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2010.02.10 星期三

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圖片來源:劉國泰

處理文件大省時,活用Word快速鍵

作者:溫典寰  出處:天下雜誌 359期 2006/11

相關關鍵字:Tech-Tips/超能力學堂/關鍵能力/電腦/快捷鍵/windows/工作/效率/時間管理

你有急著使用Word趕報告,但滑鼠不靈敏、浪費時間找上方功能表的經驗嗎?本期Tech-tips教你活用Word,簡單動動手指,1秒鐘搞定開檔、列印及加註解,讓你縮短寫文件時間!

本期Tech-tips進一步教你活用手指,輕鬆解決找功能鍵的困擾,處理文件更有效率。 

密技一:Ctrl+P瞬間開啟列印功能  

只要左手指選擇Ctrl鍵,再加上P,不需滑鼠移到「檔案」功能表,便能進入「列印」介面。通常選擇檔案列印,皆需要滑鼠找到功能列中的「檔案」,再進列印更改各項設定。但現在只要Ctrl+P兩鍵,直接開啟列印功能,免去滑鼠找功能的麻煩。  

貼心小提醒:若搭配使用「Ctrl鍵+F2」的切換功能,還能直接開啟或關閉「預覽列印」功能,同樣不須靠滑鼠。 

密技二:全選文章只要Ctrl+A   

要複製整篇文章前,只要Ctrl鍵+A便能全部選取。再配合使用Ctrl+C複製與Ctrl+V貼上,更能縮短時間。與Windows快速鍵一樣,Ctrl+A是通用功能鍵。因此,學會該項功能,使用許多電腦軟體便能更上手。 

密技三:Word便條紙功能Ctrl+Alt鍵+M

想要在某段文字加上note,只要Ctrl+Alt兩鍵再加M,便能呼叫「註解功能」。 Word註解常用在註明文件出處、待辦事項等,避免遺忘必須處理的內容。若開啟註解,不透過滑鼠找到功能表「插入」裡的註解,也能將繁複的步驟簡化。  

貼心小提醒:註解可選擇列印出或不列印,只需在列印功能裡的「列印內容」篩選,便能列出只有文件而沒有註解的漂亮文件。(本功能僅試用在Office XP)

 


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