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最讓人想翻白眼的5種email壞習慣

精華簡文

最讓人想翻白眼的5種email壞習慣

圖片來源:Shutterstock

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最讓人想翻白眼的5種email壞習慣

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編譯
  • 吳凱琳

用email溝通時,我們往往為了講求效率,而忽略了該有的禮貌,惹怒了對方而不自知。事實上,人們真正在意的是你如何溝通,而不是你說了什麼。

即便是多受人喜愛或是有禮貌的人,在用email溝通時,也很可能不自覺地成了別人眼中的「白目人」。

確實,常常看到所謂的職場達人提醒,email溝通要簡短有效率,最重要的是要卻保事情完成。但是,在追求效率的同時,我們很可能因此惹怒別人而不自知。

1.毫不考慮地直接按下「全部回覆」

如果收件人不只有你一個人,那麼在回信之前,請仔細考慮清楚,有必要讓所有收件人都收到你回覆的內容嗎?如果你只是回說「謝謝」或「收到了」這種簡單的訊息,有必要讓所有人都知道嗎?

在你回信前,要先想清楚有哪些事情需要溝通?再分別針對你要溝通的內容,分別回覆給負責的人。事實上,這樣個別的回覆,訊息比較清楚,也比較能達到溝通的效果,又能減少對其他人的干擾。

2.回答太過簡短,顯得沒誠意

當對方認真地寫了一長串完整的訊息,而你的回覆卻只有簡短的兩三個字:「收到」或「知道了」,容易顯得過於草率,缺乏誠意。

例如,假使你在忙,沒辦法立即仔細看完信件內容。你可以再多寫一兩句,例如「等到晚一點有空,我會再仔細看」;或者,你可以謝謝對方,例如「謝謝你提供的資料」或「謝謝你的整理」等。

3.信件主旨特別加上「急件」兩個字

你得先確定,這信件是有多急迫,需要對方多快處理或回覆。如果真的事態緊急,不如直接打電話是最快、最直接的方法,而不是用email的方式,期待對方馬上回覆。

就算真的很緊急,希望對方盡快回覆,那麼請直接寫在信件主旨內,例如「請在今天下班回覆」等,而不是只在主旨前加上「緊急」這兩個字,收件人如果沒有打開信件內容,根本不知道到底是有多緊急。

4.寫信指責別人的不是

Email溝通無法看到對方的表情或說話的聲音,因此如果用字不小心,很容易會讓對方誤會你的意思,因此要盡可能避免負面的字眼和指責的語氣。

如果你需要提出糾正或是建設性的批評,調整一下自己的用字,用比較正面的說法提出你的意見。例如,假設對方的工作方式有些不妥或是出了差錯,你可以說「之後如果碰到類似的情況,你可以⋯⋯」,而不是直接跟對方說「你不應該⋯⋯」。

5.像機器人一樣冷冰冰

我們常常為了追求效率,而忘了人際關係之間該有的禮貌與溫度。Email溝通也是如此,正如同前文提及,由於缺乏面對面溝通,email的文字稍有不慎便會引起誤會。

因此在追求效率、不浪費時間的同時,也不要讓對方覺得你的信件內容像是機器人一樣冷冰冰。就如同和朋友見面討論事情,總是會先打招呼,然後再切入正題。Email溝通也是如此,當然,你不需要說太多廢話浪費時間,但是在進入正事討論之前,可以先有簡短的招呼語。

(資料來源:LinkedIn

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