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「抱歉,你沒有升遷!」要怎麼對團隊伙伴說出口?

精華簡文

「抱歉,你沒有升遷!」要怎麼對團隊伙伴說出口?

圖片來源:Shutterstock

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「抱歉,你沒有升遷!」要怎麼對團隊伙伴說出口?

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  • 黃維德編譯

告訴員工他們沒有獲得升職,一點也不有趣,如果你很看重他們和他們的工作成果,就更是如此。傳達這個壞消息的最好方式是什麼?你該說些什麼,以免他們對工作失去熱情,或是對你或老闆心懷不滿?你應該提供一些升職之外的好處嗎?

專家怎麼說

這種消息「難以接受,也難以開口」。它非常令人難受,所以是種「許多管理者傾向避開的對話」。

想避開這些對話並不是沒有道理,《成功人士都在做的九件事》作者格蘭特(Heidi Grant)認為,「你是在提供高度情緒性的回饋。你擔心對方會感到焦慮、沮喪和挫折,也確實有理由擔心,你說的話可能會讓員工失去工作動力。」

但只要做得對,如此互動仍舊有機會帶來正面結果。接下來就是幾個訣竅:

準備,但別拖延

首先,格蘭特表示,「不要臨場發揮。」與員工談話之前,「預先計畫好你想說什麼,以及你打算怎麼說。」她建議,在紙上寫下你的想法,大聲地排練你想說的事情。

「提出(負面)回饋之時,你會進入戰或逃模式──你只想快點結束這件事。你的大腦並未有效運作;你變得有些笨拙,變得比較無法感受其他人的情緒。」

練習你打算說出口的話,「有助增加你的自信。」

但別拖太久。魏特川布表示,「你不會希望員工透過其他人的Facebook貼文,發現自己並沒有獲得升職。」消息一旦外流就很難收回,你也破壞了與員工之間的信任和尊重。

保持透明

格蘭特表示,以「解釋如何做出這個決策」而言,資訊愈多愈好。「我們常假定其他人了解我們的想法和意圖,但事實幾乎必定不是如此。」

你至少得描述「組織脈絡」和「雇用決策的考量因素」,以「創造程序公義之感」,讓員工知道決策過程十分公平。

當然,如果你能在一開始就告知員工決策的過程,例如面談和評估的方式、決策需要多久時間等,解釋起來也會更加容易。

保有同理心

沒能升職會帶來個人和專業上的刺痛,魏特川布表示,身為管理者,你必須思考「如何留住員工──既要讓員工能留在組織之中,也要能留住員工的心。」

你得注重下屬的自尊。他建議使用這樣的說法:「我們僅止考量合格的、有能力的候選人。我們只有一個職缺,而得到這個職缺的是另一個人。我非常感謝你申請這個職缺並參與了整個流程,也希望你知道,對這個組織來說,你非常重要、也非常有價值。」

認可員工非常重要,以免恐懼悄悄滲入;你不會希望員工開始思考,「他們是不是話中有話?」格蘭特建議提供「明確且基於行為」的正面回饋,並補充道,「避免陳腔爛調,大家都想知道自己哪些地方做得好。」

另行討論員工的發展

員工提出的第一個問題很可能是:「為何我沒有得到這份工作?」

魏特川布表示,「這個問題很合理,你也應該準備好回應。」不過,別讓對話變為表現評估,「這不是討論發展的時機,你應該避免給予負面回饋,避談對方的缺點或缺陷──特別是他們先前從來沒有聽過的回饋。」

如果員工進一步要求回應,你可以溫和地暗示,你們發現他缺乏特定的「經驗、紀律或技能」,然後說「我很樂意繼續討論這件事,我們可以另外訂下時間,討論你該怎麼取得你需要的經驗。」你也一定得完成這方面的討論,讓員工明確知道你不是在搪塞。

不要過度承諾

魏特川布表示,傳遞這類消息的最大危險之一,就是為了緩和壞消息,做出你無法實現的承諾,「你希望儘可能減低自己的不安,所以你可能會說『下次你就會拿到這份工作』之類的話。」

但你其實不知道未來會怎麼樣,如果你做出承諾卻又沒有實現,必定會讓員工十分不滿。

格蘭特同意此看法,「你一定會想彌補對方,但也必須抑制這樣的衝動。」她建議使用這類說法:「如果你可以做……,我相信你下次一定非常有機會升職。」

後續追蹤

魏特川布表示,就算員工的反應十分冷靜,「記得,那不見得是他們的真實反應。聽到壞消息、特別是意外壞消息的當下,你常會無法有效處理它們,因為你處於震驚或驚訝狀態。員工可能是在過了一段時間、告訴朋友或另一半他們沒有升職之後,才會感到不滿。」

格蘭特表示,持續追蹤沒有獲得升職的員工、強調他們的價值,並給予「個人發展上的回饋、協助和指引」,是十分重要的事;討論員工該如何成長,並將「焦點放上未來」。

重要原則

要:

  • 展現同理心。注意並尊重員工的自尊。
  • 讚美並認可員工。
  • 另外安排會議,討論員工的成長和發展計畫。

不要:

  • 拖延。及時傳遞壞消息。
  • 臨場發揮。計畫你想說什麼,以及你要怎麼說。
  • 承諾員工下次就會升職。你很可能根本就不該做出這樣的保證。

資料來源:Harvard Business Review

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