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電子郵件收不完怎麼辦?

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電子郵件收不完怎麼辦?

圖片來源:shutterstock

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電子郵件收不完怎麼辦?

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在許多工作都數位化的時代,電子郵件可能成為生活的重大壓力來源、擾亂我們的休息時間。遇到電子郵件太多的狀況,該怎麼樣重新掌握對生活步調的控制權?

電子郵件已經有超過30年的歷史,對我們的生活侵犯性也愈來愈大。我們很多人寧願寄電郵給辦公室座位距離不到幾公尺的人,也不想面對面談話,不少人也任憑電子郵件打斷自己正在做的事。

根據Radicati Group,每天大約有2690億封電子郵件寄出,代表每秒約有240萬封電郵送出,所以電子郵件過多確實常常帶來壓力和打擾。收信的人常常覺得自己永遠沒辦法真正離線,或被過多的新電郵淹沒。

一般人用來對付過多電郵的方式包括:

‧鴕鳥式:逃避現實,反正電子郵件總有一天會被社群媒體取代。但統計數據不支持這種看法,電子郵件流量預計每年會增加4%。

‧清空信箱式:隨時清空信箱。但就連這種做法的發明人曼恩(Merlin Mann)也承認,清空信箱本身也變成一件麻煩事。

‧金魚式:不斷收信,永遠無法關機。

‧鐵錘法:徹底拒絕傍晚或晚間收電郵。

如果不採取決定性行動,我們永遠都是電子信箱的奴隸。要找回對生活的控制權,最好的方法還是從改變行為做起。專家建議:

‧關掉新信件通知,聚焦手邊的任務,不要讓電子郵件常常打斷你的事。

‧使用軟體,自動過濾掉不重要的電郵。

‧寄信前先想一下,電郵真的是最好的溝通方式嗎?如果不是,那就勇敢點用別的方式溝通,例如走到對方面前跟他講話。

‧實行電郵極簡主義:讓別人方便回信,信盡量短,限制在五行以內,簡明扼要,沒有錯別字,聚焦單一主題。

‧與工作電郵劃清界限。當你想逃離工作,確保你的電郵不會跟著你回家,害你又得在家加班。

(資料來源:GuardianAmandaabella

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