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英語簡報的3個訣竅

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英語簡報的3個訣竅

圖片來源:shutterstock

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英語簡報的3個訣竅

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編譯
  • 黃維德

非母語使用者可以使用的3項策略,可以讓你在簡報前、中、後都更有自信。

成就斐然、聰明又有能力的人,卻也會在商業簡報時失去自信和能力。如果你的母語並非英語,而在必須用英語簡報之時,面臨的賭注和壓力會更大。

英語簡報能力愈來愈重要;哈佛商學院副教授、《The Language of Global Success》作者內利(Tsedal Neely)表示,「全球合作和全球工作都需要英語。」

然而,被迫使用母語之外的語言,可能會帶來挫折、壓力和不安全感。

正如內利所言,「非母語使用者被迫以英語溝通之時,無論他們的英語程度為何,他們都有可能會覺得自己對公司的價值變少。」
如果你是在主管、決策者、重要相關人士面對,使用不是母語的語言進行正式簡報,焦慮必定更增一層。

里格爾(Deborah Grayson Riegel)和《Tips of the Tongue》一書的共同作者道林(Ellen Dowling),訪談了許多面臨這種處境的領導者,請他們分享自身的經驗。

其中一位領導者的主要和第二語言為希伯來語和西班牙語,但通常是用英語做簡報。她覺得,自己愈是緊張,她那「奇怪又好笑的口音」似乎就會愈重。她也表示,用英語簡報時,她覺得自己更難自在開口,而且會變得比較不聰明。

一位中籍領導者分享道,「如果我找不到我要的字詞,我就會改用最簡單的字詞;這也可能會帶來災難,例如在正式會議上說出『老兄』。」一位韓籍領導者甚至更擔心,「我覺得只要有準備,表現就會很不錯,但如果簡報超出了準備範圍,大腦就有可能變成漿糊,然後就是災難。」

當然,就算是母語使用者,也常擔心在簡報時出現災難,連擁有數十年演講經驗的人也不例外。

但對於非母語使用者來說,讓人了解自己說的話、選擇正確字詞、不要只是念講稿等挑戰帶來的焦慮,可能會令人難以承受。再者,如果這些疑慮讓你不願或無法進行簡報,就有可能限制你的職涯。

接下來就是非母語使用者可以使用的3項策略,它們可以讓你在簡報前、中、後都更有自信:

花在練習簡報的時間,應該遠多於準備文件的時間。

當問到在計畫、設計和修改簡報檔案的時間,以及練習簡報的時間各佔多少比例;大多數人的答案都是,他們幾乎沒有練習簡報。母語使用者也常有這樣的問題,但對非母語使用者來說,重覆練習更是成功簡報的關鍵。

你的目標是「過度練習」,就算你覺得已經練習夠了,也要繼續練習。這可以讓簡報內容進入你的長期記憶,減少壓力的影響;如果你心中認定,核心內容都已經安全地儲存於長期記憶之外,亦有助你自在開口、不必照本宣科。

不要擔心你的口音,但記得放慢說話速度。

每個人都有些口音,母語使用者也不例外,就連住在同一個國家的人,也可能會有不同的口音。然而,如果你的口音讓聽眾無法理解你說的話,那口音就是個問題。要是聽眾不熟悉你的口音,在簡報剛開始的一、兩分鐘,他們得花費非常多心力才能理解你說的話。

范恩根(Kristin J. Van Engen)和皮爾(Jonathan E. Peele)的研究指出,帶有口音的演說,會讓聽眾的智慧、理解力和處理能力下滑,與聽覺損失和背景噪音的效應相同。

放慢說話的速度,有助聽眾處理這些障礙,讓他們更能理解你的話語。

細心選擇你在開場白所使用的字詞,並謹慎地發出每個音,不要含糊帶過。簡報進行一段時間之後,問題就不會那麼嚴重,因為聽眾會慢慢習慣你的口音、更能理解你說的話。

提早並經常暫停。

暫停有兩項好處。第一,這有助聽眾理解你的訊息;其二,這讓你可以休息一下。范恩根和皮爾發現,要理解帶有口音的演說,聽眾必須運用額外的認知資源;他們不但得理解並記憶講者的話語,同時也要管控其他資訊和任務。

暫停讓聽眾有機會停止運用其他認知資源,並吸收你剛剛說過的話。

對你來說,暫停也同樣是個好機會,可以回想或思考接下來該說什麼、檢視筆記、判斷聽眾的反應,或是用來喝口水。

你也可以利用暫停來加深與聽眾的關係,問問他們你的說話速度是否適當、是否能理解你的發音等,例如:「容我暫停一下。我完全能理解我腦子裡的(你的母語),但你們能理解我的英文嗎?」這樣一來,你不但有機會獲得聽眾的立即回饋,也能讓自己休息一下、喘口氣並整理思緒。

無論英語是不是你的母語,都不必非完美不可。但只要多花一些心思和心力,非母語使用者也能自信、自在又稱職地進行簡報。

資料來源:Harvard Business ReviewForbes
 

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