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說話15秒內沒重點,Out!5個不讓人抓狂的溝通術

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說話15秒內沒重點,Out!5個不讓人抓狂的溝通術

圖片來源:天下資料

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說話15秒內沒重點,Out!5個不讓人抓狂的溝通術

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編譯
  • 吳凱琳

現代人時間有限、注意力缺乏、耐性不足,話還沒說完,對方的心思就已經不知飄向何方;等到你真正說完了,還是沒聽懂你在說什麼。因此,如何說話精簡有條理,就變得非常重要了。

根據《高速企業》(Fast Company)的報導,雪菲德行銷顧問公司(Sheffield Company)創辦人喬伊.麥克科爾梅克(Joe McCormack)表示,現代人的生活有4大痛苦:

◎資訊超載:以美國人而言,每天平均要消化34G的內容,檢查手機超過150次以上;平均每星期會收到300封以上的電子郵件。

◎注意力缺乏:每星期我們真正專注的時間僅有6小時,原因就在於現代人的專注力愈來愈短,從2000年的12秒,到現在只剩下8秒。

◎沒耐性:根據研究顯示,有四分之三的人在剪報的第一分鐘內,就分心做其他事;打開電子郵件的30秒內,就讀不下去;聽同事說話,如果15秒內沒聽到重點,就不想聽下去。

◎容易分心:每個上班族平均每天會被打斷60次以上,若要再重新處理原來手邊的工作,得多花40%的時間。

因此,如何說話精簡有條理,讓對方立即抓住重點,知道我們的需求,就變得非常重要了,才不會成為浪費別人時間的白目人。

喬伊.麥克科爾梅克提出了以下5點實用的建議:

1.不要過度解釋:站在別人的立場思考,自己是否提供了太多不需要的資訊?過多的資訊只會造成干擾,反而讓重點模糊,對方也沒那麼多美國時間和耐性,聽完冗長的解釋。

2.記住5W原則:不需要廢話太多,只要掌握住人物(who)、事件(what)、地點(where)、時間(when)、與原因(why)這5大重點,就能清楚溝通你的訊息。

3.用影像代替文字:一張圖勝過長篇大論,若你覺得無法用三言兩語表達清楚時,不妨想想,或許可以用文字以外的方法表達,例如圖表、照片、影片等。

4.適當的停頓留白:不要一直滔滔不絕地說個不停,很多時候往往因此會說出了不該說的內容。適時的停頓,不僅可以讓你的溝通顯得更專業、更有掌控力,也可讓對方有時間消化吸收。

5.做好導讀的工作:如果你的溝通內容很長,一開始最好先簡要說明接下來你要講的重點有哪些,中間也可適時作出小結,讓對方不至於在眾多訊息中迷了路。(吳凱琳編譯)

【新聞來源】
Mastering the fine art of getting to the point

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