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如何向額外工作說「不」,又不會顯得很懶惰?這句話千萬不要說

精華簡文

如何向額外工作說「不」,又不會顯得很懶惰?這句話千萬不要說

圖片來源:shutterstock

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2013

如何向額外工作說「不」,又不會顯得很懶惰?這句話千萬不要說

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工作量已經很多了,還有不是你份內的事掉到頭上,想要說「不」,可是又怕在他人眼中,成了不願幫助別人的懶人,該怎麼辦?

想像一下:

你是個職業足球員,你的球隊打進了準決賽。比賽還剩2分鐘,不知怎麼的,你出現在自家的球門前方。對手正在準備射門,而且你的守門員完全不在位置上;事實上,他絕對來不及回到門前,也就是說,擋在對手和球門之間的只剩你一個人。你會如何選擇?

  1.     不管怎麼樣,都要全力擋下這次射門。
  2.   聳聳肩然後走開,讓對手可以輕鬆射門。畢竟,你不是守門員,擋住這次射門並不是你的工作。

相信你一定會選第一個選項(除非你有什麼陰謀)。

現在,讓我們改變一下情境。

你的同事有份今天就得完成並交給客戶的報告,但他還有其他優先事項,沒有時間完成這份報告。情急之下,他轉頭問你是否可以幫個忙、替他完成報告。你會怎麼做?

你會想辦法幫他解決問題,還是搖搖頭、低聲說出一些類似「替你的客戶完成報告並不是我的工作」的話?

雖然這和能否打進總決賽無關,但也確實和你的團隊成員(以及你的公司)的表現有關。

是的,在這樣的情況下,我們可能都會比較傾向於第二個選擇,雖然那不見得是你的最後決定。

「那不是我的工作」已經成為職場中常見的用語。不過,這並不代表情況應該如此。

是的,這種態度可以幫你避開額外工作,但也可能會讓你的職涯不易進展,因為其他人會覺得你不願意超越自己。更別提,你還有可能會被視為懶惰又不願幫助他人的人。

雖然不該常用這句話,不代表一定得說「好」、答應做些別人的工作。只是我們應該改用雙方都能接受的說法。

不要說「不,那不是我的工作」,改說「我很想幫忙,但是我現在實在沒辦法。」

你可能也有很多事得做,再接下別人工作,可能會對雙方工作的成品產生負面衝擊。幫別人處理工作但成品不佳,其實算不上幫忙;有時,如果你能提醒對方這些事,有助緩和遭到拒絕帶來的打擊感。

但如果你不是很確定呢?

你得誠實看待自己的工作量,才能避免自己工作負荷過重。

回答之前,你應該先花幾分鐘思考一下各個優先事項(是的,你可以請對方給你幾分鐘,讓你看一下行程表)。

或許你有很多待辦事項,但有些事情可以往後推幾天。如果你不太確定,可以問問主管是否有些事情可以延後、讓你協助同事(想想,詢問主管如何才能好好協助同事,會讓你在主管的心中加多少分)。

如果你實在沒有空(這完全不成問題),還是可以用其他方法協助同事,例如告訴對方誰可能會有空,或是某段影片可以解決困擾對方的Excel公式問題。

不過,如果你真的有空,千萬不要說謊。

其他人(遲早)會發現這點,開始用負面的眼光看待你。更別提,以後你需要幫忙的時候,其他人願意協助你的機會也將大大降低。

不要說「好,讓我把手上的事情全都放到一邊」,改說「我某段時間有空,我可以怎麼幫你?」

這對你的同事來說是個好消息,因為你確實有時間可以幫忙。你也應該幫忙;同事的成功,最終也會影響你和公司的成功(而且你還可以當個好人)。

話雖如此,你還是有自己的事得處理,也不必把它們全都放到一邊。改問「我現在/今天/今天下午3點/早上這幾個小時有空,我可以怎麼幫你?」,可以提醒對方給你明確的任務,而不是花10分鐘感謝你之後,再告訴你「不管你能幫什麼忙都非常棒。」

此外,正如Muse的專欄作者克萊曼(Jessica Kleiman)所言,「想讓別人覺得你有團隊精神(而且在乎自己的職涯成長),你就得接下新的責任──即使那不完全是你的職責。說不定你能學會新的技能,甚至還有可能發現,你很喜歡某件你原本以為自己不會喜歡的事。」

重點就是,如果你發現自己在說「那不是我的工作」或「那不是我的責任」,立刻停止;這句話真的不該說出口,它就像是在告訴其他人,你不願意超越自己。

當然,接下同事的工作不該成為常態;如果情況真的變成這樣,是時候和主管談一談了。

下一次同事請你幫忙之時,問問自己:我是要拋下我的團隊,還是要正面迎擊這次攻門、挽救這場比賽?

資料來源:Time
 

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