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番茄鐘工作法!改變習慣作好「時間整理」

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番茄鐘工作法!改變習慣作好「時間整理」

圖片來源:www.flickr.com/photos/mikeblackburn/6335740774/

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番茄鐘工作法!改變習慣作好「時間整理」

高寶出版

在此,我推薦「番茄鐘工作法」,為你提高專注力。「番茄鐘工作法」是一九八○年代後期,弗朗西斯科.西里洛(FrancescoCirillo)所開發的時間整理方法。意指二十五分鐘內,只專注在目前正在進行的事項,並用五分鐘時間專心休息,並再次以二十五分鐘為單位,專注於一件事情的方法。

本文出自高寶出版《一天15分鐘,改變人生的整理術》,更多內容>>

為了做到時間整理,最必要的便是改變「習慣」。不論你多麼擅長掌握與計畫時間,若是沒有身體力行養成習慣,就沒有任何用處。以下將為各位介紹幾個一定要改變的時間相關習慣,並請各位試著思考自己目前的習慣當中,有哪些是需要改善的。

•習慣將要做的工作拖到明天
•無法專注於目前所做的事情
•習慣想要一次處理多項工作
•習慣性地發呆

事實上要改掉壞習慣是很困難的。因為習慣如同嬰幼期學走路或學說話一般深植於大腦,是反射性的動作。因此與其徹底根除壞習慣,不如培養出可以取代壞習慣的好習慣。

現在就來思考一下自認為是壞習慣的行為,並找出正好相反、可以提升時間效率的三個好習慣,開始進行訓練。舉例來說,只要養成每天早起的好習慣,便不會有喝酒到通霄的壞習慣。比起設定戒酒的目標,早上早起的正面目標反而在心理層面能夠給予更強烈的執行動機。

除此之外,一旦養成了一個新的好習慣,甚至還會衍生出更多個好習慣。例如早起習慣養成後,早上剩下的時間也會自動養成看書或運動等休閒習慣。每個新習慣的養成,都必須花費一定的時間。

根據專家表示,若要養成新模式須花費三週的時間,而養成反射性動作則需六十六天,若要養成徹底屬於自己的習慣,則差不多須耗費一百天左右的時間。像是「一天試著只早起三十分鐘」、「提早一小時睡覺」等,先從較為簡單的目標開始,先練習個一百天來試試看吧。 

培養專注習慣的計時器

知識勞動者總是被時間追趕,為了處理各式各樣的工作,常以多工作業(multitasking)的方式來進行工作。像是邊講電話邊打字,邊吃飯邊準備會議資料等。但是生產型專家反而主張,這樣的多工作業是浪費時間又浪費金錢的最糟糕工作法。

當然,這樣的方式可以一次達到進行多件事情的效果,但若以整體性來看的話,因為沒辦法投入專注在一件事情上,反而需要花費更多的時間,或者造成投入時間與工作成果不對等的情況。根據在美國的統計調查顯示,光是這樣被浪費掉的時間,換算成金額的話,一年竟高達六十五億美元。

在此,我推薦「番茄鐘工作法」(pomodorotechnique),為你提高專注力。「番茄鐘工作法」是一九八○年代後期,弗朗西斯科.西里洛(FrancescoCirillo)所開發的時間整理方法。意指二十五分鐘內,只專注在目前正在進行的事項,並用五分鐘時間專心休息,並再次以二十五分鐘為單位,專注於一件事情的方法。

1. 早晨將鬧鐘設定為十五分鐘。寫下今天必須完成的所有工作後,排列出優先順序。
2. 將鬧鐘設定二十五分鐘,並在這二十五分鐘內全心專注於一件事情上。
3. 當計時器響了之後,徹底休息五分鐘。
4. 休息結束後,再重新開始二十五分鐘的工作。

像這樣簡單的方法,不需特別的知識或訓練便能馬上開始進行。因為二十五分鐘內只做一件事,自然可以培養出專注力,還能克服拖延的壞習慣。拖延習慣會導致你總是無法開始一件事情,只會整天操心掛念,但是只要先轉動了鬧鐘,無論如何都會開始一項工作,一旦開始進行,你就會發現其實也沒什麼,對於工作的壓力也會減低許多。

此外,還會意外獲得更多時間休息的效果,藉此解決明明有休息卻仍覺得沒有休息,明明在工作卻又沒有成果的問題。當然,最大的收穫莫過於能達到計畫、執行、評核這三個階段,每天寫下要做的事情,劃掉已做完的事情,自然而然實踐了這三個階段。若是需要長時間處理的事項,可以計算出花了幾段pomodoro時間,舉例來說,如果在撰寫行銷報告這件事情上消耗了三段pomodoro時間,那麼就是二十五分鐘乘以三,即總共花了七十五分鐘時間。像這樣的記錄重複出現幾次之後,以後在計畫撰寫行銷報告時,就可以自動估算出大約需要七十五分鐘來安排行程。

花十五分鐘寫失誤日記

「如果有時光機的話,會想回到什麼時候呢?」、「若時間可以停止的話,想停留在什麼時刻呢?」像這樣小時候你我都曾幻想過的事情,表示出人類想要支配時間的慾望。但是直至目前為止,沒有任何人能夠將時間停止,與其抱持著想要支配時間的想法,不如轉換成賦予時間價值的心態。時間管理專家羅塔爾.塞維特(LotharJ.Seiwert)說過以下這段話:「為了達到真正成功的時間管理,其關鍵便是空出專屬於自己以及人生喜悅的時間。」

賈伯斯也在接受《華爾街日報》的採訪時如此說道:「成為墳墓裡最有錢的人對我來說並不重要,能夠在夜晚準備躺下睡覺時,對著自己說出一句『我真的做了一些美好的事』,對我才是有意義的。」

雖然他並沒有明確地說出什麼是美好的事,但我們每個人也都知道對自己來說,什麼才是美好的事,而賈伯斯則是在「一天」的時間內,對於自己以及所做的事情感到真正的喜悅,這就是最佳的時間整理祕訣,同時也是時間整理所贈予你的禮物。

當一天即將結束時,我們在評核時也要以此作為標準,想想:「今天是否有為自己的人生投資時間?」「今天我所投資的時間是否獲得了成就與喜悅?」試著每晚利用十五分鐘寫一篇簡短的日記吧,透過這篇日記回想整理一天所經歷的事情,並分類出想要永記在心的事與需要反省之事,我建議可以寫「失誤日記」。

在愛爾蘭管理學校進行時間管理訓練計畫的湯姆.麥肯納羅格(TomMcConalogue)表示:「若分析成功,成功就會分析你,若分析失敗,成功則會來找你。」試著將今天一天發生過的事情回想一遍,並選出其中一項來進行反省,原本預計要進行的事項,或者犯下的錯誤、沒有達成的原本預期目標等等,將其用筆寫下,只要持續記錄,久而久之你會發現不斷在進步改善的自己。

建議也可以寫寫看「成功日記」,所謂「成功日記」,是在睡前寫下以下三件事項,第一,自己會成功的理由,只要每天寫下記錄,不知不覺就會提升對於自己的信心與信任;第二,寫下當天做得最好的事情,有助於你發現自己的強項;第三,寫下要改善的一項事情,可以使自己更加進步並懂得謙虛。在網路上只要搜尋「成功日記」,就能發現每天一同記錄成功日記的社群網路,透過這些平台,對習慣的養成也有很大幫助。

五分鐘零碎時間的力量

「千萬別說『三十分鐘的時間如灰塵般微小』,在這段時間處理如灰塵般微小的事情,才是明智的方法。」這是大文豪歌德所說過的一句話。擅長管理時間的人,最具代表性的特徵之一便是很會管理使用零碎時間。

只要一天花五分鐘,十年便可累積成寫一本書的時間,若你不懂得如何管理五分鐘這樣的瑣碎時間,那就更別提要管理一天二十四小時了。相反的,若你懂得如何管理五分鐘的時間,就能有效擺脫在時間中遊蕩徘徊,並具體管理一天二十四小時的時間。

無法整理零碎時間的人,最大的特徵即是不認為零碎時間是時間。也許他們不會承認,但這些人通常會認為一小時以上才是時間,五到十分鐘直接浪費掉也絲毫不覺得可惜,如果突然多出五到十分鐘的空檔,他們會拿出手機開始玩遊戲,並回答你這就是活用零碎時間的方法。

此外,最近在地鐵、人行道、購物中心一樓,都可以看到瞳孔失焦在發呆的人。那麼「放空的時間」究竟要如何定義呢?那就是「沒有任何結果的時間」。舉例來說,如果在地下鐵使用智慧型手機看新聞,就能產生閱讀的結果,但「放空」是沒有任何產出的。就連打盹或淨空腦中想法都可以被定義成是休息時間,「放空」則不能被定論是休息,因為那是一種放任時間的行為。

你是否還記得學生時期的下課時間呢?下課十分鐘衝去福利社買麵包、與朋友聊天,回程路上還到隔壁教室向朋友借書,甚至還能再去一趟廁所回來。這樣看來,其實五分鐘也不是一段很短的時間,卻經常被浪費,因為大多數人不曉得五分鐘的價值。若你想知道五分鐘的價值,不妨拿起鬧鐘設定五分鐘後,什麼都不做等待看看,你一定會感到時間過得非常漫長,這就代表五分鐘其實是滿長的一段時間。

接著再來記錄一下瑣碎時間吧,通常都在什麼時候會產生瑣碎時間呢?瑣碎時間又有多長呢?將這些都一同寫下吧。上下班時間搭地下鐵通勤三十分鐘、早上剛到公司的十分鐘、約會時朋友遲到十五分鐘等,只要寫過一次你就會知道,下次如果再出現相同情況,就會產生零碎時間,並告訴自己下次要有效運用這段時間。

最後,預先寫下零碎時間要處理的待辦清單吧,善於運用零碎時間的人,他們都有一份零碎時間用的待辦清單,擔任教師並同時取得六十張以上資格證照,打破韓國區金氏世界記錄的蘇丙良,據說就是利用休息的時間讀書。每十分鐘的休息時間,就能閱讀約五頁的證照參考書籍,一天就是三十五頁,一年則可以超過一萬多頁。

我會從走出地下鐵,爬樓梯到目的地約五分鐘的時間內,打電話給我最珍貴的人,每天上下班兩次,也就是一天只要花上十分鐘,一個月就能向六十位人脈聊天噓寒問暖一番,將這五分鐘投資在你最重要的家人身上吧。其實很多人都會在公司浪費意外多出的五分鐘,回到家後卻以「好累」為由,連五分鐘都不願意與自己的小孩聊天。

從今天起,不妨試著在到家後更換便服、放包包時與孩子對話五分鐘吧,睡著前好好看著自己的老公或老婆五分鐘說一句「我愛你」吧,上班前等電梯時的那五分鐘用來打電話給父母親吧,只要五分鐘,便足以傳達愛意給自己最心愛的家人。

此外,零碎時間也是可以用好文章、好照片、好音樂來充電的時間。帶著名言集這類可以短篇閱讀的書,一邊走路一邊讀,或利用原本坐在辦公椅上的時間,為了健康著想,做點伸展運動,或暫時起身走走路。你的運用方式,將決定零碎時間成為死的時間或黃金時間。

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