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工作量超過負荷 該如何告訴主管?

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工作量超過負荷 該如何告訴主管?

圖片來源:shutterstock

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工作量超過負荷 該如何告訴主管?

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在過勞之島台灣,很多勞工都得一人多工,但如果工作實在太多,該怎麼告訴主管?沒有人想被當成懶惰、不用心、不合群的員工,你該如何保護自己勤奮的形象與升遷機會,同時拒絕不合理的工作量?

不管你忙到多誇張,都很難開口告訴主管你的工作嚴重超過負荷。

生產力專家摩根史騰(Julie Morgenstern)說,原因有兩個。第一,你可能會擔心這害你丟掉工作。她說:「你最擔心的是,如果你無法處理工作,有別人能做得到,你感覺自己是可取代的。」

「一般人很自然會想,『我工作得不夠努力,不夠聰明,或不夠有效率。我應該要做得到才對。』然後你就會沉默。」

但3COze Inc.共同創辦人戴維(Liane Davey)說,這樣隱忍對你的職涯很危險。「你過度奉獻,是因為你有野心,或是你想讓主管驚豔,但若你做不到,或太匆促、工作品質低劣,可能反而讓主管覺得你不可靠。」

所以當你覺得工作真的太多,你應該讓主管知道。以下是幾種能讓你順利開口的方法:

‧放自己一馬

覺得工作太多不勝負荷,不代表你是不及格的員工。摩根史騰說:「不要對自己這麼嚴厲。在多數組織,企業都會盡量精簡人力,所以工作往往比時間多。」

「如果你是個好員工,偶爾拒絕要求或請求放寬期限,不代表你懶惰,不會帶來負面印象。」

摩根史騰補充說,有時候,拒絕反而會增加主管對你的信任,因為主管會希望員工主動說出有哪些事情妨礙員工締造顛峰表現。

承認你無法處理所有分配到的工作,可能令你不太自在,但戴維說,這樣做才是對組織負責。

‧尋求建議與支持

如果你覺得工作太重,聽聽第三者的意見或許有幫助。摩根史騰建議,你可以向信任的朋友或同事概述一下工作內容,並誠實告訴你工作負擔會不會太重。

你也可以向長官尋求指引,請對方澄清他們的期待,讓你更有效率。例如問他,「每個月我要花5小時準備這份給財務部的報告,這符合你的預期嗎?你有任何建議可以精簡流程嗎?」畢竟主管可能跟你對報告負擔的認知完全不一樣。

‧提供解決方案

摩根史騰說,與主管坦白地討論你的工作負擔,需要正確的心態。點出問題後,你必須提供幾個點子來解決問題,沒想出解決方案前,別去找主管抱怨。你可以提議讓其他同事協助你進行特殊計畫,或某些月度工作改成季度,或要求組織增雇人手來減輕負擔,並說明若不減輕你的壓力,計畫可能遭到延遲或品質下滑。

‧設定優先順序

你已經騰不出手的時候,萬一主管交派給你另一項任務,會讓你非常痛苦。戴維說,有時候主管指派工作,根本不曉得工作會花費多少時間。你應該解釋你已經有哪些事情要做,然後詢問,「哪一件事最重要?其他任務的優先順序怎麼排?」

摩根史騰說,千萬別在還搞不清楚狀況的時候就接下所有工作。你可以對老闆說:「請告訴我這項工作的預期成果,讓我想想我能不能在做其他計畫的時候完成這項工作。我可以明天回覆您嗎?」

‧誠實以對

摩根史騰說,有時候你生命中會發生一些比工作更重要的事情。如果你處於這種階段,例如有家人罹病、兒子在學校適應不良,那你最好據實以告。你可以告訴主管,這會對你的家人造成極大壓力,影響工作表現。你應該直接求助,例如「接下來兩週我會很難過,我需要幫助。」

通情達理的好主管會瞭解你的難處,並感謝你據實以告。

‧商量截止期限

有時候,工作負擔太重是因為所有任務的截止期限都很近。你可以跟主管商量,表達你無法在特定期限內完成所有工作,請問他能否調整,或許你有機會說服他把較不重要的事情延後幾天。

‧注意語氣

永遠不要用抱怨的口氣向主管陳情,也避免顯得很生氣、很沮喪或挫折。你的主管很可能也工作過量,因此完全不同情你。你要從公司的角度出發,設身處地為主管著想,良好的態度可以增加溝通的效率。

(資料來源:ChronHarvard Business Review
 

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