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職場讓你好焦慮? 試試寫一份「我的使用說明書」 

精華簡文

職場讓你好焦慮? 試試寫一份「我的使用說明書」 

圖片來源:shutterstock

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職場讓你好焦慮? 試試寫一份「我的使用說明書」 

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我們與同事相處的時間,往往比與家人、朋友相處的時間還多。但我們通常不了解辦公室裡的其他人,像瞎子摸象地相處著,不清楚對方的個性與好惡,直到某天真的觸碰到了誰的地雷,才知道「喔,這是他們死穴」。其實,這些情況都可以避免!而且只要花你30分鐘。

我們與同事相處的時間,比家人、朋友都要長,但我們卻不那麼瞭解自己的同事,畢竟對同事太過坦承,實在是嚇人的事。

當一個同事惹惱我們,我們就找其他同事抱怨。當老闆說「這樣做可以」,而非說「這樣做非常好」,焦慮感就來了。很多人透過反覆試驗,探測同事和主管的個性和好惡,而不是透過溝通。

這聽來實在浪費時間、拖垮生產力,也帶走你的快樂。放著問題不管,只會讓人困惑、沮喪,甚至影響工作表現。

幸好,有個工具可以幫助每個團隊克服職場溝通不良和不安,且有助提升每位員工的潛能和士氣。

姑且稱此為「員工使用手冊」。

2013年,軟體公司QuestBack共同創辦人和策略長克羅瑞德(Ivar Kroghrud)接受紐約時報布蘭特(Adam Bryant)採訪時,談到他的領導風格。他透露,他曾經擬定一頁關於自己的「使用說明手冊」,告訴別人該怎麼與他工作。

克羅瑞德說,他的使用說明書包含「我喜歡直來直往,因此把想法直接說出來,不要拐彎抹角」,以及「我願意在任何時候聽想法,但希望把想法傳達給我的人,想清楚了再說,包含這個想法可能帶來的衝擊」。

克羅瑞德說,每一位員工的配置和需求都不一樣,但彼此卻用同樣的方法相處著,這會破壞工作效率,因此他推行「員工使用手冊」的管理方式。

「員工使用手冊」清楚描述一個人的價值,以及在什麼狀態下可以最有效的與他人合作。不但可以縮短新員工的學習曲線(The learning curve)也可以避免誤解和爭執。

克羅瑞德說,全體團隊都對實施「員工使用手冊」抱持正面態度。「我想這讓每個人敞開心胸,當一個人在意的點、地雷變成已知的訊息,是不是可以避免很多衝突狀況?但一般的狀況卻是,我們不分享這些訊息,真的發生衝突了,才瞭解到『喔,原來這是他的死穴』。」

但「員工使用手冊」該包含什麼內容呢?

來看看Global Citizen Year創辦人和執行長法里克(Abby Falik)的例子。她在LinkedIn指出,要寫自己的「員工使用手冊」可以先想想這些問題:「哪些事會讓你活力充沛,哪些事最消磨你的能量?你最獨特的能力是什麼,以及,別人最常誤解你哪些事?」

法里克說,因此你的「員工使用手冊」該有6大區塊,分別是:

1、我做事的風格
2、我的價值
3、什麼事讓我沒耐心
4、怎麼樣的溝通對我來說最有效率
5、如果需要,我希望獲得哪些幫助
6、別人最常誤解我的事

Quartz編輯費斯勒(Leah Fessler) 和主管試做後,發現還算彼此理解。「如果需要,我希望獲得哪些幫助」以及「別人最常誤解我的事」兩個問題,讓他們有了更深層的對話,比方說他們聊到同事可能沒有注意到他們的「不安全感」。而這樣的感受,恐怕是職場中非常普及,但許多人急於掩飾的感受。

費斯勒在「員工使用手冊」坦承,自己是個焦慮的人,而這樣的情緒常常讓她工作中無法專心。她寫道,「我希望獲得的幫助是,讓我知道感到焦慮是ok的,在我真的焦慮到不行時,可以容我提前離開辦公室,躲進自己的空間」。

費斯勒說,主管看到描述後,「同意我在腦袋脹到不行時,自己找地方休息。這樣簡單的承諾,已經搬走我心中沈重的負荷」。

製作「員工使用手冊」時,別忘記要求回饋。克羅瑞德的使用手冊就用這段話作結:「上面寫的幾點不是詳盡的清單,我只是想讓別人更瞭解我,更清楚我的一些工作態度和行為。如果你認為,我還應該加上其他要點,請讓我知道。」

公開、誠實,不怕閒言閒語

所謂「心理安全感」代表你可以公開、誠實地分享你的想法,而且不用害怕被指指點點,能夠給員工「心理安全感」的職場,往往可以激發員工創新,也帶給同仁幸福感。

不管是主管或是員工,撰寫和分享自己的「使用手冊」都可以為企業帶來顯而易見的好處和報償。一個團隊裡的成員愈是彼此理解,便可以更輕易的度過衝突、對彼此的心情感同身受,並可以安心地分享自己的想法。

花30分鐘撰寫自己的「使用手冊」,便可以節省數小時對彼此的試探與猜疑。

資料來源:Quartz、The New York Times
 

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