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不讓開會浪費生命 學學臉書祖克柏這兩招

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不讓開會浪費生命 學學臉書祖克柏這兩招

圖片來源:shutterstock

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不讓開會浪費生命 學學臉書祖克柏這兩招

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企業界、上班族最受不了的職場生態,就是無止盡又浪費時間的會議,不過,似乎連最熱門的科技公司,也躲不掉耗時又沒效率的會議。臉書創辦人兼執行長馬克•祖克柏於是祭出兩絕招,讓會議精準,又有效率。

臉書和任何企業組織一樣,奮力壓縮冗長的會議時間,並期望縮減員工被困在會議室的時間。

臉書營運長、《挺身而進》(LEAN IN)作者雪柔‧桑德伯格(Sheryl Sandberg)上知名的線上問答網站Quora回答網友提問的「桑德伯格如何安排她的一天?」

Sheryl Sandberg。圖/Wikipedia


她提出了幾個令外界訝異的行程,例如她可以從容地下班,和她的孩子們共進晚餐。特別的是,她也在問答中提到了她的頂頭上司馬克•祖克柏如何控制開會時間。

桑德伯格回答,祖克柏就像許多企業領袖一樣,希望縮短和節省開會時間,並減少干擾。她寫道:「祖克柏2015年真的大幅增進了開會效率。」

怎麼辦到的呢?桑德伯格認為有兩大關鍵。

首先,「祖克柏會要求要參與會議的人,預先繳交開會資料,」因此會議時間真的是拿來討論的,而不是拿來看資料的。

第二,「坐下開會前,一定要有很清楚的目標:我們聚集在會議室,究竟是為了要做決定,還是只是要討論。」

儘管,這兩大關鍵聽起來並不特別,但卻獲得許多專家認同。如Do.com網站執行長夏哈(Jason Shah)就把祖克柏的點子納入他的「提高會議效率技巧」中。

夏哈告訴Inc.com,每一場會議都必須有明確的目標,比方說「這場會議必須做出決定」,或是「我們為了討論X,而開這場會」。

因此,不要用「銷售會議」這樣模糊的概念call會。夏哈建議,如果你邀集大家開會,「就應該在開會前提出關鍵問題,要求大家先思考」。

目前,絕大部分企業的主管們並沒有要求會議參與者要有清楚的目標,也沒有預先提出問題,讓員工們做準備,因此開會很容易鬼打牆,看似討論了很多事項,但事實上是在原地打轉。

參考資料:Inc.com、Quora

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