員的閒置:由於工作量不飽和,帕金森定律就發生作用了:為了避免上級“人浮於事”的批評,就開始製造出額外的工作,形成了一連串的連鎖浪費。      

資訊的閒置:筆者再曾經服務過的一家企業發現,公司內外充斥著大量的資訊和原始數據,本應當從中汲取有用的資訊,但管理層未經過匯總、分析等處理,進行放大輸出,這也是大數據給企業的另一個困擾。

浪費5:應付

應付基礎工作; 應付檢查      

應付導致前松後緊:在涉及系統性和流程性工作時,如果前面不認真,則將對後續工作產生較大的影響,例如交貨期確認不准確、不及時,就會導致生產製造系統出現額外加班等多種浪費。       

應付造成虎頭蛇尾:在工作中沒有計畫與自查,做事只做前面,隨著時間的推移,後面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主動,讓做什麼事,只是應付了事,而不是自己嚴格要求要做得更好。這些都對工作產生極大的危害。 

應付的浪費主要是由責任心不強和素質低下等造成的,它實際上是工作中的失職,這種浪費對組織的損害是隱性的,將逐步侵蝕組織的肌體,是一種慢性毒藥。企業決不能麻木不仁,聽之任之,而應該建立健全以績效為中心的監督考核機制,以減少浪費。 

浪費6:「低效」反復發生

工作的低效率或者無效率      

錯誤的工作是一種負效率:沒有一次把事情做好就是最大的浪費,應該正確完成的工作被做錯,會出現返工、重做、糾正等浪費,甚至影響到整體。如果是高效率地完成了錯誤的工作,則損失更大。更可怕的是,這種錯誤在某種程度上是被允許的,會被以各種各樣的原因、理由來掩蓋住,從而反復發生,造成類似的浪費。      

我們允許的是創造性的失誤,而不允許反復發生低級的錯誤!低效率是由什麼原因造成的呢?多數因為管理者的低素質、方法不當、固步自封的僵化思想等。

浪費7:管理無 「理」可依

管理成本是企業成本構成的一項重要組成部分,即各職能部門在生產、供應、設計、品質、財務、行銷等過程中產生的費用成本。管理必須依「理」行事,來控制成本,減少浪費,否則就會受到懲罰。「理」在企業管理中具體指“目標、指標、預算、計畫”,但是,如果「理」本身存在問題,則危害更大。  

如果因為:目標指標不合理、計畫編制無依據、計畫執行不嚴肅、計畫檢查不認真、計畫考核不到位、投入產出不匹配等等問題導致管理無“理”可依。那麼,形成的管理成本的隱性浪費經常被忽視,甚至被視之為理所當然,難以形成消除浪費的動力。  
      
管理工作中的「七種浪費」,要比豐田生產方式所指出的生產現場中的「七種浪費」嚴重得多,但是解決起來也困難得多。因為生產現場中的浪費大多數可以量化,然而管理工作大多為軟性指標,具有較大的彈性,要想進行量化和細化相對困難;而且大家司空見慣,即使上級要求,也是緊一陣後松一陣,容易形成反復,而如果不能對管理工作中的浪費形成共識,活動是很難持續有效地長期開展的。因此,我們必須對消除浪費活動的艱巨性和長期性要有清醒的認識。從消除點滴的管理浪費做起,向著徹底消除浪費的目標一步一步地走下去。

(作者詹長霖博士,為AIM俐鉅創新總經理兼首席創新長,本文僅反映專家作者意見,不代表本社立場。)

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