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已讀不回沒禮貌?不用Line管理員工 可能更有效率

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已讀不回沒禮貌?不用Line管理員工 可能更有效率

圖片來源:shutterstock

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已讀不回沒禮貌?不用Line管理員工 可能更有效率

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編譯
  • Jessica Prois張淑芬

你有幾個工作群組?你的老闆會在下班時間發E-mail給你嗎?難以切割的上下班時間,員工狀況到底如何呢?美國赫芬頓郵報為了瞭解員工的健康,減輕工作壓力,並增進工作效率,在他們的同意下,試行「主管不使用電郵或通訊軟體,而與員工進行面對面溝通」的作法。本文是其中一名主管的心得記錄。

我的辨公室工作步伐緊湊,同事間基本上都透過電子郵件和通訊軟體溝通。不過我花了整整一周的時間做了個實驗;我親自和發電郵和訊息給我的同事,面對面談工作內容。一向習慣以電郵或手機溝通的同事,一下子得四目對望地談話,著實讓他們很意外。

然而,這五天的生活讓我重拾工作活力,工作更有創意。我不但更專注工作,還成就更多。不過同事的反應就沒這麼正面,甚至大為光火。

不過我的人際關係卻因此有所增長;從透過電腦溝通到真人實境談話,內容免不了會從正事轉到生活大小事,像是瑜珈、食安問題、逃獄話題,還有某些名人年輕時的驢長相等。現在我真的相信,這種有趣的生活對話絕不會出現在電郵或通訊軟體裡。即便話題會因為天南地北地聊而拉長時間,但是與同事的互動卻能催生更多創意,值得耗點兒時間。

面對面溝通的遊戲規則-不用手機與電腦

到底我怎麼過這五天?遊戲規則是這樣的。

首先電腦只能用來讀信件與訊息,但討論就必須親自到同事的座位,或打電話。雖然如此,早上上班時,我還是會使用公司內部的通訊軟體,先了解工作事務,畢竟那是公司的人際命脈所在,得掌握部門與同事間討論的工作內容。

我哪來的鬼點子?我開始注意到身心健康的議題,但並非甚麼心靈療法的崇尚者,我也不相信有些醫生對心靈健康的主張。比起團體討論的方式,我比較喜歡一對一的談話模式,這也是公司內部通訊軟體目前所採用的介面。

很多管理者說「開放辦公室是刺激良性討論」,但同事間卻經常都在線上討論完畢,理由是避免打擾他人。所以我認為現在正是時候來探究開放辦公室的功效。

實驗到底成不成呢?起初我有預感我必須作弊,我也感覺同事會聊不起來,最慘的是,我能預見自己變成辦公室的討厭鬼。我一度對自己的實驗感到絕望。來看看一周工作日誌。

第一日:實驗兩小時後喊卡

早上是赫芬頓郵報全體員工的晨會,同事間在空檔會聊聊早餐或零食等話題,像是「這是我在會議中吃過最好的貝果。」要和誰聊這些?可以先從身旁的同事下手。後來,我接到電郵,要我對整個小組發表談話,回覆的收件者理所當然是整個小組成員。我要站起來一一親口回覆嗎?當然不,於是我暫停實驗。

第二日:累積5公里里程的聊天計畫

我不想半途而廢,四天後捲土重來。我得找到同事聊他或她們負責的新聞內容;問題來了,同事們分布在不同的地點,我必須走很多路來追人。只要找到人,便能開始進入討論。

我發現,面對面溝通新聞內容的修改與建議事宜,負責同事接受的程度大為提高。同時,我可以不受干擾地進行,效率也跟著增加。面對面溝通還有一個好處,我變成一個傾聽者,仔細聆聽同事們的想法,這是電郵溝通無法達到的境界。

這一天我正好要聯繫華府辦公室的政治新聞部,請負責同事安排密西根州佛林特一則新聞的採訪事宜。我一直很喜歡這位同事的作品,這是我第一次打電話給他,我們很快變成有話聊的朋友。

稍晚我和另一名記者談到Lexis Nexis(註:法律資訊資料庫)時,發現我們都喜歡墨西哥市,還有我們都認為影集<製造殺人犯>裡的狄恩史崔,就像電影<梅崗城故事>的白人律師安提可斯芬奇。一向只談工作的夥伴,竟能聊到彼此的喜好,真的很難得。

第三日:只有一人參加的電話會議

這天,我的同事們討論一件閒聊就能解決的事,我決定召開電話會議。這場會議因為只有一個人來電,而馬上宣告散會。稍後我還得討論一個影片拍攝計畫,所幸開了一個實境會議,讓我有機會針對細節,親自回覆每一位參與的同事。

稍晚我去電洛杉磯辦公室,和一位認識很多年,卻從未有機會真的說上話的記者談話。她有個獨家專訪計畫,受訪者是演員麥特戴蒙。我們在笑聲中交換了許多想法,我也相信因為這通電話,會讓新聞報導更有可看性。但也因此導致一整天下來,我無法及時回覆更多其他小組成員的新聞內容。

時間永遠不夠用,是面對面溝通的特點。

第四日:手寫草稿激發團隊向心力

有研究指出,用筆寫東西能釋放更多創意。所以這一天在多媒體小組會議的腦力激盪時間後,我在紙上寫下我的想法,結果好事發生了。其中一位編輯在這張紙上修改並增強我的原始想法,其他成員也如法炮製,把自己的點子留在我的桌上。

原來「寫下來」的後續效應這麼好,可以在最快時間內激發同事的工作效率,這也讓我重拾對人性的信任。我相信假以時日,人類一定可以終結貧窮,甚至打敗伊斯蘭國ISIS。

第五日:不得不臣服電郵

這天我被迫寫電郵給外聘小組和其他資深編輯,終究還是會有不得不使用網路通訊的困境。但倒有件好事,我和一位請產假的同事通電話,我和這位共事四年的同事感情深厚,很開心聽到她親口告訴我美好的生產經歷。另外我和新的行銷小組開會,之前我們素未謀面,僅透過電郵聯繫。這位女同事在簡報會上提出大膽的想法,雖然我並不同意,但這些火花絕對有利於新關係的經營。

人的創意往往出現在不經意間。使用電郵或通訊軟體,腦部執行的是分析功能,創意部位會停止作用。

在這個實驗裡,我覺得工作多了些「禪意」。

心理諮商師安妮派瑞恩Annie Perrin告訴我,那是因為我藉由談話翻轉了我的腦子。她說因為網路電郵與通訊軟體的盛行,現在的工作環境讓員工承擔更多工作,相對也消耗更多精力與腦力。

我們使用電郵或通訊軟體時,腦部執行的是分析功能,而創意部位便停止作用。

她進一步解釋,人的創意往往出現在不經意間;像是洗澡、運動或進寢前,此時我們的思緒是清醒的。「坐在電腦前工作,創意往往離我們而去。」但現代人根本離不開電腦,因此暫別電腦,就能換個思考方式,身心靈也能獲得四個翻轉的機會:
■ 生理面:站起來動動身體。
■ 心理面:讓腦子休息片刻。
■ 情緒面:讓心靈感到愉悅。
■ 精神面:回想工作的熱情與初衷。

我選擇不用電郵和通訊軟體,直接和我的同事們面對面溝通,這些你言我語的過程,有工作以外的收穫,讓我的身心靈獲得洗滌,的確一舉數得。

我也要改變使用網路用語的作法;用自己心裡的文字表達,還是最好最直接。現在的工作與電腦和網路息息相關,但我決定,能面對面溝通時,就不用電郵或通訊軟體;雖然這些科技可以節省時間,但其實無助於人際關係的經營。

參考資料:Huffington Post

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