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如何讓老闆聽我的?向上管理的4大關鍵!



2014-05-26 Cheers雜誌 作者:吳凱琳

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如何讓老闆聽我的?向上管理的4大關鍵! 圖片來源:http://www.flickr.com/photos/92334668@N07/11122773785/

很多人都「怕」老闆,提案打回票、資源沒批准、意見不被重視,問題到底出在哪裡?其實老闆非常需要你提供意見,幫助他釐清思考的盲點,做出正確的決策。

如果你真的對自己的工作結果負責,說服老闆就是你不可逃避的責任,你的目的只有一個,就是要讓工作能更順利的完成。 

看透向上說服的4大關鍵

如何說明你的內容、強化說服力,其實與內容的邏輯性與合理性是同等的重要。「一般人都太過注重說明的內容,卻沒有注意到如何運用技巧,強化自己的說服力,」米勒威廉斯顧客研究公司(Miller-Williams Incorporated)執行長蓋瑞‧威廉斯(Gary A. Williams)說道。 

要能強化說服力,必須掌握以下4大關鍵: 

1.建立個人的信用。

根據康格爾多年的觀察以及研究顯示,在說服時,多數人都過度高估了自己的信用。 

在工作上,個人的信用來自於兩方面:專業度以及人際關係。專業度代表的是你在某個領域所具備的專業知識,這可以從你過去所表現出來的具體成績得到證明。另一方面,在說服過程中,你是否表現出對問題的深入了解,並對各種可能影響事前做好完整的分析。 

至於人際關係的信用度,指的是個人的合群度。老闆是否相信你是一位願意接受他人意見、容易溝通的人,而非堅持己見、不容易妥協的人;你不是為了自己利益,而是為了部門或是組織整體利益著想;你是誠實、穩定、而可靠的人,不是情緒起伏不定、工作表現大起大落的人。 

2.運用生動的語言。

你的說明內容必定會牽涉比較抽象的概念或是大量的數據,最好運用實際的例子,或是生活中所熟悉的事物作為類比,才能讓資料產生意義,同時讓老闆能快速的理解。 

舉例來說,「增加×××的營業額,相當於多銷售××××套產品」、「這套全新研發的資料庫軟體就好比是你的私人管理顧問,不僅可以即刻提供你需要的資料,更具備了資料比對分析的功能。」 

3.考量老闆的立場。

我們時常感覺身為老闆的人總是性格保守,對於許多事情都抱持著否定的態度,似乎他唯一的目的就是反對。事實上,老闆在行事作風上所表現出的保守傾向,多半時候是為了顧及不同的需求,必須在相互衝突的期望之間尋求最大公約數。 

「當你處在組織的愈高層,就被愈多不同的勢力所拉扯,無法自由的依據自己的喜好或是行為模式做事,」哈佛大學甘迺迪政府學院的領導教育計劃主持人羅納德‧海菲茲(Ronald A. Heifetz)說道。 

你的老闆所面對的是更廣大的組織網絡,他所要解決的不只是工作的問題而已,更多時候他必須處理複雜的人際關係。這是你在說服時必須考量到的。 

4.不宜過度感性。

你必須表現出對於自己的提議或是報告內容的熱情與信心,但是也不要過度的感性,以免顯得有些感情用事、不夠專業。另一方面在說服的過程中,最好能一心二用,在陳述意見的同時,仔細觀察老闆的情緒狀態,隨時調整說話的語氣。

順著老闆的風格說服才有效

成功說服的另一項策略,就是要因應老闆不同的決策風格,隨之調整你的說服策略。蓋瑞‧威廉斯經過兩年的研究,觀察1,684位來自不同產業的高階主管的決策模式,最後他歸納出5種決策風格: 

1. 魅力型:

他們很容易被新的想法或是概念所吸引,而且可以快速的吸收大量的資訊。不過,他們也相當的務實,除非得到相關的事實證明,否則原先的熱情就會急速的冷卻。 

他們非常重視執行的層面,特別是執行過程的細節部分以及財務面的實質結果,因此在說服過程中必須加強這一方面的說明。 

不過,魅力型的老闆通常比較沒有耐性,注意力持續的時間非常短暫,所以在一開始的時候就要說出重點,說話要簡短直接,不要拐彎抹角。

2. 思考型:

這是最難以理解、最難被說服的類型。他們對於控制的重視遠超過創新的需求,而且對於風險的接受度偏低,因此喜歡不斷的提問,只是為了一再確認可能面臨的風險或是負面結果。 他們常常為了做一個決定,要求閱讀各種市場調查、消費者調查、成功案例研究、成本效益分析等專業報告,希望能參考不同角度的分析與觀點。 

因此,他們需要較長的時間去思考,自己決定哪一種方式才是最可行的,所以最好不要自行為他們下結論或是提出任何的建議,否則就會被認為是過度熱心、不可靠的。 

3. 懷疑型:

他們對於任何的資訊都抱持著懷疑的態度,喜歡與人爭辯。與思考型不同的是,前者通常是對事不對人,但是懷疑型的老闆則偏愛針對個人。思考型的老闆通常不輕易表露自己的想法,懷疑型的老闆則會毫不掩飾地大聲說出自己的意見。 

在說服懷疑型老闆時,最重要的就是個人的信用。這類型的老闆通常比較信任與他們有相似背景的人,例如同一所大學畢業的,或是曾經共事過的工作夥伴。你可以尋求具有類似背景的人為你背書。 

不過,這類型的老闆有一個好處,一旦他們確認這些想法出自於他們所信任的人,通常會很快就做出決定。 

4. 追隨型:

他們傾向於根據過去的經驗或是其他人的做法來做決定,深怕自己做出錯誤的決策。雖然追隨型的老闆態度較為謹慎,但並不多疑猜忌,他們只是希望有人幫助他了解自己所不熟悉的事情。 

與其他類型的老闆相較,追隨型的老闆是最容易被說服的。要能成功說服他們關鍵在於,你必須提出成功的案例作為證明,增加老闆的決策信心。 

5.控制型:

控制型的老闆厭惡不確定性以及模糊性,他們是理性的、精確的、客觀的,絕不感情用事。他們通常只從自己的角度出發,不像追隨型的老闆可以站在其他人的角度思考。 

他們總認為自己才是最優秀的專家,因此不太能接受別人給予的意見。你唯一能做的就是盡可能提供詳細的資料分析,然後由他們自行做出決定。 

通常他們內心的恐懼以及不安全感會左右他們的決定,而且會透過特定的行為掩飾自己的不安,例如過度注意流程的細節等。所以,要說服這類型的老闆,就像是在玩貓捉老鼠的遊戲,你必須從他的問題中搜尋他不安的線索。 

「在面對老闆時,我們都過於強調能否達成老闆的要求,卻忘了自己也有權力影響老闆的決定,」歐洲管理學院(INSEAD)教授安德烈‧羅倫特(Andre Laurent)說道。事實上,一位真正優秀的主管,不僅只是一位有效率的執行者,還必須是一位值得老闆信任的忠告者。

(本文節錄自《Cheers》雜誌43期〈如何讓老闆聽我的——向上管理的撇步〉一文。)


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