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提高工作效率 寫待辦清單不如按表操課

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提高工作效率 寫待辦清單不如按表操課

圖片來源:shutterstock

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提高工作效率 寫待辦清單不如按表操課

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按表操課是一種有效的策略,可以幫你聰明運用時間、創造更大產能。學習按照時間表行動對於學生、SOHO族、家長等需要更多彈性的人來說是很有價值的技能,讓你一次可以專注在一項任務上,避免你分心、拖拖拉拉和承受壓力。

莫蘭(Gwen Moran)在《Fast Company》撰文表示,透過按表操課,你可以有效組織每天的各個時段。比起寫一長串待辦事項清單,不如用按表操課的方式,每一個時段專心做一至數項任務,你會立刻發現先前對時間的估算是否不切實際,聚焦在應該要做的事情上。

喬治城大學教授牛波特(Cal Newport)主張,給每個小時分配工作,讓你可以大幅提升工作效率。

牛波特說:「這讓你可以在合理的時間內安排工作,例如把較小的事情集中處理、在比較長的時間內處理困難的事情等等。另一個好處是,這可以讓你正確評估自己多數時候有多少自由時間、特定例行任務實際上會花多少時間。」

時間管理專家克魯斯(Kevin Kruse)說,透過時間表組織你的一天很合理,因為這會讓你的任務更有紀律和秩序。生產力部落格I Done This調查發現,大約有41%待辦清單永遠不會完成。克魯斯自己的調查發現,高工作效能的人從來不談他們的「待辦清單」,反而會談他們的日程表、如何安排工作。

克魯斯說,這種做法在心理學上也有好處,減少「柴加尼效應」(Zeigarnik effect)。這個理論由德國學者柴加尼1927年提出,他發現,想起中斷的工作要比回憶已完成的工作更容易,這種未完成的工作反而不易忘記的現象,稱為柴加尼效應。

【延伸閱讀】:為什麼你會一直拖拖拉拉?

克魯斯說:「這可能帶來壓力和失眠,但如果我們把所有任務安排在特定的日期、時間和期限內完成,我們知道所有待辦事項都會在應有的時間內完成,就能睡得更酣暢。」

以下是安排時間的訣竅:

注意週期

商業策略家霍薩傑(David Horsager)建議,在你開始安排每30分鐘或每小時的工作前,先想想你的精力和工作狀況,是否有些工作週期會影響你有多少不受打擾的時間?一天中哪些時間你最精力充沛,或最適合做你被分配的任務?

舉例來說,如果你知道週五通常最忙,可能就得把時間安排得比平常鬆散一些。如果你下午3點會昏昏欲睡,別把需要集中力或創意的工作安排在這個時段,否則你會手忙腳亂。盡可能按照你一天中工作的最佳和最差狀態,來安排相應的計畫。

充裕安排時間

克魯斯說,我們會低估事情需要花費多少時間,所以常常讓工作超出預定時間、進度落後。

克魯斯建議設定一些緩衝地帶,也就是說,多安排1-3個30分鐘的緩衝時段,萬一你工作進度落後,可以用這些時間補上。如果你進度正常,也可以用這些時間思考、再充電,或直接開始下一個任務。

如果你老是超過時間,就得重新檢視自己估算的工作時間有無問題。

避免分心

霍薩傑說,你應該很清楚,中斷任務很可能會害你付出昂貴代價,所以你最好盡力消除這些令人分心的要素,例如關掉推播通知,可能的話關掉手機,電話轉接語音信箱。

霍薩傑跟同事會安排一個「power hour」,在這段期間內,員工可以專心工作,不用開會,也不會受到任何打擾。

保留彈性

牛波特說:「人們對按表操課的最大誤解,就是不論如何都得死守時間表。」

他說,其實就算要按表操課,也完全可以依照情況的改變重新調整計畫,只要確定你工作日的每段時間都有安排就行。

(資料來源:Fast CompanyWikihow

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