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掌握6大祕訣 團隊學習加倍快

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掌握6大祕訣 團隊學習加倍快

圖片來源:shutterstock

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掌握6大祕訣 團隊學習加倍快

天下雜誌622期

知識經濟時代,怎麼學習才會快又有效?相同目標、不同團隊,為何學習成效差這麼大?哈佛商學院研究發現,團隊領導人是關鍵因素。

「組織有能力學習,並將學習轉化為迅速行動,就是它最大的競爭優勢,」傑克威爾許說。

如果你是主管,要幫自己團隊的學習成績打分數,你會給A或者F?

許多領導人都想加速團隊的學習。他們深知,面對知識經濟,持續發展新能力,是創造持久優勢的關鍵。問題在於,怎麼學習才會又快又有效?

一九九○年代末期,心血管手術快速發展,美國醫院陸續引進各種新科技,而這些技術都需要不同領域的專家組成團隊,密切合作。

為了探討團隊如何有效學習,哈佛商學院的幾位學者研究了十六家醫院的外科手術團隊,如何學習採用最低侵入式的微創心臟手術(MICS),取代傳統的開心手術。

這種新方法不必切開胸骨,只需透過肋骨之間的小切口,就能進行修補或繞道等手術。關鍵是,醫師必須學會操作導管和氣球,還要與麻醉師、體外循環師、護士等成員密切配合。

美國著名的醫師作家葛文德(Atul Gawande)曾在《一位外科醫師的修煉》書中,詳細描述了這項重要研究帶來的啟發。

當時,研究人員發現,這十幾個團隊的學習速度落差極大,有的團隊很快就把手術時間縮短了一半,有些團隊卻毫無進展。為什麼會有這麼大的差異?他們比較了學習最快與最慢的兩個團隊,找出幾個明顯的不同。

別當「握手術刀的拿破崙」

學得最快的外科團隊,領導的醫師並非最有經驗,但他帶領團隊的方式,成為學習成效加快的決定性因素。

首先,他仔細挑選一群能與別人共事的人員組成團隊,而且在同一組人完成前十五個手術案例,建立了穩定性以後,才允許新成員加入。同時,為了讓團隊熟悉新手術的步驟,他每週密集安排六次類似手術,連續四週,幫助團隊累積學習經驗。

更重要的是,每次手術之前,他會將團隊聚集在一起,討論策略,並在手術後立即再次開會,收集成員們的檢討匯報。由於他對團隊合作的重視,鼓勵意見交流與即時回饋,團隊成員對彼此都有很高的信任感。

他的角色不是「握著手術刀的拿破崙」,葛文德形容,他必須讓自己成為其他團隊成員的伙伴,這樣才能獲得各種意見(input)。

相較之下,學習最慢團隊的主導醫師,雖然經驗豐富,卻不願花功夫建立團隊凝聚力。他的團隊在前七個手術中,都有不同的成員加入,而且也沒有術前準備、術後檢討等會議,一切都按照傳統方式進行,主刀的醫師說了算,其他成員不敢多話。

團隊能否快速學習,取決於多個因素,但哈佛的這項研究,點出了最發人深省的啟示:成功的團隊往往擁有一位學習型領導人,積極引導團隊加快學習。

另個啟示,領導人如果切實執行一項簡單的紀律──事前簡報(briefing)和事後檢討(debriefing)──有助加快團隊學習。也就是說,你必須掌握「反思」或「回饋」的能力。

用反思與回饋加快學習

許多專家都一再強調,這項紀律對於組織學習的重要性。「經驗加上反思,才能帶來持久的學習,」英國管理大師韓第說過。

所以,領導力顧問道堤指出,從更廣泛的角度來看待學習,我們應該把「回饋」當成系統中重要的一部份。如果你想加速團隊的學習,首先就要讓他們投入有意義的挑戰,然後設計一套回饋系統,使他們可以每天自然學習。

該怎麼著手?她提出了六個建議:

一、縮短「學習循環圈」:現實生活中的學習,會形成一個循環圈(loop),就像科學家做研究一樣,你的團隊必須先形成一個想法,針對這個想法進行實驗,檢視有沒有效、帶來什麼影響,然後反思學到了什麼教訓。

如果不能盡快完成整個循環,學習就會停頓。換句話說,要讓團隊快一點「開竅」,你應該想出更即時、更有系統的意見回饋機制。

舉例來說,許多軟體開發商和設計師都會利用「快速成型」(rapid prototyping)的方法來縮短他們的循環圈。她曾經研究一家軟體商的企業資源規劃系統(ERP)導入團隊,其中一組在短短六個月就達標,另外八組團隊卻仍在原地打轉。

成功團隊的祕訣,就在於他們直接做出系統原型,交給客戶試用,然後每週與客戶開會,聽取使用經驗和回饋,再修改設計。「突然有一天,系統就正式上線了,」團隊成員告訴她,「因為運作很順利,系統轉換根本不成問題。」

二、像建築師一樣具象思考:設計公共場所的建築師都會考慮,如何讓這個空間發揮引導交通流量的作用。同樣的,一個理想的回饋系統也必須能夠把即時、有用的訊息傳達出去,讓員工可以根據訊息,採取行動。

無論組織或團隊,你所傳達的訊息都應該是生動、具體的,就像標誌設計那樣。一個可借鏡的做法,是許多精實生產廠商所使用的低科技「目視化管理」,透過簡單的、一眼即知的視覺化訊息,讓員工了解並做出改變。

三、加快掌握上游(客戶)反應:有沒有兌現對客戶的承諾,你的團隊知道嗎?大部份企業都缺乏他們與客戶在「關鍵時刻」(moments of truth)互動成效的即時資料。愈快掌握上游客戶端的這些資料,愈能加速團隊學習,提升下游端財務績效。

例如,一家租屋仲介公司發現,房客的年度續約率,與他們當初入住體驗的好壞,有極大關係。於是,公司針對每個客戶入住體驗的品質,訂出一套可以得到迅速回饋的方法,讓續約率和收益都獲得了改善。

四、收集針對系統、而非個人的回饋:企業在收集回饋時,如果只用來評估員工個人的表現,而不評估整個系統的運作,就會錯失重要的洞見。最好的做法,是從流程開始,檢視什麼地方出了問題。善用日本品管大師石川馨的「魚骨圖」,可以幫助你擴大思考,也許從眼前的問題找出潛在的成因。

五、創造分享經驗的討論空間:當你建立一套具體方式,例如討論會、討論區或社群,讓團隊分享知識、進行事後檢討、反思資料,或探究問題成因,每個團隊成員都能從學習中受益。

這種討論空間(forum)必須是一種開放與支持的環境,讓你的明星成員有機會分享解決問題的技巧;讓你的菜鳥有機會從同儕交流中加速進步。

六、循序漸進之必要:收集的意見和回饋等資料愈多,就會像河水水位下降,把河底的大量石頭都暴露了出來。

與其馬上把所有的石頭通通搬光,領導力顧問道堤建議,最好還是用漸進方式,逐步清除這些障礙,並讓你的學習系統隨時間演進。畢竟,員工需要時間才能開始信賴這些資料、診斷潛在問題,進而解決問題。

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